Beste Europese klantenservicesoftware

#1 Omnidesk

Leiden, Nederland Niet gepubliceerd; op aanvraag Demo op aanvraag

Het meest geschikt voor: Grote klantenserviceteams die telefoon, chat en berichten in één wachtrij beheren

• Exploiterend bedrijf. Omnidesk
• Jurisdictie. EU (Nederland)
• Waar de gegevens staan. Hosting in de EU
• Onafhankelijke controles. ISO- en NEN-gecertificeerd
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Zendesk, Intercom, Freshdesk

Omnidesk is een Nederlands ticketsysteem uit Leiden, gebouwd voor organisaties van dit formaat, waar de wachtrij de kern van het bedrijf is en geen bijzaak.

E-mail, live chat, WhatsApp, social media en telefoon komen allemaal samen in één tijdlijn per klant, zodat een medewerker die een gesprek aanneemt de chat van vorige week ziet zonder van tool te wisselen.

De telefonie is wat het onderscheidt van de meeste tools in deze categorie: het sluit rechtstreeks aan op nationale netwerken, in plaats van een telefoonintegratie aan een chatproduct vast te plakken, en gesprekken worden live getranscribeerd.

Daarbovenop komt rapportage die de meeste helpdesks niet proberen: meer dan vijftig metrieken, dashboards die je zelf definieert, en koppelingen naar Power BI en QlikView voor teams die daar al rapporteren. Het is ISO- en NEN-gecertificeerd, gehost in de EU, en de referentieklanten zijn namen die Nederlandse lezers zullen herkennen: KPN, Simyo, Intertoys en Pathe.

Er zijn twee dingen die je moet weten voordat je het op je shortlist zet. Prijzen worden nergens gepubliceerd, dus elke route loopt via een demo, en het product is openlijk gericht op grote teams, wat meestal betekent dat het instapniveau is geprijsd voor een groot team.

Het tweede punt is specifieker, en het is de reden waarom je deze gids misschien leest: de AI-functies, zoals slimme automatische antwoorden en gesprekstranscriptie, zijn gebouwd op technologie van Microsoft, OpenAI en Google Gemini.

Het bedrijf, de support en de hosting zijn Europees; de modelaanbieders achter die specifieke functies zijn dat niet. Dat is een kleinere blootstelling dan je hele helpdesk naar een Amerikaanse leverancier verhuizen, en je kunt hen vragen om de reikwijdte af te bakenen, maar het is niet niets, en we willen het liever vermelden dan dat de indruk ontstaat dat alles Europees is.

Opvallende functie. De telefoon serieus genomen: rechtstreekse toegang tot nationale netwerken met live transcriptie, in een categorie waarin de meeste tools spraak als bijzaak behandelen.

#2 Crisp

Nantes, Frankrijk Opgericht in 2015 Gratis (2 operators) / Pro €25/maand per werkruimte / Unlimited €95/maand Gratis variant

Het meest geschikt voor: Startups en mkb'ers die willen dat iedereen een klant kan antwoorden

• Exploiterend bedrijf. Crisp
• Jurisdictie. EU (Frankrijk)
• Waar de data staan. EU
• Onafhankelijke controles. AVG
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Intercom, Zendesk Chat

Crisp rekent per werkruimte in plaats van per gebruikersplaats, en die ene keuze verandert de manier waarop een supportdesk werkt. Op het Unlimited-abonnement van €95 per maand zijn er onbeperkt operators: de ontwikkelaar die een technische vraag in één bericht kan oplossen krijgt een account, en de medewerker van financiën die terugbetalingsvragen afhandelt ook. Prijzen per gebruikersplaats voorkomen dat stilletjes, doordat vragen via degene met een licentie moeten worden doorgegeven.

Het product is een echt alternatief voor Intercom en geen chatwidget: live chat, een gedeelde inbox over alle kanalen, een chatbotbouwer, een kennisbank en helpcenter, een ingebouwd CRM voor contactbeheer, en videogesprekken met schermdeling op het hogere niveau.

Crisp is gevestigd in Nantes met verwerking in de EU. Het gratis Basic-abonnement dekt twee operators met 30 dagen gespreksgeschiedenis, een van de royaalste gratis varianten in de categorie, en Pro kost €25 per maand per werkruimte, inclusief vier operators, met jaarkortingen en speciale prijzen voor startups en non-profits.

Wat Crisp inruilt voor die eenvoud is diepgang: rapportage en enterprisecontroles zijn lichter dan die van Userlike, en het is niet zelf te hosten.

Opvallende functie. Onbeperkt aantal operators voor een vaste prijs: bij Crisp Unlimited kost het niets om een collega toegang te geven om één klant te beantwoorden.

#3 Userlike

Keulen, Duitsland Opgericht in 2011 Gratis variant / Team vanaf ongeveer €90 per maand Gratis variant

Het meest geschikt voor: Duitse en gereguleerde Europese bedrijven die compliance moeten documenteren

• Exploiterend bedrijf. Userlike
• Jurisdictie. EU (Duitsland)
• Waar de gegevens staan. Duitse datacenters
• Onafhankelijke controles. ISO 27001, AVG
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Intercom, Zendesk

Userlike behandelt de AVG als een product en niet als een privacypagina, en voor een gereguleerd bedrijf is dat verschil de hele beoordeling. De verwerking vindt volledig plaats in Duitse datacenters, Userlike heeft ISO 27001-certificering voor zijn informatiebeveiligingsbeheer, bewaarbeleid is instelbaar met automatische verwijderschema's, cookietoestemming is ingebouwd in de widget, en expliciete opt-in betekent dat er zonder toestemming geen persoonsgegevens worden verzameld.

Voor banken, verzekeraars en de gezondheidszorg voegt het de controles toe waarop die sectoren daadwerkelijk worden gecontroleerd: IP-gebaseerde toegangsbeperkingen, auditlogging, de mogelijkheid om gevoelige informatie in gesprekken te maskeren of onherkenbaar te maken, en SAML-single sign-on voor centraal toegangsbeheer. Onherkenbaar maken is waardevoller dan het klinkt: klanten plakken routinematig kaartnummers en medische gegevens in chatvensters, en een archief van gesprekken dat die bewaart, wordt een risico dat steeds groter wordt.

Het product zelf is een krachtig omnichannel-berichtenplatform met een geïntegreerde inbox, AI-automatisering en chatbots, een aanpasbare widget, analytics en API-toegang, uit Keulen.

De gratis variant is echt bruikbaar met één widget, één gebruikersplaats voor een operator en de volledige set berichtenfuncties; betaalde abonnementen beginnen rond €90 per maand voor Team, en met Corporate en Flex ontgrendel je volledige AI, WhatsApp-campagnes en geavanceerde analytics. Die instapprijs is hoog voor een klein bedrijf en redelijk vergeleken met Intercom voor een middelgroot bedrijf.

Opvallende functie. Onherkenbaar maken binnen het gespreksverslag: Userlike is hier het platform dat is gebouwd om het kaartnummer dat een klant in de chat plakte te verwijderen voordat het een blijvend risico wordt.

#4 Zammad

Berlijn, Duitsland Opgericht in 2016 Gratis zelf gehost / vanaf ongeveer €7 per agent per maand Gratis zelf hosten

Het meest geschikt voor: Teams die een serieuze, zelf gehoste helpdesk met goede ticketing willen

• Exploiterend bedrijf. Zammad GmbH
• Jurisdictie. EU (Duitsland)
• Waar de gegevens staan. Je eigen infrastructuur, of Duitse cloud
• Onafhankelijke controles. Open source
• Broncode. Open source
• Vervangt. Zendesk, Freshdesk

Zammad is een echte helpdesk en geen chatwidget met tickets eraan vast, en voor een organisatie waarvan de support op tickets is ingericht, beslist dat onderscheid alles. Multikanaal ticketbeheer brengt e-mail, web, chat en telefoon samen in één wachtrij met goede ticketstatussen en eigenaarschap; een kennisbank staat ernaast; automatisering en workflowregels regelen triage en escalatie; en LDAP en externe authenticatie zorgen ervoor dat toegang centraal wordt beheerd, in plaats van als een aparte gebruikerslijst die iemand vergeet op te schonen.

Zammad GmbH is gevestigd in Berlijn, is open source en gratis zelf te hosten, met een gehoste cloudoptie in Duitsland vanaf ongeveer €7 per agent per maand, de verreweg goedkoopste prijs per agent in deze categorie.

Internationalisatie en lokalisatie zijn sterk, wat belangrijk is voor een supportdesk die in meerdere Europese talen werkt. Rapportage en analytics dekken wat een teamleider nodig heeft, en integraties en uitbreidbaarheid vangen de rest op. De keerzijde is dat zelf hosten echt operationeel werk is, dat de interface functioneel is in plaats van modern, en dat Zammad eerst een ticketsysteem is: als je support vooral live chat is, passen Crisp of Smartsupp beter.

Opvallende functie. LDAP op een gratis helpdesk: met Zammad koppelt een zelf gehoste supportdesk aan de directory die je organisatie al gebruikt om toegang te beheren.

#5 Trengo

Utrecht, Nederland Vanaf €19 per gebruiker per maand Gratis proefperiode

Het meest geschikt voor: Mkb'ers die alle klantkanalen in één inbox willen

• Exploiterend bedrijf. Trengo B.V.
• Jurisdictie. EU (Nederland)
• Waar de gegevens staan. EU (Nederland)
• Onafhankelijke controles. AVG
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Zendesk, Intercom, Front

Trengo zet elk kanaal waarlangs een klant contact kan opnemen in één inbox: e-mail, live chat, WhatsApp, social berichten en spraak. Zo hoeft een supportteam niet meer te wisselen tussen vijf tabbladen en gaat er geen bericht verloren dat binnenkwam in een tabblad dat niemand open had staan. Voor een klein of middelgroot bedrijf is die consolidatie meer waard dan elke afzonderlijke functie.

Teamsamenwerking is gebouwd op hetzelfde idee: gesprekken worden aan een persoon toegewezen, interne notities reizen mee met de thread zodat context niet in het hoofd van iemand zit, en chatbots nemen de steeds terugkerende vragen over die anders een hele ochtend in beslag zouden nemen. Vooral WhatsApp-support is belangrijk op Europese markten, waar het de standaardmanier is waarop klanten een bedrijf contacteren.

Trengo B.V. is gevestigd in Utrecht met verwerking in de EU onder de AVG, wat voor een gedeelde inbox echt uitmaakt: klantgesprekken bevatten routinematig bestelgegevens, adressen, klachten en soms gezondheids- of financiële informatie die niemand bewust had willen vastleggen. Vanaf €19 per gebruiker per maand. Het is gericht op mkb'ers en niet op grote contactcenters, dus geavanceerde routering, workforcemanagement en diepgaande analytics blijven achter bij wat een grote organisatie zou verwachten.

Opvallende functie. WhatsApp als volwaardig supportkanaal, en zo nemen veel Europeanen daadwerkelijk contact op met een bedrijf.

#6 Dixa

Kopenhagen, Denemarken Opgericht in 2015 Growth €89, Ultimate €139, Prime €179 per agent per maand (20% minder bij jaarlijkse facturatie); Mim AI-agent €0.35 per gesprek Geen (geen zelfbediende proefperiode; begeleide onboarding)

Het meest geschikt voor: Supportteams die telefoon, e-mail, chat en social media als één wachtrij beheren

• Exploiterend bedrijf. Dixa ApS
• Jurisdictie. EU (Denemarken)
• Waar de gegevens staan. EU-klanten: Amazon Web Services in Ierland, dagelijkse back-up elders in Europa; het privacybeleid zegt dat gegevens van andere klanten in de VS kunnen worden opgeslagen
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Zendesk, Intercom, Freshdesk

Dixa is een omnichannel-helpdesk van Dixa ApS in Kopenhagen, opgericht in 2015, die telefoon, e-mail, chat en social media in één wachtrij zet, met het contactcenter inbegrepen in elk abonnement. Een kennisbank en slimme routering horen bij Dixa, en de Mim AI-agent behandelt gesprekken voor €0.35 per gesprek. Dixa is gebouwd voor supportteams wier telefoonlijn net zoveel werk draagt als de inbox, en niet voor teams die spraak toevoegen aan een chatwidget.

Dixa rekent per agent: €89 per maand op Growth, €139 op Ultimate en €179 op Prime, met 20% korting bij jaarlijkse facturatie. Dixa biedt geen zelfbediende proefperiode en start nieuwe klanten met begeleide onboarding. Mim wordt per gesprek gefactureerd, dus de kosten van de AI-agent van Dixa volgen het aantal geholpen klanten en niet de lengte van elk contact. Het instapbedrag van €89 ligt ruim boven de prijs per agent van Zammad, en de kosten van Dixa stijgen mee met het personeelsbestand.

De contractpartij van Dixa is Europees en de infrastructuur niet. Zonder bestelformulier is Dixa ApS de contractpartij onder Deens recht, terwijl Dixa Inc., een dochteronderneming in Delaware, bestaat voor Amerikaanse klanten.

De databases van EU-klanten staan op Amazon Web Services in Ierland, met een dagelijkse back-up elders in Europa, maar het privacybeleid van Dixa zegt dat gegevens van andere klanten in de VS kunnen worden opgeslagen. Voor een Europese koper betekent dat een Deens contract en Ierse servers die door een Amerikaanse aanbieder worden beheerd, en Amazon Web Services is het onderdeel van die keten dat je moet voorleggen aan degene die doorgiften goedkeurt.

Opvallende functie. Dixa neemt het contactcenter in elk abonnement op, zodat een telefoontje in dezelfde wachtrij terechtkomt als een e-mail, een chat of een social bericht, en niet in een apart telefoonproduct.

#7 Smartsupp

Brno, Tsjechië Gratis / Solo $17, Plus $25, Expert $83 per maand, jaarlijks gefactureerd ($24, $35, $117 maandelijks); Ultimate vanaf $280 per maand Gratis variant + proefperiode van 14 dagen

Het meest geschikt voor: Webwinkels die live chat willen en een AI-agent die is getraind op hun productcatalogus

• Exploiterend bedrijf. Smartsupp.com, s.r.o.
• Jurisdictie. EU (Tsjechië)
• Waar de gegevens staan. Duitsland, op Amazon Web Services (AI-functies gebruiken OpenAI Ireland, waar gegevens de EU mogelijk verlaten)
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Intercom, tawk.to, Zendesk Chat

Smartsupp is live chat voor webwinkels van Smartsupp.com, s.r.o. in Brno, Tsjechië, met een AI-agent die antwoordt op basis van de eigen productcatalogus van de winkel. De Smartsupp AI-agent, Mira, kan worden getraind op maximaal 30,000 producten, en chatbot- en automatiseringsworkflows staan naast de live chatwidget. Smartsupp is gericht op winkels die Intercom, tawk.to of Zendesk Chat vervangen, en niet op servicedesks met veel tickets.

Smartsupp heeft een gratis variant en een proefperiode van 14 dagen. Betaalde Smartsupp-abonnementen die jaarlijks worden gefactureerd, kosten $17 per maand voor Solo, $25 voor Plus en $83 voor Expert, of $24, $35 en $117 bij maandelijkse facturatie, en Ultimate begint bij $280 per maand. Smartsupp Solo behoort tot de laagste betaalde instapprijzen in deze categorie; de stap van Expert naar Ultimate is de stap die een groeiende webwinkel moet doorrekenen voordat die nodig is.

Volgens de verwerkersovereenkomst slaat Smartsupp gegevens op in Duitsland, op Amazon Web Services, dus het bedrijf is Tsjechisch, de servers staan in Duitsland en de infrastructuurleverancier is Amerikaans.

De AI-functies van Smartsupp voegen een tweede aandachtspunt toe, omdat die functies OpenAI Ireland gebruiken, waar gegevens de EU mogelijk verlaten. Een webwinkel die de AI van Smartsupp aanzet, stuurt gespreksgegevens dus via OpenAI, en een webwinkel die elk gesprek binnen de EU wil houden, moet die functies uitschakelen of eerst de doorgiftevoorwaarden schriftelijk laten vastleggen.

Opvallende functie. Smartsupp traint zijn Mira AI-agent op maximaal 30,000 producten, waardoor de antwoorden die een bezoeker in het chatvenster krijgt, zijn gebaseerd op de eigen catalogus van een winkel.

#8 Znuny

Berlijn, Duitsland Software gratis (GPL-3.0); beheerde hosting vanaf €675 per maand (Silver, jaarlijks, plus €1,595 setupkosten); support vanaf €4,250 per jaar Gratis zelf hosten

Het meest geschikt voor: Service- en IT-teams die open-source ticketing met SLA's op hun eigen servers willen

• Exploiterend bedrijf. Znuny GmbH
• Jurisdictie. EU (Duitsland)
• Waar de gegevens staan. Zelf gehost op je eigen infrastructuur; Znuny's beheerde hosting draait in "ISO 27001-gecertificeerde datacenters" waarvan de locatie en exploitant niet worden vermeld
• Onafhankelijke controles. SOC 2 (sinds 2024), ISO/IEC 27001:2022 (sinds januari 2025)
• Broncode. Open source
• Vervangt. Zendesk, Freshdesk, Jira Service Management

Znuny is een open-source ticketing- en ITSM-systeem van Znuny GmbH in Berlijn, en de onderhouden voortzetting van OTRS Community Edition. Znuny publiceert zijn broncode op GitHub onder GPL-3.0, dus de software kost niets en een team kan Znuny op zijn eigen servers draaien zonder iets te tekenen.

SLA-beheer, procestickets en een kennisbank met een FAQ-module maken deel uit van Znuny, waardoor het product dichter bij Jira Service Management staat dan bij een chatwidget. Een van de twee directeuren van Znuny GmbH, Martin Edenhofer, is ook de oprichter van Zammad, dat in deze gids hoger staat.

Znuny verdient zijn geld met de diensten rond de software en niet met licenties. Beheerde hosting van Znuny begint bij €675 per maand op het Silver-abonnement, jaarlijks gefactureerd, plus €1,595 aan setupkosten, en supportcontracten beginnen bij €4,250 per jaar.

Voor een klein team is dat een grote vaste kost, dus zelf hosten is de realistische instap, en de beheerde abonnementen zijn geprijsd voor organisaties die Znuny afwegen tegen een volledige ITSM-suite. Znuny heeft sinds 2024 SOC 2 en sinds januari 2025 ISO/IEC 27001:2022, wat een inkoopteam twee audits geeft om te lezen in plaats van een AVG-verklaring.

Twee kanttekeningen horen op de shortlist. Znuny's beheerde hosting draait in wat Znuny "ISO 27001-gecertificeerde datacenters" noemt, maar Znuny vermeldt niet waar die datacenters staan of wie ze exploiteert, dus de locatie is een vraag om te stellen voordat je tekent.

Naast Znuny GmbH zijn er ook Znuny Inc. in de Verenigde Staten en Znuny Swiss GmbH, en de bedrijfsgegevens van Znuny noemen geen moederbedrijf, dus het is de moeite waard te controleren met welke entiteit een hosting- of supportcontract wordt gesloten. Zelf hosten van Znuny neemt beide vragen weg en geeft je eigen team in plaats daarvan het patchen, monitoren en de back-ups.

Opvallende functie. Znuny combineert een GPL-3.0-codebase met SOC 2 en ISO/IEC 27001:2022, zodat zowel de software als het bedrijf erachter door iemand anders dan de leverancier gecontroleerd kan worden.

#9 SupportPal

Isleworth, Verenigd Koninkrijk $29.95 per maand of $299.95 per jaar per helpdesk; onbeperkt aantal operators en tickets; extra merken $9.95 per maand Zelf gehoste proefperiode van 30 dagen

Het meest geschikt voor: Teams met een eigen server die een vaste helpdeskprijs willen zonder kosten per medewerker

• Exploiterend bedrijf. SupportPal Limited
• Jurisdictie. Verenigd Koninkrijk (adequaatheidsbesluit, buiten de EER)
• Waar de gegevens staan. Alleen zelf gehost: draait op je eigen server; de prijspagina vermeldt geen door de leverancier gehoste variant
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Zendesk, Freshdesk, Help Scout

SupportPal is een zelf gehoste helpdesk van SupportPal Limited in Isleworth, Verenigd Koninkrijk, die wordt verkocht met een vaste prijs per helpdesk in plaats van per medewerker. Een SupportPal-licentie kost $29.95 per maand of $299.95 per jaar per helpdesk, met een onbeperkt aantal operators en tickets, en elk extra merk kost $9.95 per maand. SupportPal kost een team van twintig medewerkers daarom precies evenveel als een team van twee.

SupportPal draait alleen op je eigen server, en de prijspagina vermeldt geen door de leverancier gehoste variant. Daarmee is de datavraag eenvoudig: het ticketarchief staat waar je SupportPal installeert, en SupportPal Limited host het niet.

Zelf hosten van SupportPal legt ook de operationele verantwoordelijkheid bij jou, want installeren, bijwerken, beveiligen en back-ups maken van de helpdesk valt onder je eigen team of je hostingprovider. SupportPal biedt een zelf gehoste proefperiode van 30 dagen, lang genoeg om vóór betaling te ontdekken of dat werk bij je past.

Twee zaken onderscheiden SupportPal van de open-source helpdesks in deze categorie. SupportPal is propriëtair: de eigen EULA verbiedt het aanpassen en opnieuw verspreiden van de software, dus SupportPal op je server draaien geeft je niet het recht de code te wijzigen of te forken.

SupportPal Limited is een Brits bedrijf, waardoor de leverancier valt onder een rechtsgebied dat door een EU-adequaatheidsbesluit wordt gedekt, maar buiten de EER ligt. Omdat SupportPal geen klantdata host, speelt dat rechtsgebied vooral een rol in de licentie- en supportrelatie en niet in het ticketarchief.

Opvallende functie. SupportPal rekent per helpdesk en niet per medewerker, zodat de twintigste operator precies hetzelfde kost als de tweede: niets extra.

#10 Customerly

Dublin, Ierland Core $19, Growth $69, Ultimate $99 per gebruikersplaats per maand (10, 20 en 50 AI-gesprekken inbegrepen); extra AI-gesprekken $0.45 per gesprek; Aura AI-agent alleen $0.45 per AI-gesprek zonder gebruikersplaatsen; prijzen getoond in USD met een schakelaar naar EUR Gratis proefperiode

Het meest geschikt voor: SaaS-teams die eerst een AI-agent willen en daarna mensen

• Exploiterend bedrijf. Customerly Limited
• Jurisdictie. EU (Ierland)
• Waar de gegevens staan. AWS-datacenters in de EU; AI-verwerking via Microsoft Azure OpenAI Service en Pinecone in de EU; ook Stripe (EU en VS) en OneSignal-pushmeldingen (VS) verwerken data
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Intercom, Zendesk, Freshdesk

Customerly is een AI-first supportsuite van Customerly Limited in Dublin. Het zwaartepunt is Aura, een AI-agent die wordt getraind op je helpcentrum, gesprekken van begin tot eind afhandelt en, als dat niet lukt, met context doorgeeft aan een mens.

Daaromheen liggen AI-livechat, een helpcentrum, flows, NPS- en CSAT-enquêtes en iOS- en Android-apps. Voor een SaaS-team dat wil dat de meeste gesprekken al zijn afgehandeld voordat een persoon ze ziet, is het product precies daarop gebouwd, en niet als een AI-laag die achteraf aan een ticketsysteem is toegevoegd.

De prijs bestaat uit twee delen die je goed uit elkaar moet houden. Gebruikersplaatsen kosten $19, $69 en $99 per maand op Core, Growth en Ultimate, elk met een inbegrepen aantal van 10, 20 of 50 AI-gesprekken per maand, en extra AI-gesprekken kosten $0.45 per stuk.

Aura is ook los te koop, voor $0.45 per AI-gesprek zonder gebruikersplaatsen. Een gesprek telt één keer, hoeveel berichten er ook volgen. Prijzen worden standaard in Amerikaanse dollars getoond, met een schakelaar naar euro's, en de prijspagina kent geen gratis variant, alleen een gratis proefperiode.

Over data zijn de eigen pagina's van de leverancier concreet. Klantdata wordt opgeslagen in AWS-datacenters in de EU, en de AI-subverwerkers, Microsoft Azure OpenAI Service en Pinecone, staan vermeld als verwerkers in de EU.

Stripe verwerkt in de EU en de Verenigde Staten, en OneSignal-pushmeldingen in de Verenigde Staten. De AVG- en privacypagina's zijn voor het laatst in 2021 bijgewerkt, dus vraag om de actuele verwerkersovereenkomst. Vergeleken met Crisp wordt het geprijsd per gebruikersplaats plus AI-gebruik, terwijl Crisp per werkruimte rekent.

Opvallende functie. Een AI-agent die je kunt kopen zonder gebruikersplaatsen: Aura voor $0.45 per AI-gesprek, op de pagina vermeld, met klantdata opgeslagen in AWS-datacenters in de EU.

#11 Plain

Altrincham, Verenigd Koninkrijk Opgericht in 2020 Foundation $45 per gebruiker per maand, jaarlijks gefactureerd ($55 maandelijks), Horizon $99 per gebruiker per maand, jaarlijks gefactureerd, Frontier op maat; 1,000 / 2,500 credits per maand inbegrepen, extra credits $10 per 1,000; Ari AI-agent 100 credits per opgelost gesprek 7 dagen gratis proefperiode, geen creditcard nodig

Het meest geschikt voor: B2B-softwareteams die klanten ondersteunen via Slack en e-mail

• Exploiterend bedrijf. Plain: Not Just Tickets Ltd
• Jurisdictie. Verenigd Koninkrijk (adequaatheidsbesluit, buiten de EER)
• Waar de gegevens staan. Amazon Web Services Londen (eu-west-2); met AI-functies aan wordt threadinhoud naar OpenAI en Anthropic gestuurd (nul dataretentie bij OpenAI; functies kunnen worden uitgezet)
• Onafhankelijke controles. SOC 2 Type II
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Zendesk, Intercom, Help Scout

Plain wordt gebouwd door Plain: Not Just Tickets Ltd, geregistreerd in Engeland en Wales, voor softwarebedrijven wier klanten via Slack, Microsoft Teams, Discord en e-mail contact opnemen in plaats van via een websitewidget.

Threads uit die kanalen komen samen in één werkruimte met klantkaarten, niveaus, SLA's, escalatiepaden en workflows, en de API is open genoeg om support in je eigen product in te bouwen. Het lijkt meer op supportinfrastructuur dan op een klassieke helpdesk, en het gaat ervan uit dat je team makkelijk omgaat met Linear- of Jira-integraties en een API.

De prijzen staan vermeld en zijn per gebruiker. Foundation kost $45 per gebruiker per maand, jaarlijks gefactureerd ($55 maandelijks), Horizon kost $99 per gebruiker per maand, jaarlijks gefactureerd, en Frontier is op maat.

Elk abonnement bevat een maandelijks pakket credits, 1,000 op Foundation en 2,500 op Horizon, die de AI-agents gebruiken: Ari, de klantgerichte agent, gebruikt 100 credits per oplossing, en extra credits kosten $10 per 1,000. Viewer-plaatsen zijn onbeperkt, dus wie alleen threads hoeft te lezen heeft geen betaalde plaats nodig. Een gratis proefperiode van zeven dagen vraagt geen creditcard.

Plain publiceert waar de data staat: Amazon Web Services in Londen (eu-west-2), met SOC 2 Type II-certificering en een verwerkersovereenkomst. Het voorbehoud zit in de AI.

Wanneer de AI-functies aan staan, wordt threadinhoud naar OpenAI en Anthropic gestuurd, die Plain als subverwerkers vermeldt, met nul dataretentie overeengekomen voor OpenAI. Elke AI-functie kan in de werkruimte-instellingen worden uitgezet. Engels recht is van toepassing op de voorwaarden, dus het bedrijf valt buiten de EER onder een adequaatheidsbesluit, net als SupportPal.

Opvallende functie. Support waar B2B-klanten al praten: Slack-, Teams- en Discord-kanalen worden tickets, met onbeperkte viewer-plaatsen voor de rest van het bedrijf.

#12 OTOBO

Leiblfing, Duitsland Software gratis (GPL v3.0, licentievrij); Managed OTOBO vanaf €11,400 per jaar (Professional, virtuele server) tot €26,000 per jaar (Enterprise, 24/7); extra virtuele server €1,500 per jaar Gratis zelf gehost; online demo

Het meest geschikt voor: Organisaties die open-sourceservicemanagement willen van een Duitse leverancier

• Exploiterend bedrijf. Rother OSS GmbH
• Jurisdictie. EU (Duitsland)
• Waar de gegevens staan. Zelf gehost op je eigen infrastructuur; beheerde hosting draait in een Duits datacenter
• Onafhankelijke controles. Open source (GPL v3.0)
• Broncode. Open source
• Vervangt. OTRS, Zendesk, Jira Service Management

OTOBO is een open-sourceplatform voor servicemanagement van Rother OSS GmbH in Leiblfing, Beieren, de onderhouder van de broncode. Het biedt een helpdesk voor klantenservice, IT-servicemanagement en enterprise-servicemanagement op één codebase, uitgebracht onder GPL v3.0 en zonder licentiekosten.

De functies voor klantenservice omvatten casemanagement, een self-serviceportaal met een kennisbank, procesautomatisering, escalaties en verzoeken via e-mail, telefoon en portaal. Het is eerst en vooral een servicedesk en helemaal geen chatproduct, dus het past bij ticketgerichte support en niet bij een websitewidget.

De kosten zijn verdeeld tussen gratis software en betaalde diensten. Zelf OTOBO draaien kost niets aan licenties, maar iemand moet het installeren, patchen en back-uppen.

Rother OSS verkoopt Managed OTOBO op een virtuele server in een Duits datacenter: Professional kost €11,400 per jaar, Enterprise kost €26,000 per jaar met 24/7-support, en elke extra virtuele server kost €1,500 per jaar. Gelijktijdige medewerkers zijn onbeperkt op elk beheerd abonnement. Dit zijn prijzen voor een beheerd systeem, geen kosten per medewerker, en ze liggen ver boven de prijzen per gebruikersplaats van gehoste tools voor een klein team.

De nauwste vergelijking is Znuny, het andere open-sourcesysteem in deze categorie met een OTRS-achtergrond.

OTOBO heeft een eigen releaselijn, biedt een speciale migratieservice vanuit OTRS en laat je tot tien authenticatiebackends koppelen, zoals Active Directory, LDAP en Kerberos, voor single sign-on. Zammad heeft de modernere interface en de goedkopere gehoste route. OTOBO heeft zin wanneer procesvereisten, ITIL-achtige afhandeling of een bestaand OTRS-systeem de keuze bepalen, en wanneer een Duitse leverancier die de software zowel onderhoudt als beheert de jaarlijkse prijs waard is.

Opvallende functie. Een open-source servicedesk met een beheerde optie: de onderhouder draait hem zelf in een Duits datacenter, tegen gepubliceerde jaarprijzen.

#13 Whapier

Boekarest, Roemenië Business Starter €49 per maand (€490 per jaar) met 5,000 contacten en 5 teamleden; Business Professional €79 per maand (€790 per jaar) met 10,000 contacten, 10 teamleden, flowbuilder, afspraken en HubSpot-integratie; Business Unlimited €109 per maand (€1,090 per jaar) met 100,000 contacten, onbeperkt aantal teamleden, AI Assistant, webhooks en Salesforce-integratie. Geen kosten per agent. Prijzen zijn exclusief btw. WhatsApp-berichtkosten worden rechtstreeks door Meta aan de klant gefactureerd. 7 dagen gratis proefperiode, geen creditcard nodig

Het meest geschikt voor: Teams die klantenservice via WhatsApp doen

• Exploiterend bedrijf. ADDO VISION SOLUTIONS SRL
• Jurisdictie. EU (Roemenië)
• Waar de gegevens staan. Gehost in de EU (volgens het privacybeleid van de leverancier); berichten passeren Meta Platforms Ireland
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Wati, Respond.io, Twilio WhatsApp

Whapier is een WhatsApp Business-platform dat wordt geëxploiteerd door ADDO VISION SOLUTIONS SRL uit Boekarest (handelsregister J40/10973/2013, btw-nummer RO32203240). Het is uitsluitend gebouwd op Meta's officiële WhatsApp Business Platform (Cloud API) en zet een gedeelde teaminbox, campagnes met goedgekeurde sjablonen, antwoorden op trefwoorden, een visuele flowbouwer, contacten en segmenten rond één WhatsApp-nummer.

Voor supportwerk is de inbox de kern: gesprekken zijn verdeeld in weergaven 'van mij', 'niet toegewezen' en 'wachtend', met toewijzing, automatische verdeling, opgeslagen antwoorden, snooze, overdracht met een notitie, privénotities en rollen. Integraties met HubSpot, Salesforce, Shopify en WooCommerce, plus een REST API en webhooks, verbinden het met de rest van je stack. De leverancier zegt dat de eigen platformdata in de EU wordt gehost en verwerkt.

Het bereik is smal. Dit is een tool die alleen WhatsApp doet, dus het vervangt geen omnichannel-helpdesk zoals Zammad of Crisp wanneer klanten ook per e-mail of chat schrijven. Berichtkosten worden bovenop het abonnement aan Meta betaald, en elk bericht passeert de systemen van Meta in Ierland, wat de leverancier openlijk vermeldt in zijn privacybeleid.

Opvallende functie. Een support-inbox die alleen op WhatsApp werkt, met vaste prijzen in euro's, gerund door een Roemeens bedrijf op Meta's officiële API.

#14 The-Y CRM

Wenen, Oostenrijk Gepubliceerd op the-y.at/en/crm (Alpha- en Beta-prijzen, alleen voor bedrijven, inclusief eventuele btw): Gratis voor €0 (gehost door The-Y of zelf gehost met een gratis sleutel; 3 gebruikers, 1 merk, 1,000 uitgaande berichten en 200 uitgaande belminuten per maand, 2 gelijktijdige gesprekken, 2 GB, 5 actieve automatiseringsflows, "Powered by The-Y" op klantgerichte elementen). Cloud Pro, gehost door The-Y in Oostenrijk, voor €20 per maand of €240 per jaar per bedrijf met onbeperkt aantal gebruikers en merken, 10 GB opslag en tot 10 gelijktijdige gesprekken (€40 per maand of €480 per jaar vanaf de Live-release). Zelf-hostinglicentie voor €10 per maand (Founder-prijs, voor altijd vastgezet als je tijdens Alpha of Beta koopt; daarna €20 per maand) of een levenslange licentie voor eenmalig €240 (daarna €480). Add-ons: 10 GB opslag voor €3 per maand, automatiseringspakket voor €5 per maand. WhatsApp-, sms-, telefoon- en AI-kosten worden rechtstreeks door de aanbieders gefactureerd, zonder toeslag. Gratis abonnement zonder creditcard; demo-omgeving met voorbeelddata die 24 uur blijft bestaan

Het meest geschikt voor: Kleine teams die inbox, CRM en telefoon in één willen

• Exploiterend bedrijf. The-Y e.U. (handelsregister FN 631789b, Handelsgericht Wenen, btw-ID ATU81770102)
• Jurisdictie. EU (Oostenrijk)
• Waar de gegevens staan. Gehoste versie: productieserver in het datacenter van netcup GmbH in Wenen (Karlsruhe, Duitsland), back-ups naar een tweede server op een andere locatie; systeemmails via SMTP2GO in Amsterdam; optionele AI alleen via de eigen sleutel van de klant (Anthropic, OpenAI of Google); bedrijfsmail draait bij RackNerd in de VS, maar bevat geen CRM-data
• Onafhankelijke controles. Niets vermeld; de beveiligingspagina noemt nachtelijke back-ups, een wekelijkse automatische hersteltest, optionele tweestapsaanmelding en een verwerkersovereenkomst op grond van art. 28 AVG
• Broncode. Closed source
• Vervangt. HubSpot, Pipedrive, Zendesk

The-Y CRM komt uit de CRM-hoek maar werkt als gedeelde teaminbox voor support. WhatsApp, e-mail, Facebook Messenger, Instagram (inclusief reacties), telefoon en webchat komen op één plek binnen, met toewijzing, labels, prioriteiten, interne notities, snippets, macro's en een taak die vanuit een gesprek wordt aangemaakt. Een ingebouwd telefoonsysteem voegt IVR, wachtrijen, voicemail en click-to-call toe, en SLA-doelen met escalatie en tevredenheidsenquêtes zijn inbegrepen.

De contractpartij is The-Y e.U., Senefeldergasse 25, 1100 Wenen, registernummer FN 631789b bij het Handelsgericht Wenen, btw-ID ATU81770102. De gehoste versie draait op een netcup-server in het datacenter in Wenen, met nachtelijke back-ups, en de leverancier biedt een verwerkersovereenkomst op grond van art. 28 AVG. De software is propriëtair en kan ook zelf worden gehost met een licentiesleutel. De leverancier noemt het product Alpha en waarschuwt dat functies en prijzen kunnen veranderen.

De prijzen staan vermeld: gratis voor drie gebruikers, en Cloud Pro voor €20 per maand per bedrijf met alle gebruikers inbegrepen. Vergeleken met Zammad of Trengo op deze pagina ontbreekt echte ticketdiepgang en een lange staat van dienst, en het bedrijf is een eenmanszaak. Het pluspunt is de combinatie met CRM, facturatie en telefonie tegen één vaste bedrijfsprijs. Het past bij kleine dienstverleners die klanten via WhatsApp en telefoon bedienen.

Opvallende functie. Eén bedrijfsprijs dekt elke gebruiker en een volledig telefoonsysteem, een combinatie die weinig helpdesks op deze pagina bieden.

#15 Tikivio

Saumur, Frankrijk Per organisatie per maand, excl. btw, niet per agent: Basic €9 (2 actieve agents, 1 mailbox, 2 GB, 500 verzoeken per maand), Essential €19 (5 agents, 2 mailboxen, 5 GB, 2,000 verzoeken), Pro €39 (15 agents, 5 mailboxen, 25 GB, 10,000 verzoeken, aangepaste rollen en meerdere afzenderdomeinen), Team+ €79 (40 agents, 10 mailboxen, 50 GB, 20,000 verzoeken), Premium €199 (60 agents, 20 mailboxen, 100 GB, 50,000 verzoeken). Openbare API inbegrepen in elk betaald abonnement. Verzoeken boven de maandelijkse limiet gaan naar een beoordelingswachtrij en worden niet gefactureerd. 14 dagen, zonder creditcard, met Pro-mogelijkheden en 2 GB bijlagenopslag

Het meest geschikt voor: Kleine teams die een helpdesk met vaste prijs willen

• Exploiterend bedrijf. FACILICLIC (SARL à associé unique, maatschappelijk kapitaal EUR 15,000, RCS Angers 492 489 521)
• Jurisdictie. EU (Frankrijk)
• Waar de gegevens staan. Europese Unie (het privacybeleid zegt dat er geen hostinglocatie buiten de EU wordt gebruikt); host genoemd in de juridische kennisgeving: Scaleway SAS, Parijs, Frankrijk
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Zendesk, Freshdesk, Help Scout

Tikivio is een helpdesk van FACILICLIC, een Frans bedrijf in Saumur, dat verzoeken die per e-mail, via een klantportaal of uit een websitewidget binnenkomen in één lijst verzamelt. Elk verzoek wordt toegewezen, gevolgd en gesloten.

Het prijsmodel is wat dit product onderscheidt: abonnementen zijn geprijsd per organisatie, niet per agent. Basic is €9 per maand voor twee actieve agents, Pro is €39 voor 15 en Premium is €199 voor 60, allemaal exclusief btw. Een extra collega af en toe verandert de rekening dus niet, zoals dat bij een tool met een prijs per gebruiker wel gebeurt.

De functies richten zich op serviceteams en niet op winkels waar chat voorop staat. Je koppelt een bestaande supportmailbox, en antwoorden gaan weg vanaf je eigen adres.

Reactie- en oplostermijnen lopen in werkuren, met tot drie escalatieniveaus. Aanvragers kunnen hun verzoeken volgen via een portaal, en interventies met een vaste datum kunnen in een agenda worden gepland. Een openbare API met ondertekende gebeurtenismeldingen is in elk betaald abonnement inbegrepen, en de interface is beschikbaar in het Engels en Frans. Hosting volgt het privacybeleid, dat zegt dat er geen locatie buiten de Europese Unie wordt gebruikt.

Het is ook een jong en smal product vergeleken met wat er al op deze pagina staat. Er is geen live chat, dus het vervangt Crisp of Userlike niet voor websitebezoekers die direct antwoord willen.

Mailboxen koppelen alleen met een wachtwoord, omdat OAuth-aanmelding nog niet wordt ondersteund, en automatische vertaling is gepland maar nog niet ingeschakeld. Op de pagina's van de leverancier wordt geen certificering geclaimd, in de voorwaarden wordt geen numeriek beschikbaarheidspercentage beloofd, en standaardsupport loopt van maandag tot en met vrijdag, van 9 uur 's ochtends tot 6 uur 's avonds Parijse tijd. Daarom staat het laatst.

Opvallende functie. Vaste maandprijzen per organisatie, van €9 voor twee agents tot €199 voor 60, in een categorie waar de meeste tools per gebruiker rekenen.