Beste Europese alternatieven voor Notion

Waarom mensen Notion verlaten

Notion is niet echt een notitie-app, en daarom is weggaan moeilijker dan het verlaten van een gewone notitie-app. Onder elke pagina zit een database, en de relaties, rollups, gefilterde weergaven en gelinkte vermeldingen die een werkruimte nuttig maken, zijn juist het deel waarvoor elders geen gelijkwaardig alternatief bestaat. Mensen vertrekken zelden omdat het schrijven slechter werd. Ze vertrekken omdat ze zien hoeveel van het bedrijf nu alleen nog bestaat binnen één leverancier.

Het voor de hand liggende bezwaar is al beantwoord, en deze pagina doet niet alsof dat anders is. Notion biedt nu dataresidentie in Frankfurt, naast Oregon, Tokio en Seoul, zodat Europese pagina's op Europese schijven kunnen staan. Het is een Enterprise-functie, ze dekt opgeslagen data, en de helppagina somt op wat buiten de gekozen regio blijft: account- en gebruiksdata, alles wat door subverwerkers wordt afgehandeld, bètadiensten, en Notion Calendar en Notion Mail.

Wat niet is beantwoord, is versleuteling. Notion kent geen modus waarin het bedrijf je werkruimte niet kan lezen, en de enige versleutelde productlijn die het bezat, is verdwenen. Notion Labs kocht Skiff, een dienst voor end-to-end versleutelde documenten, e-mail, agenda en drive, op 9 februari 2024 en sloot alles uiterlijk 9 augustus 2024. Als je op een versleutelde Notion wachtte: het bedrijf kocht er een en schakelde hem uit.

• Het kocht de versleutelde variant en sloot hem Skiff was een klein Californisch product dat precies deed wat privacybewuste Notion-gebruikers steeds vroegen: pagina's en e-mail die de aanbieder niet kon lezen. Notion nam het op 9 februari 2024 over en Skiff kondigde een uitfasering van zes maanden aan; de diensten werden op 9 augustus 2024 gesloten. Wat de klachten opleverden, was geen uitstel maar e-mailforwarding, verlengd tot twaalf maanden en lopend tot 9 februari 2025. Het Skiff-team ging verder met het bouwen van Notion Mail. De versleuteling ging niet met hen mee.
• Residentie hoort bij één abonnement, met een lijst met uitzonderingen De Frankfurt-regio bestaat echt en werkt, maar het is een Enterprise-regeling, en Notion publiceert de uitzonderingen in plaats van ze te verbergen: gebruiksdata, accountgegevens, verwerking door subverwerkers, bètafuncties, Calendar en Mail. Voor een startup van twaalf personen op Plus is er geen Europese regio om te kiezen, tegen welke prijs ook, en dat is iets heel anders dan de marketing suggereert.
• De export is een omzetting van het interessante deel Notion exporteert naar Markdown en CSV, HTML of PDF. Gewone pagina's komen er intact uit. Databases komen eruit als een tabel met tekst, dus relaties worden namen, rollups worden getallen zonder achtergrond, en gefilterde weergaven houden op te bestaan. Subpagina's in een export vereisen Business of Enterprise, een export van de hele werkruimte kan tot dertig uur duren om te verwerken, en de downloadlink verloopt na zeven dagen.
• Iedereen in de werkruimte is een gebruikersplaats In Notions Europese prijzen kost Plus €9.50 per lid per maand en Business €19.50. De meeste organisaties hebben een handvol mensen die databases bouwen en een lange staart die twee pagina's per week opent, en beide kosten hetzelfde. Het gratis abonnement is goed voor individuen, met onbeperkte pagina's en tien gasten, maar het begint blokken te tellen zodra een tweede lid meedoet, en dan komt de rekening.

Wat je moet vervangen, niet alleen evenaren

Notion is vier producten die op één canvas zijn gestapeld, en je vervangt zelden alle vier. Schrijf eerst op welke van de vier je werkruimte daadwerkelijk is voordat je iets vergelijkt, want de antwoorden lopen sterk uiteen.

Er is de wiki: handboeken, runbooks, vergadernotities, de dingen die een nieuwe collega leest. Er is de database: een projectentabel met een relatie naar klanten en een rollup van uren. Er zijn de documenten die pagina's zijn geworden omdat de editor er toch was. En er is het lichte projectmanagement, borden en tijdlijnen die uit een tabel zijn gegroeid.

Nextcloud met Collectives, Deck en Tables beantwoordt het eerste, tweede en vierde op infrastructuur die je zelf beheert. Zenkit beantwoordt het tweede en vierde met de minste herscholing. CryptPad beantwoordt het derde voor alles wat vertrouwelijk is. OnlyOffice beantwoordt het derde wanneer het belangrijk is dat het bestand goed opent voor iemand buiten je bedrijf. Niets hier evenaart de relaties en rollups van Notion tot op dezelfde diepte, en een pagina die anders beweerde, zou onjuist zijn.

De alternatieven vergeleken

Hoe elk alternatief zich verhoudt tot Notion

Wat er echt stukgaat als je overstapt

Exporteer voordat je overstapt op een lager abonnement, niet erna. Subpagina's vereisen Business of Enterprise, een grote werkruimte kan tot dertig uur verwerking kosten en de link verloopt na zeven dagen. Een team dat eerst opzegt, betaalt dus voor een maand die het niet had gepland om zijn eigen inhoud eruit te krijgen.

Het tweede probleem zijn de links. Notion-URL's staan jarenlang in tickets, agenda-uitnodigingen, Slack-berichten en e-mailhandtekeningen, en geen enkele verwijst ergens naartoe nadat de werkruimte is gesloten. Bepaal welke pagina's essentieel zijn, geef ze eerst een nieuwe plek, en accepteer dat de rest stilletjes kapotgaat.

Het derde is het deel dat niemand becijfert. Iemand in je bedrijf heeft die databases gebouwd en vond het leuk om dat te doen. Een gefilterde weergave opnieuw bouwen als mappenstructuur of als Deck-bord voelt als een degradatie, en migraties die dat negeren, lopen halverwege vast met twee systemen die tegelijk draaien en niemand die bereid is het eerste uit te zetten.

Notion host nu in Frankfurt. Is dat niet genoeg?

Dat hangt helemaal af van welke vraag je organisatie beantwoordt. Als een inkoopformulier vraagt waar klantgegevens in rust worden opgeslagen, beantwoordt de Frankfurt-regio die vraag, en wel voor documentachtige inhoud en niet alleen voor back-ups.

Gaat het om wie de werkruimte kan lezen, dan verandert residentie daar niets aan. Notion Labs is een Californisch bedrijf dat de sleutels van je pagina's in handen heeft, wat het moet om zoek-, rechten- en AI-functies aan te bieden. Een Europese regio verplaatst de schijven, niet de mogelijkheid om te lezen wat erop staat.

En controleer het abonnement waarop je zit. Dataresidentie is een Enterprise-functie, dus een team op Plus of Business bespreekt iets wat het niet kan kopen.

Traint Notion AI-modellen op mijn pagina's?

Niet volgens de eigen beveiligingsdocumentatie, en dat is het vermelden waard omdat het tegenovergestelde constant wordt herhaald. Notion stelt dat zijn AI-subverwerkers contractueel verboden zijn klantgegevens te gebruiken om modellen te trainen, en Enterprise-werkruimtes vallen onder regelingen voor nul gegevensretentie bij de modelaanbieders.

Dat is een contractuele garantie en geen technische, en dat onderscheid is precies wat telt. Niemand wordt door wiskunde tegengehouden om je pagina's te lezen; ze worden tegengehouden door een overeenkomst, en overeenkomsten worden achteraf afgedwongen.

Wil je de technische versie in plaats van de contractuele, dan is dat CryptPad op deze pagina, of een zelf gehoste installatie waarbij geen derde partij betrokken is. Is de contractuele versie genoeg voor jou, dan is AI-training geen goede reden om te vertrekken.

Wat overleeft een export, en wat niet?

Tekst overleeft. Koppen, alinea's, lijsten, toggles, afbeeldingen en bijlagen komen zonder veel gedoe mee in Markdown of HTML, en voor een wiki-achtige werkruimte is dat het grootste deel van de waarde.

Structuur overleeft niet. Een database wordt een CSV: de relatie met een andere tabel wordt een kolom met namen, de rollup wordt een getal zonder iets om het te herberekenen, formules worden hun laatste resultaat en elke opgeslagen weergave, filter en groepering is weg. Formulierweergaven kunnen helemaal niet worden geëxporteerd.

De praktische volgorde is eerst exporteren, daarna opzeggen. Subpagina's meenemen vereist een Business- of Enterprise-abonnement, grote werkruimtes kunnen tot dertig uur verwerking vragen, en de downloadlink verloopt na een week, wat een vervelende ontdekking is terwijl het abonnement afloopt.

Is er hier iets dat relaties en rollups doet?

Gedeeltelijk. Zenkit komt het dichtst in de buurt: het behandelt een verzameling als database en laat dezelfde records verschijnen als bord, tabel, agenda, lijst of mindmap, wat de reden dekt waarom de meeste mensen oorspronkelijk een Notion-database bouwden.

Nextcloud Tables biedt gestructureerde lijsten naast de bestanden en de wiki, en het doel is dat alles in één installatie staat die jij beheert, niet dat het Notion functie voor functie evenaart.

Geen van beide heeft de diepte van gekoppelde databases van Notion, en als je werkruimte draait op drie tabellen die naar elkaar verwijzen met formules erover heen, dan is het eerlijke advies om dat te herbouwen in iets wat daarvoor is gebouwd, in plaats van te zoeken naar een Notion-achtige vervanging die in Europa niet bestaat.

Welke kies je

Als de reden om te vertrekken is dat een Amerikaans bedrijf het hele bedrijfshandboek kan lezen, dan is Nextcloud het antwoord dat het debat echt beëindigt, en een beheerde Europese host is de verstandige manier om het te draaien.

Als de reden is dat Notion nooit versleuteling bood en daarna een bedrijf kocht dat dat wel deed en het sloot, dan is CryptPad de directe vervanging voor die garantie, en je moet je ervan bewust zijn dat je daarvoor databasestructuur ruilt.

Als je hebt gehouden van hoe Notion werkte en je het gewoon onder EU-recht wilt met een EU-leverancier, dan is Zenkit de minst pijnlijke stap, en het is eerlijk over zijn kleinere omvang.

En als je werkruimte stilletjes is veranderd in driehonderd lange documenten die steeds in Word worden geplakt, dan is OnlyOffice het onspectaculaire juiste antwoord, wat de rangschikking hierboven ook suggereert.