Beste Europese bezoekersbeheersoftware

#1 Vizito

Genk, België Vanaf €29.95/maand/locatie, gepubliceerde niveaus, jaarlijks gefactureerd Gratis proefperiode van 14 dagen, geen permanent gratis variant

Het meest geschikt voor: EU-kantoren die een gepubliceerde prijs en NIS2-positionering willen

• Exploiterende vennootschap. Vizito BV
• Jurisdictie. EU (België)
• Waar de gegevens staan. Alleen hosting in de EU
• Onafhankelijke controles. AVG-conform; NIS2-compliancetools
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Envoy, Proxyclick/Eptura, papieren bezoekerslogboeken

Vizito is een Belgisch platform voor bezoekersbeheer, gebouwd door Vizito BV in Genk. Het loopt in deze categorie voorop op een detail dat de meeste concurrenten vermijden: het publiceert zijn prijzen. Standard kost €29.95 per maand per locatie, met een limiet van 100 bezoeken per maand. Pro kost €59.95 voor 300 bezoeken en Enterprise €99.95 met onbeperkte bezoeken. Alles wordt jaarlijks gefactureerd, met een fair-usebeleid in plaats van een harde blokkade als een locatie over de limiet gaat. Er is een gratis proefperiode van 14 dagen.

Het product omvat zelfregistratie via tablet, kiosk en QR-code, fotoregistratie, ID-scan, vooraanmelding, meldingen aan de gastheer via Teams, Slack, e-mail of sms, badgeprinten en Apple- en Google Wallet-passen.

Het ondersteunt 31 talen en bevat gelijktijdige noodontruimingsmeldingen met een realtime aanwezigheidslijst, naast controle op watchlists. Vizito is ook de enige leverancier hier die naast AVG-compliance ook NIS2-compliancetools aanprijst. Entra ID-synchronisatie en SAML single sign-on zijn beperkt tot het Enterprise-niveau, en hosting is alleen in de EU, zonder andere regio.

Opvallende functie. De duidelijkste gepubliceerde prijzen in de categorie, met hosting in de EU en een expliciete NIS2-positionering.

#2 Yarooms

Cluj-Napoca, Roemenië $99/locatie/maand voor de module bezoekersbeheer, gepubliceerd

Het meest geschikt voor: Bedrijven die bezoekers, bureaus en ruimtes via één contract willen regelen

• Exploiterende vennootschap. Yarooms International SA
• Jurisdictie. EU (Roemenië)
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Envoy, Robin, losse receptieboeken

Yarooms is een Roemeens werkplatform, geëxploiteerd door Yarooms International SA in Cluj-Napoca. Het bundelt bezoekersbeheer met een breder pakket voor bureau- en ruimteboeking, in plaats van het als op zichzelf staand product te verkopen. Het bedrijf heeft ook een verkoopkantoor in Miami, maar de geregistreerde rechtspersoon achter het product is Roemeens, en dat is de reden waarom het in deze gids staat.

De bezoekersmodule omvat vooraanmelding, welkomstmails, zelfregistratie via QR-code, badgeprinten, een digitaal bezoekerslogboek met CSV-export, aangepaste incheckprocessen, meldingen aan de gastheer via e-mail, Teams of Slack, bezoekersfoto's en analyses. De prijs is gepubliceerd op $99 per locatie per maand voor de module, in Amerikaanse dollars ondanks de Roemeense entiteit. Omdat bezoekersbeheer één module van een bredere suite is, is de functionele diepgang smaller dan bij een gespecialiseerde tool, en ligt de instapprijs hoger dan bij Vizito.

Opvallende functie. Bezoekersbeheer gebundeld met bureau- en ruimteboeking, van een in de EU geregistreerde leverancier met één contract.

#3 GreetMe

De Meern (Utrecht), Nederland Drie niveaus, niet gepubliceerd, offerte vereist

Het meest geschikt voor: Nederlandse zorg- en gemeentelijke locaties met Paxton-toegangscontrole

• Exploiterende vennootschap. HTA Systems BV, handelend als GreetMe
• Jurisdictie. EU (Nederland)
• Onafhankelijke controles. ISO 27001; AVG-proof
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Envoy, iLobby, handmatige receptielogboeken

GreetMe is de handelsnaam van HTA Systems BV, een Nederlands bedrijf voor receptiesoftware in De Meern, bij Utrecht. Het schaalt op drie niveaus, Basic, Standard en Enterprise, naar aantal locaties, kiosken (van één tot vijf of meer) en maandelijkse incheckingen van 100 tot 10,000. Niets daarvan is gepubliceerd: de prijs is alleen op offerte.

Wat GreetMe onderscheidt, is de Paxton-toegangscontrole-integratie, die realtime bezetting en een ontruimingslijst geeft via een specifiek fysiek toegangssysteem. Het product biedt ook bemande en onbemande kioskregistratie, vooraanmelding via Outlook of Microsoft 365, QR-toegang, melding aan de gastheer met doorschakeling als terugvaloptie en aparte workflows voor bezoekers, leveringen en leveranciers. Het is AVG-proof en ISO 27001-gecertificeerd. De site is in de eerste plaats Nederlandstalig, en het bereik omvat afspraken en wachtrijen naast bezoekersregistratie.

Opvallende functie. Een integratie met een specifiek toegangscontrolesysteem voor de ontruimingslijst, wat vooral telt in zorg- en gemeentelijke gebouwen.

#4 Joan

Ljubljana, Slovenië Opgericht in 2007 Vanaf €49/maand basis + €0.99/gebruiker/maand + €9.99/apparaat/maand, gepubliceerd, op basis van gebruik

Het meest geschikt voor: Organisaties die al Joan e-paper-vergaderruimtedisplays gebruiken

• Exploiterende vennootschap. Visionect d.o.o.
• Jurisdictie. EU (Slovenië)
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Envoy, The Receptionist, losse systemen voor het boeken van vergaderruimtes

Joan is een Sloveens werkplatform, gebouwd door Visionect d.o.o., opgericht in Ljubljana in 2007. Het is ontstaan uit de e-paperdisplayhardware van Visionect, en dat zie je in één unieke functie: een Smart ePaper-bezoekersbadge die een fysiek e-paperdisplay koppelt aan de software, naast een gewone digitale badge.

Bezoekersbeheer is één module binnen een model op basis van gebruik: een basisbedrag van €49 per maand dekt een vast aantal gebruikers en apparaten, plus €0.99 per gebruiker en €9.99 per apparaat per maand. Zo betaalt een koper alleen voor de modules die aan staan.

Functies zijn onder meer QR-inchecken, vooraanmelding via de agenda van Google, Microsoft 365 of Exchange, kioskregistratie, vragen over gezondheidsscreening, een bezoekerslogboek met audittrail en uitchecken. Op de pagina's van de leverancier is geen ontruimingslijst gevonden, en het voorspellen van de totale kosten op schaal vraagt meer werk dan een vaste prijs per locatie.

Opvallende functie. Smart ePaper-bezoekersbadges, gebouwd op de eigen e-paperhardware van de leverancier.

#5 Yoffix

Berlijn, Duitsland Niet gepubliceerd; alleen op basis van offerte

Het meest geschikt voor: Microsoft 365-organisaties die al voor Yoffix hebben gekozen voor bureaus en ruimtes

• Exploiterende vennootschap. HybridOffice21 GmbH
• Jurisdictie. EU (Duitsland)
• Waar de gegevens staan. Hosting in Duitsland
• Onafhankelijke controles. ISO 27001- en AVG-claims op bedrijfsniveau vermeld
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Envoy of een losse aanmeldtool, wanneer gebundeld in de bredere suite

Yoffix is een Berlijns hybride werkplekplatform, gebouwd door HybridOffice21 GmbH. De module Visitors zit in een grotere suite die ook bureaus, ruimtes, parkeren en middelen omvat. Het platform richt zich op diepe Microsoft 365- en Teams-integratie, en dat is de duidelijkste reden om het te overwegen als de werkplek al op Microsoft draait.

De prijs van de bezoekersmodule en het platform is niet gepubliceerd; overal alleen op offerte. Het bedrijf vermeldt ISO 27001- en AVG-compliance op bedrijfsniveau, met hosting in Duitsland, maar claims die specifiek over de bezoekersmodule gaan, konden niet verder worden geverifieerd. Van de tools in deze categorie is Yoffix het minst gedocumenteerd, en de bezoekersfunctie kun je het best lezen als een secundaire module en niet als een gespecialiseerd product.

Opvallende functie. Bezoekersregistratie die native in Microsoft 365 en Teams werkt, binnen een Duits werkplekplatform.

#6 InVentry

Leeds, Verenigd Koninkrijk Opgericht in 2010 Niet gepubliceerd; demo en offerte op aanvraag Geld-terug-garantie van 30 dagen

Het meest geschikt voor: Britse scholen, publieke locaties en fabrieken die aanmelding willen koppelen aan deurtoegang

• Exploiterende vennootschap. InVentry Limited
• Jurisdictie. Verenigd Koninkrijk (adequaatheidsbesluit, buiten de EER)
• Onafhankelijke controles. ISO 9001 en ISO 27001 geaccrediteerd (vermeld)
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Envoy, papieren bezoekersboeken, Sign In App

InVentry is een specialist in bezoekersregistratie uit Leeds, geëxploiteerd door InVentry Limited. Het bedrijf is in 2010 opgericht en gevestigd op Visitor House in Gildersome. Het zegt meer dan 10,000 organisaties als klant te hebben en beschikt over ISO 9001- en ISO 27001-accreditatie. Het komt oorspronkelijk uit het onderwijs en dat zie je in het productaanbod: bezoekersbeheer staat naast registratie van leerlingen en personeel, klassenregisters, een DBS-checker en beheer van contractors.

De beveiligingskant is de sterkste in deze categorie. Bezoekers checken in bij een kiosk of via QR-code, printen een badge, en de gastheer krijgt een melding. De InVentry RollCall-app levert een actuele ontruimingslijst, en tijdelijke RFID-toegangspassen koppelen aan de deurtoegangssystemen van Paxton, Salto, Suprema en Almas.

Een poortwachterfunctie laat beveiligingsmedewerkers de toegang aan de perimeter controleren. De prijs is niet gepubliceerd, er geldt een geld-terug-garantie van 30 dagen, en het bedrijf is Brits, dus geldt de UK GDPR in plaats van vestiging in de EU.

Opvallende functie. Aanmelding, ontruimingslijst en deurtoegang in één systeem, gebouwd op de behoeften van scholen en publieke locaties.

#7 Reflex Visitor

Culemborg, Nederland Vanaf €95/maand inclusief hardware, offerte na een demo Demo op aanvraag

Het meest geschikt voor: Benelux-organisaties die kiosken, hardware en ondersteuning bij ISO-audits willen

• Exploiterende vennootschap. Reflex Online B.V.
• Jurisdictie. EU (Nederland)
• Waar de gegevens staan. Gehost in Europa
• Onafhankelijke controles. ISO 27001
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Envoy, The Receptionist, papieren bezoekerslogboeken

Reflex Visitor is het product voor bezoekersregistratie van Reflex Online B.V., een Nederlands bedrijf in Culemborg, ingeschreven onder KvK-nummer 27143635. Hetzelfde bedrijf verkoopt software voor het boeken van vergaderruimtes, bureaus en afspraken. Het bezoekersproduct draait om een incheckkiosk, een digitale receptie en een intercomkiosk voor locaties met weinig personeel, en het levert zowel software als hardware.

Het bedrijf vermeldt ISO 27001-certificering en hosting in Europa. Het positioneert het systeem op de auditeisen van ISO, HACCP en BRC, met een BHV-noodapp die een bezoekerslijst maakt voor het responsteam. De prijs wordt genoemd als vanaf €95 per maand inclusief hardware, offerte na een demonstratie. De site is in het Nederlands en het bedrijf meldt honderden klanten in de Benelux, dus de internationale dekking is dunner dan bij Vizito.

Opvallende functie. Een startprijs die de kioskhardware bevat, met ISO 27001 en een noodapp van een Nederlands bedrijf.

#8 Libresoft VisitorBook

Winchester, Verenigd Koninkrijk Opgericht in 2017 £198 per jaar basisabonnement (exclusief btw); optionele add-ons van £100 per jaar elk Gratis proefperiode van 15 dagen

Het meest geschikt voor: Kleine Britse scholen en bedrijven die een vaste jaarprijs willen

• Exploiterende vennootschap. Libresoft Ltd
• Jurisdictie. Verenigd Koninkrijk (adequaatheidsbesluit, buiten de EER)
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Sign In App, Envoy, papieren bezoekersboeken

Libresoft VisitorBook is het bezoekersproduct van Libresoft Ltd, een familiebedrijf in Winchester, opgericht in 2017, dat ook bibliotheeksoftware voor scholen verkoopt. Het product verzorgt aan- en afmelden op een terminal of via QR-code, een live overzicht van wie er aanwezig is, rapporten over ontruiming en kinderbescherming en, voor scholen, het volgen van leerlingen en personeel, zoals late aankomst en vroeg vertrek.

De prijs is de meest transparante van de Britse tools: het basisabonnement kost £198 per jaar exclusief btw, met onbeperkte terminals en alle kernfuncties, een gratis proefperiode van 15 dagen, en optionele add-ons voor uitgebreide ondersteuning en bezittingenbeheer van £100 per jaar elk. Meerdere vestigingen kunnen aan één abonnement worden toegevoegd en een API is op aanvraag beschikbaar. Het bedrijf is Brits, dus geldt de UK GDPR in plaats van vestiging in de EU, en het vermeldt op de gecontroleerde pagina's geen certificering.

Opvallende functie. Een vaste jaarprijs met onbeperkte terminals, de laagste gepubliceerde kosten van alle tools in deze categorie.

#9 Hamilton Visitor

Parijs, Frankrijk Starter €99/vestiging/maand, Premium vanaf €299/vestiging/maand, Enterprise op aanvraag; jaarlijkse facturatie -10% Gratis proefperiode beschikbaar

Het meest geschikt voor: Franse en meervestigingsbedrijven die gepubliceerde prijzen per vestiging willen

• Exploiterende vennootschap. Safeware (handelend als Hamilton Apps, onderdeel van HDS Group)
• Jurisdictie. EU (Frankrijk)
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Envoy, Proxyclick, papieren bezoekerslogboeken

Hamilton Visitor is het product voor bezoekersbeheer van Hamilton Apps, het merk van Safeware, een bedrijf dat sinds 1992 in Parijs is ingeschreven en onderdeel is van HDS Group. Het zit in een reeks Hamilton-producten die ook vergaderruimteboeking, bureauboeking, facility management en diensten omvat. De websitevoorwaarden van het bedrijf vallen onder Frans recht en het adres is rue de Turbigo in het 3e arrondissement van Parijs.

De prijs wordt per vestiging gepubliceerd: Starter is €99 per maand, Premium vanaf €299 en Enterprise op offerte, met 10 procent korting bij jaarlijkse facturatie en een gratis proefperiode.

Starter omvat bezoekersregistratie, meertalige ondersteuning en een dashboard. Premium voegt huisstijl, rolrechten en prioriteitssupport toe, en Enterprise voegt aangepaste badgesjablonen en ondersteuning bij AVG-compliance toe. Het product omvat ook vooraanmelding, uitnodigingsmails, badgeprinten, interfaces voor toegangscontrole en taxiboeking voor bezoekers. Op de gecontroleerde pagina's is geen certificering vermeld.

Opvallende functie. Drie gepubliceerde niveaus per vestiging van een bedrijf uit Parijs met een breder werkplekplatform erachter.

#10 Precise Visit

Lund, Zweden Niet gepubliceerd; Go-, Pro- en Multi-tenant-pakketten op aanvraag Demo op aanvraag

Het meest geschikt voor: Noordse kantoren, gebouwen met meerdere huurders en overheidsinstanties

• Exploiterende vennootschap. Precise Biometrics AB
• Jurisdictie. EU (Zweden)
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Envoy, Proxyclick, papieren bezoekerslogboeken

Precise Visit is het systeem voor bezoekersbeheer van Precise Biometrics AB, een Zweeds bedrijf in Lund, waar het product eerder als EastCoast Visit op de markt was. De leverancier spreekt van 25 jaar ervaring, ontwikkeling in Zweden en meer dan 800 klanten, van kleine bedrijven tot gemeenten en overheden. Het is cloudgebaseerd en werkt met of zonder hardware, via een kiosk of QR-code.

Er zijn drie pakketten: Go voor maximaal 20 medewerkers op één locatie, Pro voor grotere organisaties met meerdere locaties, en Multi-tenant voor kantoorgebouwen en coworkingruimtes.

De functies omvatten Outlook-boeking van gasten, meldingen aan de gastheer, mobiele bezoekerstickets, een ontruimingsapp en het ondertekenen van overeenkomsten, met add-ons voor een incheckkiosk, badgeprinter, deurtoegang en biometrisch inchecken. De prijs is niet gepubliceerd en wordt op aanvraag opgegeven. De biometrieleverancier erachter biedt de toegangskant meer diepgang dan de meeste tools hier, ten koste van een verkoopgesprek.

Opvallende functie. Een pakket voor meerdere huurders en biometrische deurtoegang, van een Zweeds biometriebedrijf.