Europese alternatieven voor Robin
Op zoek naar een Europees alternatief voor Robin? Robin wordt verkocht door Robin Powered, Inc., een Delaware corporation uit Boston, en de servicevoorwaarden vallen onder het recht van Massachusetts. De prijspagina vraagt je een formulier in te vullen voor een offerte op maat in plaats van tarieven te tonen (gecontroleerd op 23 oktober 2026).
De Europese tools hieronder dekken dezelfde reservering van bureaus, ruimtes en parkeerplaatsen van leveranciers die contracteren in de EU, Zwitserland of het Verenigd Koninkrijk. Verschillende daarvan publiceren een prijs per gebruiker of per middel.
Hoe we deze tools rangschikken Proces in 4 stappen
-
1
Europees eigendom, geverifieerd
Het bedrijf heeft zijn hoofdkantoor en statutaire zetel in de EU, de EER, het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland of Israël, en verwerkt klantgegevens in Europa of Israël. Een Amerikaans moederbedrijf sluit een tool van deze pagina uit, ongeacht waar de servers staan.
-
2
Categoriefit en praktijkreview
Wat de tool echt doet, voor wie hij geschikt is en waar hij tekortschiet, gecontroleerd aan de hand van de eigen documentatie, changelog en prijspagina van de leverancier in plaats van de marketingtekst.
-
3
Controle op compliance en prijzen
AVG-positie, hostinglocatie en de prijzen op deze pagina worden vóór publicatie geverifieerd aan de hand van de openbare prijzen van de leverancier, en opnieuw gecontroleerd wanneer we de categorie opnieuw bekijken.
-
4
Positie op deze pagina
Plaatsing op deze pagina kan betaald zijn, en dat kan van invloed zijn op welke tools hier verschijnen en in welke volgorde. Betaling koopt nooit een goede review: een tool die de bovenstaande controles niet doorstaat, staat hier voor geen prijs, en betaling verandert niets aan de tekortkomingen die we beschrijven. Een leverancier kan ons vragen een feitelijke fout te corrigeren, maar niet om een kritiekpunt te verwijderen.
Leveranciers kunnen betalen voor zichtbaarheid op deze pagina. Dat verandert nooit wat een vermelding over een product zegt, inclusief de kritiek, en wij verdienen niets wanneer je doorklikt naar een leverancier. Leveranciers kunnen betalen voor meer zichtbaarheid, hoger op de reviewpagina's; het heeft nooit invloed op welke tools worden opgenomen. Redactioneel beleid
10 Europese alternatieven voor Robin
deskbird
Reservering van bureaus, ruimtes en parkeerplaatsen met hosting alleen in de EU
Flexopus
Bureaureservering geprijsd per middel in plaats van per gebruiker
Mapiq
Reservering van middelen en analyse voor bedrijven met meerdere kantoren
Matrix Booking
Bureaureservering geprijsd op basis van het aantal middelen, niet het aantal medewerkers
Spacewell
Reservering van werkplekken binnen een bredere smart-buildingsuite
Yoffix
Hybride werkplekplatform gehost in Duitsland
YAROOMS
Bureaus, ruimtes en bezoekers vanaf één platform
ROOMZ
Gedeelde bureaureservering met draadloze bezettingssensoren
Joan
ePaper-displays voor bureaus en ruimtes met een reserveringsback-end
OfficeRnD Flex
Bureaureservering binnen een platform voor coworking en flexibele werkruimte
Belangrijkste conclusies
- Robin Powered, Inc. is een Delaware corporation in Boston. De master subscription agreement valt onder het recht van Massachusetts, met JAMS-arbitrage in Boston.
- Robin publiceert geen prijs: de prijspagina vraagt om een formulier en vermeldt dat alle abonnementen jaarlijks worden gefactureerd.
- Het contract van Robin bepaalt dat kosten niet opzegbaar en niet terugbetaalbaar zijn, en dat aangeschafte aantallen niet kunnen worden verlaagd tijdens de looptijd van het abonnement.
- deskbird vermeldt €2.75 per actieve gebruiker per maand bij jaarlijkse facturatie (vanaf 25 gebruikers) en Flexopus vermeldt €1.99 per middel per maand met onbeperkte gebruikers. Beide kun je dus al vóór een verkoopgesprek doorrekenen.
- Mapiq, Matrix Booking en Spacewell zijn de dichtstbijzijnde Europese alternatieven voor de grotere modules van Robin, en geen van de drie publiceert een tarief.
Waarom mensen Robin verlaten
Robin is een werkplekplatform, niet alleen een bureaukaart. De prijspagina vermeldt reservering van bureaus, ruimtes, parkeerplaatsen en lockers, daarna ruimtebeheer met een drag-and-drop-kaarteditor en scenarioplanning, bezoekersbeheer, tools voor de medewerkerservaring, werkplekdiensten zoals ticketing voor meldingen, en werkplekanalyse met synchronisatie van sensoren en toegangscontrole.
Mensen die voor Robin kiezen willen meestal één systeem voor het hele kantoor, en de leverancier zegt dat ook zelf. De pagina presenteert Robin als één platform en vertelt kopers die alleen een puntoplossing zoeken dat er betere opties bestaan.
De verkoper is Robin Powered, Inc., een Delaware corporation met vestigingsadres aan 53 State Street in Boston.
De master subscription agreement valt onder het recht van de Commonwealth of Massachusetts. Geschillen gaan naar JAMS-arbitrage in Boston voor één arbiter. Reserveringsgegevens van bureaus noemen individuele medewerkers en laten zien op welke dagen ze op kantoor komen. Een Europese werkgever geeft zo aanwezigheidspatronen door aan een bedrijf onder Amerikaanse jurisdictie, met een verwerkersovereenkomst voor de EU of de EER als contractuele brug.
Dat alleen beslist de keuze niet. Veel klanten van Robin zijn tevreden over het product. De vragen die kopers naar deze pagina brengen zijn specifieker: een prijs die pas na een formulier komt, een contract dat zichzelf verlengt, een platform dat is gemaakt voor grote kantoren, en de wens voor een tegenpartij wier rechtbanken en toezichthouder in Europa zitten. De tools hieronder worden gemeten aan die vragen en aan wat je zou moeten nabouwen.
- De prijs komt pas na een verkoopformulier De prijspagina toont geen bedragen. Je moet een formulier invullen om een prijs op maat voor je organisatie te ontvangen, en er wordt vermeld dat elk abonnement jaarlijks wordt gefactureerd. Dat maakt een budgetvergelijking vóór een gesprek onmogelijk. Twee Europese tools publiceren tarieven: deskbird per actieve gebruiker en Flexopus per boekbaar middel. Een financeteam kan de som dus in een middag maken en gebruiken als maatstaf voor een offerte van Robin.
- Het contract verlengt zichzelf en kan niet krimpen Onder de master subscription agreement volgen de kosten de gekochte diensten en niet het werkelijke gebruik. Betalingsverplichtingen zijn niet opzegbaar en niet terugbetaalbaar, en aantallen kunnen tijdens de looptijd niet worden verlaagd. Abonnementen worden verlengd voor de kortste van de aflopende termijn of één jaar, tenzij 30 dagen voor het einde een opzegging wordt gedaan. Promotionele prijzen worden verlengd tegen de dan geldende lijstprijs. Als de hybride aanwezigheid daalt, blijft het aantal gebruikersplaatsen staan zoals bij ondertekening.
- Jurisdictie en de arbitragezetel zijn Amerikaans Het recht van Massachusetts is van toepassing op de overeenkomst, en de arbitrage vindt plaats in Boston volgens de JAMS-regels. De overeenkomst voorziet wel in een verwerkersovereenkomst wanneer klantgegevens persoonsgegevens uit de EU of de EER bevatten, wat het standaardantwoord is. Een Europese leverancier maakt de vraag overbodig: contractenrecht, rechtbanken en toezichthouder zitten in één rechtsgebied, en de blootstelling van een Amerikaanse aanbieder aan Amerikaanse juridische verzoeken hangt niet af van waar de servers staan.
- Het platform is gebouwd voor grote kantoren De eigen pagina van Robin zegt dat het platform mogelijk geschikt is boven 150 hybride medewerkers die een kantoor gebruiken, en dat het is ontworpen voor bedrijven van 500 medewerkers of meer waarvan minimaal een derde regelmatig op kantoor is. Een bedrijf van 60 personen of één verdieping betaalt dus voor een platform dat is gemaakt voor portfolio's van meerdere gebouwen. Verschillende Europese tools beginnen kleiner: deskbird heeft een minimum van 25 gebruikers, en Flexopus rekent per middel zonder maximum aantal gebruikers.
Wat je moet vervangen, niet alleen evenaren
Stoppen met Robin betekent beslissen welke modules je werkelijk gebruikt. Reservering van middelen (bureaus, ruimtes, parkeerplaatsen, lockers, gedeelde en toegewezen bureaus, prioriteitsreserveringen) is het onderdeel dat elke tool op deze pagina dekt.
Bezoekersbeheer, de tools voor de medewerkerservaring en werkplekdiensten zijn aparte modules op de prijspagina van Robin. Verschillende daarvan, waaronder ticketing voor meldingen en een analyseassistent, staan als inbegrepen vermeld met een optionele add-on. Als die dagelijks in gebruik zijn, reken ze dan mee als onderdelen die je moet vervangen, niet als extra's.
Ruimtebeheer is de module die het veld verdeelt. Robin noemt een drag-and-drop-kaarteditor, kantoorbuurten, verhuisbeheer, scenarioplanning en gezamenlijk opstellen van concepten. Mapiq biedt een drag-and-drop-kaarteditor, teambuurten en scenarioplanning, en Spacewell biedt plattegronden met ruimtesimulatie. deskbird plaatst zijn plattegrondontwerper in het Professional-abonnement, terwijl Flexopus het maken van plattegronden verkoopt als betaalde add-on. Een tool die alleen reserveert, reproduceert dit deel niet.
Het laatste wat je moet vervangen is de integratielaag: de agendakoppeling voor Google of Microsoft, eventuele synchronisatie met toegangscontrole, sensorfeeds en de wayfinding-koppeling die Robin vermeldt.
Controleer elk daarvan aan de hand van de integratielijst van de Europese leverancier, want een agendaconnector die namens een gebruiker boekt, heeft in jouw tenant dezelfde rechten nodig als Robin nu heeft. Hardware is de uitzondering: Robin verkoopt geen hardware, dus displays en sensoren die je bij partners hebt gekocht werken mogelijk wel of niet met het nieuwe platform.
De alternatieven vergeleken
| Positie | Tool | Hoofdkantoor | Prijzen | Jurisdictie |
|---|---|---|---|---|
| #1 | deskbird | Pfäffikon SZ, Zwitserland | Business-abonnement vanaf €2.75 per actieve gebruiker per maand bij jaarlijkse facturatie (€3.50 bij maandelijkse facturatie), vanaf 25 gebruikers; Professional en Enterprise op aanvraag | Zwitserland (adequaatheidsbesluit, buiten de EER) |
| #2 | Flexopus | Stuttgart, Duitsland | Starter €1.99 per middel per maand; Business €3.49 per middel per maand; Enterprise op aanvraag. Onbeperkte gebruikers in elk abonnement | EU (Duitsland) |
| #3 | Mapiq | Delft, Nederland | Prijs op aanvraag; de prijspagina nodigt uit tot een demoaanvraag | EU (Nederland) |
| #4 | Matrix Booking | Londen, Verenigd Koninkrijk | Jaarabonnement op basis van het aantal middelen, offerte op aanvraag; geen vergoeding per gebruiker | Verenigd Koninkrijk (adequaatheidsbesluit, buiten de EER) |
| #5 | Spacewell | Wilrijk (Antwerpen), België | Prijzen op aanvraag | EU (België) |
| #6 | Yoffix | Berlijn, Duitsland | Niet gepubliceerd; alleen op offertebasis | EU (Duitsland) |
| #7 | Yarooms | Cluj-Napoca, Roemenië | $99 per locatie per maand voor de module bezoekersbeheer, gepubliceerd | EU (Roemenië) |
| #8 | ROOMZ | Fribourg, Zwitserland | Prijs op aanvraag; geen prijs op de bekeken pagina's | Zwitserland (adequaatheidsbesluit, buiten de EER) |
| #9 | Joan | Ljubljana, Slovenië | Vanaf €49 per maand basis + €0.99 per gebruiker per maand + €9.99 per apparaat per maand, gepubliceerd, op basis van gebruik | EU (Slovenië) |
| #10 | OfficeRnD Flex | North Shields (geregistreerd); Sofia (contactkantoor), Verenigd Koninkrijk | Zie website; geen prijs op de bekeken pagina's | Verenigd Koninkrijk (adequaatheidsbesluit, buiten de EER) |
Hoe elk alternatief zich verhoudt tot Robin
deskbird
Het dichtstbijzijnde reserveringsplatform met dezelfde functies, en een prijs die je kunt lezen
Het meest geschikt voor: bedrijven met 25 of meer kantoorgebruikers die Robin-reservering vervangen door hosting in de EU en SSO
Ten opzichte van Robin is deskbird een smaller product met dezelfde reserveringskern: bureaus, ruimtes en parkeerplaatsen, inchecken met automatisch vrijgeven, een Microsoft Teams-integratie en native mobiele apps. Het Business-abonnement vermeldt €2.75 per actieve gebruiker per maand bij jaarlijkse facturatie, een getal waar Robin een formulier geeft. SSO met SAML 2.0 en SCIM-provisioning worden genoemd op de beveiligingspagina, dus de inrichting van identiteit wacht niet op een enterprise-offerte.
deskbird AG is gevestigd in Pfäffikon SZ, dus het contract valt onder Zwitsers recht. De beveiligingspagina vermeldt dat alle gegevens uitsluitend in de EU worden gehost op Google Cloud, met Frankfurt genoemd in het privacybeleid. Boekingen worden standaard na zes maanden geanonimiseerd, wat past bij een ondernemingsraad die vraagt hoelang aanwezigheidsgegevens worden bewaard. De leverancier vermeldt ISO 27001 en SOC 2 Type 2.
Wat deskbird beter doet dan Robin
- Gepubliceerde prijs per gebruiker tegenover een formulier zonder prijs
- Instapabonnement bevat SSO/SAML en SCIM
- Vermelde hosting uitsluitend in de EU met standaard anonimisering na zes maanden
- Kleiner minimum: 25 gebruikers in het vermelde abonnement
Waar deskbird een stap terug is ten opzichte van Robin
- Geavanceerde regels, analyse en API vereisen het niet geprijsde Professional-abonnement
- Geen scenarioplanning of verhuisbeheer die vergelijkbaar is met Robin
- Facturatie per gebruiker kan duurder uitvallen dan een tool die per middel rekent, als veel medewerkers zelden boeken
Opvallend ten opzichte van Robin. Het is de enige tool op deze pagina die op de openbare pagina's zowel een tarief per gebruiker als hosting uitsluitend in de EU toont.
Het meest geschikt voor: organisaties met veel medewerkers en veel minder bureaus, ruimtes of parkeerplaatsen
Robin stelt zijn aanbod samen op basis van het aantal medewerkers in het gebouw, Flexopus op basis van wat er gereserveerd kan worden. Starter kost €1.99 per middel per maand en Business €3.49, met onbeperkte gebruikers bij beide. Een verdieping met 100 gedeelde bureaus kost dus hetzelfde, of er nu 100 of 600 mensen een account hebben. Voor een bedrijf dat Robin tekende op basis van een aantal gebruikersplaatsen en nu weinig aanwezigheid ziet, is die rekensom de belangrijkste reden om te kijken.
Flexopus GmbH is geregistreerd in Stuttgart (HRB 781714) en zegt te hosten in Duitsland. Reservering van bureaus, parkeerplaatsen en ruimtes zit in één tool, met een Microsoft Teams-app, synchronisatie met Exchange en Google Agenda, en een REST API. Inchecken, QR-codes, SSO en SCIM horen bij Business. Plattegronden, een eigen domein en een HRIS-koppeling zijn betaalde add-ons, dus de vermelde prijs van €1.99 is niet de volledige rekening.
Wat Flexopus beter doet dan Robin
- Onbeperkte gebruikers in elk abonnement, dus groei in het aantal medewerkers kost niets extra
- Prijzen per middel op de openbare prijspagina
- Duitse entiteit met hosting die in Duitsland wordt vermeld
- Sensoren en ePaper-displays van dezelfde leverancier als de software
Waar Flexopus een stap terug is ten opzichte van Robin
- De kosten stijgen met elk bureau, elke ruimte of elke plaats die je invoert
- Inchecken en SSO zitten niet in het goedkoopste abonnement
- Geen module voor bezoekersbeheer of ruimteplanning die vergelijkbaar is met Robin
Opvallend ten opzichte van Robin. De prijs hangt af van het aantal boekbare middelen en niet van het aantal mensen dat ze boekt.
Het meest geschikt voor: bedrijven met meerdere vestigingen en 250 of meer medewerkers per locatie die planning en analyse willen
Mapiq is de tool op deze pagina die is gebouwd zoals Robin: één platform, opgebouwd uit modules. Reservering van middelen dekt bureaus, ruimtes en parkeerplaatsen met gedeelde en toegewezen bureaus en automatisch inchecken. Daarnaast staan analyse, ruimteplanning, bezoekersbeheer en wayfinding. De module ruimteplanning biedt een drag-and-drop-kaarteditor, teambuurten, boekingsbeleid en scenarioplanning, wat het deel van Robin invult dat tools die alleen reserveren overslaan.
De voorwaarden worden uitgegeven door Mapiq B.V. in Delft, met geschillen voor de rechtbank in Den Haag of het Netherlands Commercial Court in Amsterdam. De beveiligingspagina vermeldt hosting in datacenters van Microsoft Azure in West-Europa. De prijspagina noemt organisaties met minimaal 250 medewerkers per locatie en toont geen tarieven. Het is dus een offerte tegenover een offerte, en de Azure-hosting betekent een cloud in Amerikaans bezit onder het Nederlandse contract.
Wat Mapiq beter doet dan Robin
- Nederlandse contractpartij met Nederlandse rechtbanken in de voorwaarden
- Datastreaming en API om je eigen BI-tool te voeden
- Ruimteplanning en analyse in hetzelfde systeem als reserveren
- Zelfbediening en implementatieondersteuning als opties op één prijspagina
Waar Mapiq een stap terug is ten opzichte van Robin
- Geen gepubliceerde prijs, dus het verkoopgesprek blijft nodig
- Gehost op de West-Europese regio van een Amerikaanse cloudaanbieder
- Meer modules om in te stellen dan een tool die alleen reserveert
Opvallend ten opzichte van Robin. Het is de enige Europese tool hier waarvan de pagina's scenarioplanning en ruimteprognoses naast reservering tonen.
Het meest geschikt voor: grote organisaties en publieke instellingen die bureaus op veel locaties reserveren
Matrix Booking rekent volgens de prijspagina één jaarlijks abonnement op basis van het aantal middelen, nooit op basis van gebruikers of het aantal locaties. Het abonnement omvat de iOS- en Android-apps, upgrades, een online supportportaal, training en een vaste accountmanager. Vergeleken met het op gebruikersplaatsen gebaseerde contract van Robin past die structuur bij een organisatie met duizenden medewerkers en een beperkt aantal bureaus. De sectorpagina's noemen de centrale overheid, de NHS en universiteiten.
Matrix Booking Limited is een Brits bedrijf (bedrijfsnummer 12634713) met een adres in Londen, dus het contract valt buiten de EU. Het trust centre zegt dat gegevens alleen in de EU worden opgeslagen, met back-up naar een tweede datacenter, en dat het bedrijf ISO 27001:2022 heeft. Hosting gebeurt bij Amazon Web Services. De leverancier noemt meer dan 100,000 actieve gebruikers en 690,000 maandelijkse bureaureserveringen. Dat zijn eigen cijfers van de leverancier.
Wat Matrix Booking beter doet dan Robin
- Geen vergoeding per gebruiker, dus de kosten volgen het aantal medewerkers niet
- Alleen EU-opslag van gegevens, met ISO 27001:2022 vermeld
- QR-code- en NFC-inchecken beschreven op de pagina over bureaureservering
- Vaste accountmanager in het basisabonnement
Waar Matrix Booking een stap terug is ten opzichte van Robin
- Geen gepubliceerde prijs, alleen een offerteformulier zoals bij Robin
- Britse entiteit, buiten de EU, en gehost op AWS
- Publieke referenties overheersen, met minder zichtbare diepgang in geavanceerde reserveringsregels
Opvallend ten opzichte van Robin. Het is de enige tool hier waarvan de prijspagina kosten per gebruiker en per locatie zo letterlijk uitsluit.
Het meest geschikt voor: grote werkgevers die reservering, sensoren, plattegronden en energiedata van één leverancier willen
Spacewell International NV is een Belgische naamloze vennootschap met statutaire zetel in Wilrijk. De site identificeert het bedrijf als een Nemetschek-bedrijf. Het werkplekproduct dekt reservering van bureaus en ruimtes, registratie van bezoekers, serviceaanvragen, interactieve 2D- en 3D-plattegronden met CAD-integratie, en IoT-sensoren voor bezetting en luchtkwaliteit. Waar Robin eindigt bij de werkplek, loopt Spacewell door naar energie- en facilitair beheer op hetzelfde platform.
Automatische afhandeling van no-shows is ingebouwd: gebruikers bevestigen of annuleren, en het systeem registreert gebruik of vrijgave zonder handmatige stap. De leverancier noemt 185,000 IoT-apparaten en 90,000 bewegingssensoren bij klanten, eigen cijfers. De bekeken pagina's geven geen prijs en geen hostingregio. Een verwerkersovereenkomst en een offerte zijn dus allebei nodig voordat het met Robin kan worden vergeleken.
Wat Spacewell beter doet dan Robin
- Door sensoren gemeten bezetting van dezelfde leverancier als de reservering
- Plattegronden met ruimtesimulatie en CAD-integratie
- EU-bedrijf met een vermelde statutaire zetel in België
Waar Spacewell een stap terug is ten opzichte van Robin
- Geen hostingregio of prijs op de bekeken pagina's
- De suite gaat verder dan wat een eenvoudige bureaureservering nodig heeft
- Gericht op grote portefeuilles, zonder zichtbare zelfbedieningsroute
Opvallend ten opzichte van Robin. Het loopt van bureaureservering door naar energie- en facilitair beheer binnen één Belgische leverancier.
Het meest geschikt voor: bedrijven op Microsoft 365 die bureaus, ruimtes en parkeerplaatsen van één Duitse leverancier willen
Yoffix is een hybride werkplekplatform van HybridOffice21 GmbH in Berlijn. De pitch ten opzichte van Robin is integratie met Microsoft 365 en Teams voor bureaus, ruimtes, parkeerplaatsen en middelen. De site vermeldt hosting in Duitsland en beschrijft ISO 27001- en AVG-conformiteit op bedrijfsniveau. De prijs is op offertebasis. Van de tools op deze pagina is het de minst gedocumenteerde, dus de meeste punten moeten in een demo worden bevestigd.
Wat Yoffix beter doet dan Robin
- Duitse entiteit ingeschreven in het handelsregister
- Integratie met Microsoft 365 en Teams is de kern van het product
Waar Yoffix een stap terug is ten opzichte van Robin
- Geen gepubliceerde prijs en weinig openbare documentatie vergeleken met Robin
Opvallend ten opzichte van Robin. De openbare positionering rust op integratie met Microsoft 365 en Teams, plus hosting in Duitsland.
Yarooms
Bureaus, ruimtes en bezoekers van een Roemeense leverancier met gepubliceerde prijzen per module
Het meest geschikt voor: teams die reservering en receptie-aanmelding in één contract willen bij een EU-leverancier
Yarooms International SA is geregistreerd in Cluj-Napoca, Roemenië. Het platform combineert bureau-hoteling, ruimtepanelen en bezoekersbeheer onder één contract, wat op kleinere schaal de pitch van Robin van één platform weerspiegelt. De bezoekersmodule wordt gepubliceerd voor $99 per locatie per maand, een van de weinige prijzen die een koper van Robin kan zien. De prijzen staan in Amerikaanse dollars, ondanks de Roemeense entiteit, en het bedrijf vermeldt ook een verkoopkantoor in Miami.
Wat Yarooms beter doet dan Robin
- Gepubliceerde prijs per locatie voor de bezoekersmodule
- Reservering en bezoekersregistratie onder één in de EU geregistreerde leverancier
Waar Yarooms een stap terug is ten opzichte van Robin
- Geprijsd in USD en geen bevestigde compliancecertificering
Opvallend ten opzichte van Robin. Het zet een dollarprijs per locatie op de bezoekersmodule, die Robin achter een formulier houdt.
Het meest geschikt voor: kantoren die gemeten bureau- en ruimtegebruik willen van dezelfde leverancier als de reserveringstool
ROOMZ SA in Fribourg verkoopt reservering en meting als één aanbod: reserveerbare bureaus, hotdesks met live bezetting, akoestische cabines, vergaderruimtes en klaslokalen, gereserveerd via de myROOMZ-app en gevoed door de eigen draadloze sensoren. Waar Robin werkt met apparatuur van partners, levert ROOMZ de hardware zelf, en de module ruimteanalyse leest daaruit. Een koper wiens Robin-gegevens reserveringen tonen maar geen echt gebruik, krijgt hier de ontbrekende helft.
De juridische pagina vermeldt de algemene voorwaarden, een SLA, een verwerkersovereenkomst, het document met technische en organisatorische maatregelen en een lijst met subverwerkers. Ze vermeldt ISO 27001:2022 en ISO 9001:2015. De bekeken pagina's tonen geen hostingregio en geen prijs. Het bedrijf contracteert vanuit Zwitserland, dat buiten de EU ligt maar onder een adequaatheidsbesluit van de EU valt.
Wat ROOMZ beter doet dan Robin
- Verwerkersovereenkomst, TOM-document en lijst met subverwerkers leesbaar op de openbare juridische pagina
- Eigen draadloze sensoren, dus gemeten gebruik staat naast reservering
- ISO 27001:2022 en ISO 9001:2015 vermeld door de leverancier
Waar ROOMZ een stap terug is ten opzichte van Robin
- Geen prijs en geen hostingregio op de bekeken pagina's
- Aanbod gericht op hardware, dus bij een uitrol met alleen software wordt er minder van gebruikt
Opvallend ten opzichte van Robin. Het publiceert zijn lijst met subverwerkers, verwerkersovereenkomst en TOM-document op de juridische pagina, waar Robin naar een apart addendum verwijst.
Het meest geschikt voor: kantoren die al ePaper-displays voor ruimtes en bureaus willen van één leverancier
Joan wordt gemaakt door Visionect d.o.o. in Ljubljana, een bedrijf dat in 2007 is opgericht en waarvan de ePaper-displayhardware als eerste kwam en de reserveringssoftware later volgde. De gepubliceerde prijs is op basis van gebruik: vanaf €49 per maand als basis, plus €0.99 per gebruiker per maand en €9.99 per apparaat per maand. Een koper die Robin vervangt door Joan koopt vooral displays bij deuren en bureaus, en moet verwachten dat de reserveringskant lichter is dan die van Robin.
Wat Joan beter doet dan Robin
- Gepubliceerde prijs op basis van gebruik, waarbij je alleen betaalt voor actieve modules
- Hardware en software van een leverancier die actief is sinds 2007
Waar Joan een stap terug is ten opzichte van Robin
- Prijs per gebruiker plus per apparaat is lastiger te voorspellen dan een vast bedrag
Opvallend ten opzichte van Robin. Het is de enige tool op deze pagina die is voortgekomen uit de eigen ePaper-displayhardware.
Het meest geschikt voor: operators van coworking en flexibele werkruimte die bureaureservering voor leden naast facturatie willen
OfficeRnD Flex is de coworkinghelft van een bedrijf met twee producten: Flex voor flexibele werkruimten en Workplace voor hybride kantoren. De module Desks boekt bureaus en andere middelen vanaf mobiele apparaten en binnen Slack, met wekelijkse planning. De coworkingvoorraad biedt visuele kaarten voor bureaus, ruimtes en parkeerplaatsen. Voor een bedrijf dat bureaus voor eigen medewerkers reserveert, is het Workplace-product de dichtstbijzijnde match met Robin. Deze pagina bekijkt alleen wat de Flex-pagina vermeldt.
OfficeRnD Limited is geregistreerd in North Shields, Verenigd Koninkrijk, met groepsentiteiten in Sofia en in Dover, Delaware. Het privacybeleid zegt dat Flex draait op AWS in Ierland, Singapore en Australië, dus de regio moet worden bevestigd. De bekeken pagina's tonen geen prijs, en de klantvoorwaarden waren niet bereikbaar. De contracterende entiteit voor een klant is dus niet geverifieerd.
Wat OfficeRnD Flex beter doet dan Robin
- Reservering binnen Slack, plus ervaringen voor Teams, Outlook en Google Workspace
- Voor leden zichtbare voorraadkaarten voor operators die bureaus aan buitenstaanders verkopen
Waar OfficeRnD Flex een stap terug is ten opzichte van Robin
- Product dat eerst op coworking is gericht, met facturatie- en ledenfuncties die een intern kantoor niet gebruikt
- Hosting kan in Singapore of Australië staan, en er bestaat een Amerikaanse groepsentiteit
Opvallend ten opzichte van Robin. Het combineert bureaureservering met coworkingfacturatie en voorraad, wat geen andere tool hier doet.
Wat er echt stukgaat als je overstapt
Het eerste wat misgaat, zijn de gegevens die je wilt meenemen.
De overeenkomst van Robin bepaalt dat jij eigenaar blijft van je klantgegevens, maar een reserveringsgeschiedenis is alleen nuttig als de nieuwe tool die kan importeren. Geen van de bekeken pagina's van Europese leveranciers beschrijft een importfunctie voor Robin. Exporteer wat je nodig hebt (reserveringen, gebruikers, lijsten van verdiepingen en bureaus) en bouw bureaus, buurten en regels met de hand opnieuw op. De kaarteditors verschillen, dus plattegronden die in de editor van Robin zijn getekend, worden opnieuw getekend en niet omgezet.
Het tweede is mensen en processen. Medewerkers kennen een reserveringsflow, een Teams- of Slack-commando en een incheckgewoonte, en elke tool verandert minstens één daarvan. deskbird en Flexopus bieden inchecken met QR-codes of Dock, Matrix Booking gebruikt QR en NFC, en Joan leunt op displays.
Contracten zijn het derde probleem. Controleer eerst de opzegdatum van Robin, want verlenging gaat automatisch. Vraag elke nieuwe leverancier of de voorwaarden je toestaan tussentijds aantallen te verlagen, want die van Robin doen dat niet.
Hoe moeilijk is het om Robin te verlaten vóór het einde van het contract?
Onder de master subscription agreement volgen de kosten de gekochte diensten. Betalingsverplichtingen zijn niet opzegbaar en betaalde kosten zijn niet terugbetaalbaar, dus de praktische uitgang is het einde van de looptijd. De overeenkomst wordt verlengd voor de kortste van de aflopende termijn of één jaar, tenzij een van de partijen minstens 30 dagen voor het einde schriftelijk opzegt. Dat betekent dat de opzegdatum de datum is om in je agenda te zetten, niet de verlengingsdatum.
Draai vóór die datum een pilot parallel aan Robin. Een Europese tool met een gepubliceerde prijs, zoals deskbird of Flexopus, kan op één verdieping worden uitgeprobeerd terwijl Robin overal anders blijft draaien. De reserveringsgeschiedenis die je voor de vergelijking nodig hebt, blijft in Robin tot het contract eindigt. De overeenkomst zegt ook dat Robin bij beëindiging meewerkt aan het vernietigen of teruggeven van de persoonsgegevens die het heeft verzameld. Leg de teruggave van gegevens dus schriftelijk vast in je eigen exitverzoek.
Gebruikt Robin onze reserveringsgegevens voor iets anders dan de dienst?
De overeenkomst zegt dat de klant de klantgegevens bezit, en staat Robin toe ze te gebruiken en openbaar te maken aan wie ze moet kennen, onder geheimhoudingsverplichtingen, om de diensten te leveren, te monitoren, te analyseren en te verbeteren, inclusief het maken van geaggregeerde, geanonimiseerde analyses en rapporten over gebruikspatronen. Die formulering is gebruikelijk in SaaS-overeenkomsten, maar het is een gebruiksrecht dat een Europese koper moet lezen naast zijn eigen ondernemingsraad en privacyverklaring.
Voor persoonsgegevens uit de EU of de EER verwijst de overeenkomst naar een aparte verwerkersovereenkomst of addendum. Vraag om de huidige versie, want de master subscription agreement op de site is laatst bijgewerkt op 1 oktober 2021. Vergelijk de lijst met subverwerkers en de clausules over gegevenslocatie met die van de Europese leveranciers, waarvan verschillende hun hostingregio op hun eigen pagina's vermelden.
Welke kies je
Kies deskbird als je 25 of meer vaste kantoorgebruikers hebt, SSO en SCIM in het instapabonnement wilt en een prijs wilt die je financeteam kan controleren. Kies Flexopus als veel mensen weinig bureaus delen, want facturatie per middel houdt de kosten vlak wanneer het aantal medewerkers verandert. Kies Mapiq als je de ruimteplanning en analyse van Robin gebruikt, en Matrix Booking als je een grote organisatie met meerdere locaties of een publieke organisatie runt die op middelen gebaseerde prijzen en data uitsluitend in de EU verkiest.
Spacewell en ROOMZ passen als gemeten bezetting belangrijker is dan het reserveringsscherm. Kies Spacewell voor een portefeuille met energie- en facilitaire behoeften, ROOMZ voor een kantoor dat sensoren wil van de reserveringsleverancier.
Joan, Yarooms en Yoffix passen bij smallere situaties: displays, receptie-aanmelding of een Microsoft 365-omgeving. OfficeRnD Flex is bedoeld voor operators van gedeelde ruimte. Als je kantoor groot is, je elke module van Robin gebruikt en je contract nog jaren loopt, is blijven en onderhandelen ook een redelijk antwoord.
Veelgestelde vragen
Voor de meeste bedrijven is dat deskbird: een Zwitsers platform met reservering van bureaus, ruimtes en parkeerplaatsen, SSO en SCIM, hosting uitsluitend in de EU en een gepubliceerde prijs per gebruiker. Flexopus past bij organisaties waar veel mensen weinig bureaus delen, omdat het per middel rekent. Mapiq is de dichtstbijzijnde match voor de ruimteplanning en analyse van Robin, en Matrix Booking past bij grote organisaties met veel locaties. De juiste keuze hangt af van het aantal medewerkers, het aantal bureaus en de modules die je gebruikt.
Robin Powered, Inc. is een Amerikaans bedrijf, en een Amerikaanse aanbieder kan volgens Amerikaans recht worden verplicht gegevens te verstrekken die het beheert, ongeacht waar de servers staan. De overeenkomst van Robin valt onder het recht van Massachusetts en biedt een verwerkersovereenkomst voor persoonsgegevens uit de EU en de EER. Of dat acceptabel is, is een risicobeslissing voor je functionaris voor gegevensbescherming. Een aanbieder die in Europa contracteert vermijdt de vraag, al is niet elke Europese tool hier een EU-bedrijf.
Twee van de tien tools op deze pagina doen dat. deskbird vermeldt zijn Business-abonnement op €2.75 per actieve gebruiker per maand bij jaarlijkse facturatie, of €3.50 bij maandelijkse facturatie, vanaf 25 gebruikers. Flexopus vermeldt Starter op €1.99 en Business op €3.49 per middel per maand, met onbeperkte gebruikers. Yarooms en Joan publiceren prijzen voor hun bezoekersmodules. De overige tools, Robin inbegrepen, geven een prijs na een gesprek.
Nee. Het platform van Robin verkoopt geen hardware en werkt met apparatuur van partners. deskbird, Flexopus en Matrix Booking werken met alleen reserveringen en inchecken. Sensoren zijn van belang als je gemeten gebruik naast gereserveerd gebruik wilt. ROOMZ is gebouwd rond de eigen draadloze sensoren, Spacewell en Mapiq integreren bezettingssensoren, en Flexopus verkoopt sensoren en ePaper-displays als aparte productlijnen.
Nee. deskbird en ROOMZ zijn Zwitsers, Matrix Booking en OfficeRnD Flex zijn Brits, en de rest zijn EU-bedrijven: Flexopus en Yoffix in Duitsland, Mapiq in Nederland, Spacewell in België, Yarooms in Roemenië en Joan in Slovenië. Zwitserland en het Verenigd Koninkrijk hebben beide een adequaatheidsbesluit van de EU, maar liggen buiten de EER. De contracterende entiteit is dus belangrijk als je beleid uitsluitend de EU voorschrijft.
Gerelateerde vergelijkingen
Over de auteur
Ontdek meer Europese alternatieven
Ontdek privacyvriendelijke Europese alternatieven voor andere populaire Amerikaanse techdiensten.