Beste Europese software voor digitale handtekeningen

#1 Yousign

Parijs, Frankrijk Opgericht in 2013 Vanaf ongeveer €9/maand Gratis proefperiode

Het meest geschikt voor: Franse en Europese bedrijven die eIDAS-ondertekening met een API willen

• Exploiterend bedrijf. Youtrust SAS (Yousign)
• Jurisdictie. EU (Frankrijk)
• Waar de gegevens staan. EU (Frankrijk)
• Onafhankelijke controles. eIDAS-conform, gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener
• Broncode. Closed source
• Vervangt. DocuSign, HelloSign

Yousign is voor een Europees bedrijf de meest complete algemene dienst voor digitale handtekeningen in deze categorie. eIDAS-compliance is hier het fundament en geen label. Daardoor hebben handtekeningen juridische status in de hele EU. De operationele functies bepalen of een uitrol standhoudt: templates, zodat terugkerende overeenkomsten niet telkens opnieuw worden opgebouwd, bulkondertekening om hetzelfde document naar veel mensen te sturen, workflowautomatisering voor reeksen met meerdere partijen en een audit trail die het echte bewijs vormt als een document ooit wordt aangevochten.

De API maakt er infrastructuur van in plaats van een tool. Contracten worden meestal ergens anders gegenereerd, in een CRM, een HR-systeem of een offertetool. Als je het ondertekenen daar start, in plaats van een pdf te downloaden en opnieuw te uploaden, heb je een proces in plaats van een gewoonte die wegslijt. Yousign ondersteunt dat goed.

Yousign zit in Parijs met opslag in Frankrijk, waardoor getekende documenten, zoals arbeidscontracten, commerciële voorwaarden en schikkingen, onder EU-rechtsmacht blijven met verwerking binnen de EER. De prijzen beginnen rond €9 per maand. De beperkingen: Yousign richt zich op ondertekenen en niet op identiteitsverificatie, dus een proces met diepgaande KYC combineert het met iets anders, en de QES-dekking is smaller dan die van Skribble.

Opvallende functie. Ondertekenen vanuit je eigen systemen: dankzij de API van Yousign gaat het contract de deur uit vanuit de tool die het heeft gegenereerd, en niet vanuit iemands downloadmap.

#2 Skribble

Zürich, Zwitserland Opgericht in 2018 Starter gratis (betalen per handtekening) / Team €23 / Pro €36 per gebruiker/maand excl. btw Gratis variant

Het meest geschikt voor: Bedrijven die het hoogste juridische niveau van handtekening nodig hebben

• Exploiterend bedrijf. Skribble AG
• Jurisdictie. Zwitserland (adequaatheidsbesluit, buiten de EER)
• Waar de data staan. Zwitserland
• Onafhankelijke controles. QES, AES en SES; eIDAS en ZertES
• Broncode. Closed source
• Vervangt. DocuSign, Adobe Sign

Skribble is de enige dienst hier die alle drie de eIDAS-niveaus dekt, SES, AES en QES. Dat is belangrijk, omdat het juridisch verschillende instrumenten zijn en geen kwaliteitsniveaus.

QES is het niveau dat in de hele EU hetzelfde juridische effect heeft als een handgeschreven handtekening en de bewijslast omkeert: wie de handtekening betwist, moet bewijzen dat die ongeldig is, in plaats van dat jij bewijst dat die echt is. Bij een document dat in een geschil duur zou zijn om te verliezen, is die omkering het hele punt.

Om daar te komen is identiteitsverificatie nodig op een niveau dat gelijkstaat aan het tonen van een paspoort. Skribble regelt dat via gekwalificeerde vertrouwensdienstverleners. Het praktische voordeel is dat je het niveau per document kunt kiezen: een gewone NDA met SES, een arbeidscontract met AES, een eigendoms- of bedrijfsdocument met QES, allemaal in één platform in plaats van drie.

Skribble AG werkt vanuit Zürich met Zwitserse hosting en voldoet aan zowel eIDAS als ZertES, de Zwitserse wet op handtekeningen. Dat is echt nuttig voor een bedrijf dat tekent met zowel Zwitserse als EU-tegenpartijen, wat anders twee aanbieders betekent. Zwitserland valt onder een adequaatheidsbesluit en niet onder verwerking binnen de EER.

Er is een gratis Starter-abonnement dat per handtekening rekent, daarna Team voor €23 en Pro voor €36 per gebruiker per maand, exclusief btw. Wat je moet overwegen: prijzen in Zwitserse frank voor kopers buiten Zwitserland, en QES-identiteitsverificatie geeft de ondertekenaar echte wrijving, wat bij dat niveau hoort en geen fout van Skribble is.

Opvallende functie. Drie juridische niveaus in één platform: Skribble is de enige dienst hier waar een gewone NDA en een gekwalificeerd bedrijfsdocument via hetzelfde account kunnen worden ondertekend.

#3 Signicat

Trondheim, Noorwegen Opgericht in 2007 Prijs op maat Demo op aanvraag

Het meest geschikt voor: Grote ondernemingen waar identiteitsverificatie net zo zwaar weegt als ondertekenen

• Exploiterend bedrijf. Signicat
• Jurisdictie. EER, niet EU (Noorwegen)
• Waar de gegevens staan. EER
• Onafhankelijke controles. eIDAS, ondersteuning van de EU Digital Identity Wallet
• Broncode. Closed source
• Vervangt. DocuSign, OneSpan

Signicat ziet identiteit als het product en ondertekenen als een van de dingen die je ermee doet. Dat is de juiste nadruk: een handtekening is net zo sterk als de identiteitscontrole erachter, en cryptografie kan een handtekening die iedereen had kunnen zetten niet redden. Signicat biedt elektronische handtekeningen naast KYC, authenticatie en identiteitsverificatie. Voor een bank, een verzekeraar of elk gereguleerd bedrijf is dat één platform in plaats van drie integraties.

Het onderscheidende vermogen is het gebruik van identiteiten die mensen al hebben. Dankzij de integratie van de Noorse BankID kan een Noorse ondertekenaar zich identificeren met bankgegevens die diegene al vertrouwt en dagelijks gebruikt. Dat haalt de wrijving weg die ondertekenen met hoge zekerheid zo lastig maakt: niemand hoeft een nieuw inlogmiddel aan te schaffen om één document te tekenen. Signicat ondersteunt ook de EU Digital Identity Wallet, waar deze hele categorie naartoe gaat zodra lidstaten die uitrollen.

Signicat werkt sinds 2007 vanuit Trondheim, en zit daarmee in de EER, waar de AVG volledig geldt. Het is eIDAS-conform met ondersteuning voor gekwalificeerde handtekeningen.

De prijzen zijn maatwerk, omdat identiteitsverificatie per controle wordt geprijsd en niet per gebruiker. Dat is het juiste model voor het product, maar het is lastiger te vergelijken met een maandabonnement. De overwegingen volgen uit de positionering: dit is enterprise-software met een verkoopproces, gericht op gereguleerde organisaties en niet op een klein team dat vanmiddag een contract wil tekenen.

Opvallende functie. Ondertekenen met een identiteit die mensen al hebben: Signicat is de enige dienst hier waar een Noor tekent met zijn bank-ID in plaats van een nieuw inlogmiddel aan te schaffen.

#4 SignRequest

Amsterdam, Nederland Opgericht in 2014 Gratis variant / vanaf ongeveer €7/maand Gratis variant

Het meest geschikt voor: Kleine teams die ondertekenen moeiteloos willen maken voor de andere partij

• Exploiterend bedrijf. SignRequest
• Jurisdictie. EU (Nederland)
• Waar de data staan. EU
• Onafhankelijke controles. eIDAS-conform
• Broncode. Closed source
• Vervangt. DocuSign, HelloSign

SignRequest is gebouwd rond de observatie die bepaalt of digitaal ondertekenen echt werkt: degene die het proces afbreekt, ben bijna nooit jijzelf. Een wederpartij die een account moet aanmaken, iets moet installeren of een interface moet uitpluizen, vraagt in plaats daarvan om een pdf om te printen en te scannen, en dan is de hele oefening mislukt. SignRequest optimaliseert sterk voor die externe ondertekenaar: link openen, tekenen, klaar. Eenvoud op dat punt is meer waard dan welke functielijst ook.

Voor de verzendende kant dekt het wat een klein team nodig heeft: templates voor terugkerende documenten, teamfuncties voor gedeeld overzicht, een API om ondertekenen vanuit andere systemen te starten en integraties met gangbare bedrijfstools. eIDAS-compliance geeft de handtekeningen juridische status in de hele EU.

SignRequest werkt vanuit Amsterdam met verwerking in de EU, waardoor getekende documenten onder Europese rechtsmacht blijven met verwerking binnen de EER. Er is een gratis variant met betaalde abonnementen vanaf ongeveer €7 per maand, de laagste hier. Voor een klein team dat maandelijks een handvol documenten tekent, kan de gratis variant volstaan. De beperkingen zijn de reikwijdte: geen QES, minder diepgang bij identiteitsverificatie dan Signicat en minder workflowfuncties dan Yousign voor complexe reeksen met meerdere partijen.

Opvallende functie. Niets te installeren voor de andere partij: SignRequest haalt de stap weg waarop de wederpartij afhaakt en jou vraagt om in plaats daarvan een pdf te sturen.

#5 Scrive

Stockholm, Zweden Opgericht in 2010 Abonnementen en enterprise-prijzen op aanvraag Neem contact op met sales

Het meest geschikt voor: Noordse bedrijven die klanten willen laten ondertekenen met de eID die ze al hebben

• Exploiterend bedrijf. Scrive AB
• Jurisdictie. EU (Zweden)
• Waar de gegevens staan. EU (Zweden)
• Onafhankelijke controles. Gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener onder eIDAS
• Broncode. Closed source
• Vervangt. DocuSign, Adobe Sign

Scrive is een gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener onder eIDAS die zijn product heeft gebouwd rond een specifiek Noordse realiteit: in Zweden, Noorwegen, Denemarken en Finland heeft bijna iedereen al een door de staat gedekte digitale identiteit voor bankieren en belasting. Hen vragen om in plaats daarvan met een muis een handtekening te tekenen is een stap terug, zowel in veiligheid als in gemak.

Daarom ondertekent Scrive native met de Zweedse BankID, de Noorse BankID, de Deense MitID en het Finse Trust Network. De ondertekenaar authenticeert met de methode die diegene elke week gebruikt, de identiteit wordt cryptografisch vastgesteld in plaats van aangenomen op basis van een e-mailadres, en het voltooide document bevat bewijs dat een rechtbank accepteert. Alle drie de eIDAS-niveaus worden ondersteund, dus hetzelfde platform dekt een gewone interne goedkeuring en een contract waarvoor een gekwalificeerde handtekening nodig is.

Scrive AB werkt sinds 2010 vanuit Stockholm en meldt meer dan 10,000 klanten in meer dan 50 landen. De prijzen worden op aanvraag opgegeven en niet gepubliceerd, wat lastig is voor een klein team dat het wil beoordelen. Het zwaartepunt ligt in de Noordse landen: buiten die markten verdwijnt het eID-voordeel grotendeels en concurreert het op gewone voorwaarden voor digitale handtekeningen.

Opvallende functie. Klanten tekenen met de BankID die ze voor hun bank gebruiken: geen getekend krabbeltje en geen twijfel over wie heeft getekend.

#6 Penneo

Kopenhagen, Denemarken Opgericht in 2014 Gepubliceerde abonnementen Neem contact op met sales

Het meest geschikt voor: Accountants, advocaten en financiële bedrijven met een terugkerende ondertekenworkflow

• Exploiterend bedrijf. Penneo A/S
• Jurisdictie. EU (Denemarken)
• Waar de gegevens staan. EU (Denemarken)
• Onafhankelijke controles. AVG, eIDAS
• Broncode. Closed source
• Vervangt. DocuSign, Adobe Sign

Penneo is gebouwd rond het specifieke werkleven van gereguleerde beroepen en niet rond ondertekenen in het algemeen. Een accountantskantoor tekent niet af en toe één contract. Het verzamelt handtekeningen en documenten van honderden klanten in een cyclus die wordt bepaald door rapportagedeadlines, en het werk bestaat uit mensen achterna zitten, niet uit het zetten van handtekeningen.

Dat bepaalt het product: ondertekenen zit naast gestructureerde gegevensverzameling, zodat dezelfde flow die een handtekening ophaalt ook de identiteitsdocumenten en verklaringen verzamelt die de opdracht vereist, met een audit trail die vastlegt wie wat wanneer heeft getekend. Voor een kantoor aan wie de toezichthouder die vraag uiteindelijk zal stellen, is het automatisch laten genereren van het antwoord de waarde.

Penneo A/S is in 2014 opgericht in Kopenhagen en meldt dat meer dan 3,500 accountantskantoren, advocatenkantoren en financiële instellingen het gebruiken, met een bijzondere sterkte in Denemarken, Noorwegen en België. De prijzen worden gepubliceerd als abonnementen, wat transparanter is dan bij het grootste deel van deze categorie. De beperkingen volgen uit de focus: het is gericht op professionele dienstverlening en niet op algemeen zakelijk ondertekenen, en de marktaanwezigheid is Noords en Benelux in plaats van pan-Europees.

Opvallende functie. Het verzamelt de identiteitsdocumenten in dezelfde flow als de handtekening, en dat is de echte taak in een gereguleerd kantoor.

#7 Namirial

Senigallia, Italië Enterprise-prijzen op aanvraag Neem contact op met sales

Het meest geschikt voor: Organisaties die gekwalificeerde handtekeningen nodig hebben in meerdere Europese landen

• Exploiterend bedrijf. Namirial S.p.A.
• Jurisdictie. EU (Italië)
• Waar de data staan. EU
• Onafhankelijke controles. Gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener in Italië, Spanje en Frankrijk
• Broncode. Closed source
• Vervangt. DocuSign, Adobe Sign, OneSpan

Namirial is een vertrouwensdienstverlener en geen app voor digitale handtekeningen, en dat onderscheid bepaalt wat de handtekeningen waard zijn. Het is gecertificeerd als gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener onder eIDAS in Italië, Spanje en Frankrijk, wat betekent dat het gekwalificeerde elektronische handtekeningen kan uitgeven. Dat is het niveau dat in de hele EU hetzelfde juridische gewicht heeft als een handgeschreven handtekening, en het niveau dat de meeste tools voor digitale handtekeningen niet halen.

Voor een organisatie die in meerdere Europese landen actief is, is het praktische onderscheid dat Namirial in meer dan één rechtsgebied QTSP is. De eisen voor gekwalificeerde handtekeningen worden nationaal uitgevoerd, ook al is de standaard Europees, en met een aanbieder die in slechts één land is gecertificeerd moet je per markt een andere leverancier samenstellen.

Namirial S.p.A. werkt vanuit Italië over de bredere stack van vertrouwensdiensten: identiteitsverificatie, certificaten, tijdstempels en archivering naast ondertekenen. Dat past bij een onderneming die de hele keten bij één aansprakelijke aanbieder wil. De prijzen zijn enterprise en op aanvraag, zonder zelfbedieningsroute, en door de breedte krijg je meer product dan een bedrijf dat simpelweg contracten getekend wil krijgen zal gebruiken.

Opvallende functie. Gekwalificeerde status in drie landen tegelijk: het handtekeningniveau dat de meeste tools hier helemaal niet kunnen uitgeven.

#8 sproof

Puch bei Hallein (Salzburg), Oostenrijk Privé gratis / Single €15/maand (1 gebruiker, 100 AES + 10 QES per jaar) / Team €170/maand (10 gebruikers, 1,200 AES + 120 QES per jaar), jaarlijks gefactureerd, excl. btw / Enterprise op aanvraag Gratis abonnement voor particulieren, studenten en verenigingen; gratis proefperiode van 14 dagen voor betaalde abonnementen

Het meest geschikt voor: Particulieren en kleine teams die handtekeningen geteld willen zien in plaats van gebruikers verkocht

• Exploiterend bedrijf. sproof GmbH
• Jurisdictie. EU (Oostenrijk)
• Waar de gegevens staan. Europa, in datacenters met ISO 27001-certificering; hostingaanbieder en land niet genoemd door sproof
• Onafhankelijke controles. ISO 27001 (opgegeven door sproof); zelf niet op de Oostenrijkse EU-vertrouwenslijst; QES via geïntegreerde eID-aanbieders
• Broncode. Closed source
• Vervangt. DocuSign, Adobe Acrobat Sign

sproof GmbH is geregistreerd in Puch bei Hallein bij Salzburg onder FN 520262t bij het Landesgericht Salzburg, en het colofon noemt geen moederbedrijf. In een categorie waarin de helft van de bekende namen inmiddels onder een holding elders valt, is een Oostenrijks bedrijf dat nog van zichzelf is het vermelden waard.

Het prijsmodel is het ongewone deel. In plaats van gebruikers te verkopen en niets te meten, verkoopt sproof tegoeden: Single voor €15 per maand dekt één gebruiker met 100 geavanceerde en 10 gekwalificeerde handtekeningen per jaar, Team voor €170 per maand dekt tien gebruikers met 1,200 geavanceerde en 120 gekwalificeerde, beide jaarlijks gefactureerd en exclusief btw, met Enterprise op aanvraag.

Er is een echt gratis abonnement voor privégebruik, studenten en verenigingen, en een proefperiode van veertien dagen voor de betaalde abonnementen. Een team met een laag volume weet de rekening voor het jaar vooraf, een druk team moet nagaan of 100 handtekeningen ook maar in de buurt komt.

Er ontbreken twee dingen en beide tellen hier. sproof beschrijft zijn hosting als datacenters met ISO 27001-certificering in Europa en noemt noch het land noch de aanbieder. Voor een tool die wordt verkocht op Europese gegevensverwerking is dat de ene zin die een koper afgemaakt wil zien.

En sproof staat niet op de Oostenrijkse vertrouwenslijst: gekwalificeerd ondertekenen loopt via de eID-aanbieders die in de eID-hub zijn geïntegreerd en niet via sproof zelf. Het publiceert ook geen oprichtingsjaar. SES, AES en QES worden alle drie gedekt, en er is een REST API.

Opvallende functie. Handtekeningen worden geteld en niet alleen gebruikers: voor €15 per maand krijgt één gebruiker 100 geavanceerde en 10 gekwalificeerde handtekeningen voor het jaar.

#9 FP Sign

Berlijn, Duitsland Business €24.90 per gebruiker/maand (looptijd van 12 maanden) / Enterprise Light €242/maand voor 20 gebruikers / Enterprise Starter €6,900/jaar voor maximaal 50 gebruikers / Premium op aanvraag; alles excl. btw; QES €1.50 per handtekening bij de kleinere abonnementen Gratis abonnement: 1 gebruiker gedurende 30 dagen, verloopt automatisch, geen creditcard

Het meest geschikt voor: Duitse organisaties die hun documenten op Duitse hardware willen, tegen een gepubliceerde prijs

• Exploiterend bedrijf. FP Digital Business Solutions GmbH
• Jurisdictie. EU (Duitsland)
• Waar de gegevens staan. Duitsland, in de eigen cloud van FP Sign in Duitse datacenters met BSI-certificering (beheerder niet genoemd)
• Onafhankelijke controles. ISO 27001, BSI C5 (opgegeven door FP Sign)
• Broncode. Closed source
• Vervangt. DocuSign, Adobe Acrobat Sign

FP Sign wordt gerund door FP Digital Business Solutions GmbH in Berlijn, een dochteronderneming van Francotyp-Postalia Holding AG. De eigendomsketen verlaat Duitsland dus niet bij de eerste stap, en dat is meer dan het grootste deel van deze categorie voor elkaar krijgt. Het dekt alle drie de eIDAS-niveaus, SES, AES en QES.

De infrastructuur is de reden dat het hier zo hoog staat. FP Sign zegt dat documenten worden bewaard in de eigen cloud in Duitse datacenters die door de BSI zijn gecertificeerd, het Duitse federale bureau voor informatiebeveiliging, en het heeft ISO 27001 en BSI C5.

Dat is een ander aanbod dan een Europees bedrijf dat Amerikaanse capaciteit huurt: het bedrijf, de cloud en de hardware zitten allemaal in één rechtsgebied. Het gat in het verhaal is dat FP Sign niet noemt wie die datacenters beheert, en dat het zelf niet op de Duitse vertrouwenslijst staat. De gekwalificeerde aanbieder die de certificaten achter QES uitgeeft, blijft ook ongenoemd.

De prijzen worden volledig gepubliceerd, wat in deze categorie ongebruikelijk genoeg is om een functie te heten: Business voor €24.90 per gebruiker per maand met een looptijd van twaalf maanden, Enterprise Light voor €242 per maand voor twintig gebruikers, Enterprise Starter voor €6,900 per jaar voor maximaal vijftig, Premium op aanvraag, alles exclusief btw, waarbij QES bij de kleinere abonnementen €1.50 per handtekening kost.

Een gratis abonnement voor één gebruiker loopt dertig dagen en verloopt vanzelf, zonder kaart. De verplichting is de keerzijde: bij het Business-abonnement is er geen maandelijkse instap, en een team dat veel tekent moet de QES-rekensom maken voordat het zich voor een jaar vastlegt.

Opvallende functie. De keten blijft in één land: een Berlijns bedrijf onder een Duitse moedermaatschappij, met de documenten in de eigen cloud in Duitse datacenters.

#10 inSign

Marzling, Duitsland Opgericht in 2022 inSign 365 €24.90 per gebruiker/maand jaarlijks gefactureerd of €26.90 maandelijks, excl. btw, minimale looptijd van 12 maanden / inSign connect (API) en enterprise op aanvraag; QES tegen een toeslag Gratis testaccount, geen creditcard

Het meest geschikt voor: Duitse bedrijven die de ondertekensoftware liever zelf draaien

• Exploiterend bedrijf. inSign GmbH
• Jurisdictie. EU (Duitsland)
• Waar de gegevens staan. Duitsland, in het datacenter van een Duitse aanbieder (aanbieder niet genoemd); on-premise-optie voor inSign enterprise
• Onafhankelijke controles. ISO 27001; BITMi-labels "Software Hosted in Germany" en "Software Made in Germany"
• Broncode. Closed source
• Vervangt. DocuSign, Adobe Acrobat Sign

inSign is het antwoord op een vraag die de rest van deze categorie niet kan beantwoorden: wat als je niemands woord over de hosting wilt aannemen. inSign enterprise kan on-premise worden geïnstalleerd, zodat de documenten op hardware staan die de klant beheert en er geen cloud van een leverancier aan te pas komt. Voor een ziekenhuis, een verzekeraar of een overheidsinstantie met een regel daarover bepaalt dat alleen al de shortlist.

Het gehoste product draait in het datacenter van een Duitse aanbieder, al noemt inSign die aanbieder niet. inSign GmbH zit in Marzling in Beieren en is eind 2022 opgericht, toen het product werd afgesplitst van iS2 AG, waar het in 2011 was gebouwd. De eigenaar is BSI Business Systems Integration Deutschland GmbH, waarvan de moedermaatschappij BSI Software AG in Dättwil, Zwitserland, is.

Europees eigendom dus, maar één stap buiten de EU. Het heeft ISO 27001, naast de BITMi-labels "Software Hosted in Germany" en "Software Made in Germany".

inSign 365 kost €24.90 per gebruiker per maand jaarlijks gefactureerd of €26.90 maandelijks, exclusief btw, met een minimale looptijd van twaalf maanden; inSign connect, de REST API, en de enterprise-uitvoeringen zijn op aanvraag. Een gratis testaccount vraagt geen kaart.

Wat niet vaststaat: QES kent een toeslag die niet wordt gepubliceerd, en die komt van een samenwerkingspartner die inSign niet noemt. inSign staat zelf niet op de Duitse vertrouwenslijst. Een koper die gekwalificeerde handtekeningen nodig heeft, moet vragen wie die partner is voordat hij de twaalf maanden tekent.

Opvallende functie. De on-premise-uitvoering: de enige optie hier waarbij de getekende documenten op hardware kunnen blijven die van jou is.

#11 Legalesign

Cambridge, Verenigd Koninkrijk Opgericht in 2012 Pay as you go £1.50 per verzonden document / Solo Basic £10/maand / Solo Pro £25/maand / Team £15 per gebruiker/maand (2-5 gebruikers), excl. btw / 5+ gebruikers en Enterprise op aanvraag 14 dagen gratis proberen, geen creditcard nodig

Het meest geschikt voor: Britse organisaties die opslag in het Verenigd Koninkrijk willen en pay-as-you-go-facturatie

• Exploiterend bedrijf. Legalesign Limited
• Jurisdictie. Verenigd Koninkrijk (adequaatheidsbesluit, buiten de EER)
• Waar de gegevens staan. Verenigd Koninkrijk, op Amazon Web Services
• Onafhankelijke controles. ISO 27001 (sinds 2016), Cyber Essentials Plus
• Broncode. Closed source
• Vervangt. DocuSign, Adobe Acrobat Sign

Legalesign Limited is op 28 mei 2012 opgericht, is in Glasgow geregistreerd als SC425013 en werkt vanuit het St John's Innovation Centre in Cambridge. Het register van personen met aanmerkelijk belang vermeldt drie personen die elk tussen 25% en 50% bezitten: geen bedrijfsmoeder en geen private equity. In een categorie die momenteel wordt geconsolideerd is dat een echt onderscheid en geen marketingzin.

Het is ook het goedkoopst en het meest flexibel qua prijs. Pay as you go kost £1.50 per verzonden document zonder iets af te sluiten, en het is hier de enige tool die puur wordt gefactureerd op wat je verstuurt.

Verder kost Solo Basic £10 per maand, Solo Pro £25 en Team £15 per gebruiker per maand voor twee tot vijf gebruikers, alles exclusief btw, waarbij vijf of meer gebruikers en Enterprise op aanvraag zijn. Een proefperiode van veertien dagen vraagt geen kaart. Legalesign heeft ISO 27001 sinds 2016 en Cyber Essentials Plus.

De reden dat het hier laatste staat is rechtsmacht en infrastructuur, de twee dingen die deze gids als eerste weegt.

Het Verenigd Koninkrijk valt buiten de EER en onder een adequaatheidsbesluit in plaats van verwerking binnen de EER, dus een koper met een harde regel over vestiging in de EU houdt bij die grens op.

En Legalesign draait op Amazon Web Services, een Amerikaanse aanbieder, zonder een regio te noemen. De bewering dat alle data in het Verenigd Koninkrijk wordt opgeslagen en verwerkt staat op een marketingvergelijkingspagina en niet in het privacybeleid of de verwerkersovereenkomst, wat het verkeerde document is voor een toezegging van die aard. QES wordt, wanneer nodig, uitgegeven door Digidentity en niet door Legalesign.

Opvallende functie. £1.50 per document zonder iets af te sluiten: de enige tool hier die puur factureert op wat je verstuurt.

#12 Autenti

Poznań, Polen Opgericht in 2012 PRO €20/maand jaarlijks gefactureerd (€30 maandelijks) / PREMIUM €35/maand jaarlijks gefactureerd (€55 maandelijks), 1 gebruiker, exclusief btw / Corporate en Enterprise op aanvraag 14 dagen gratis proberen, geen creditcard nodig

Het meest geschikt voor: Bedrijven die naast bewijs van ondertekening ook bewijs van bezorging nodig hebben

• Exploiterend bedrijf. Autenti S.A.
• Jurisdictie. EU (Polen)
• Waar de gegevens staan. EER, in datacenters die onder Europees recht vallen; land en beheerder niet genoemd door Autenti
• Onafhankelijke controles. QTSP op de Poolse EU-vertrouwenslijst voor gekwalificeerde elektronische geregistreerde bezorging en gekwalificeerde validatie (niet voor handtekeningcertificaten); ISO/IEC 27001, ISO 22301
• Broncode. Closed source
• Vervangt. DocuSign, Adobe Acrobat Sign

Autenti staat op de Poolse EU-vertrouwenslijst als gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener, en het loont om te lezen waarvoor, omdat de marketingverkorting het onderscheid verbergt.

Autenti is gekwalificeerd voor elektronische geregistreerde bezorging, verleend in maart 2024, en voor gekwalificeerde validatie, verleend in maart 2026. Het is niet gekwalificeerd om handtekeningcertificaten uit te geven: QES op het platform komt van InfoCert, SimplySign of mSzafir. De gekwalificeerde status is dus echt en onafhankelijk verleend, en hij dekt iets anders dan ondertekenen.

Dat andere is nuttig. Gekwalificeerde geregistreerde bezorging is het eIDAS-equivalent van aangetekende post: bewijs van wat is verstuurd, aan wie, en wanneer het is aangekomen, met hetzelfde wettelijke vermoeden. De meeste tools in deze categorie bewijzen dat een document is getekend en laten de bezorging aan e-mail over. Autenti heeft ook ISO/IEC 27001 en ISO 22301, de standaard voor bedrijfscontinuïteit, waar weinig concurrenten werk van maken.

Autenti S.A. werkt vanuit Poznań en handelt sinds 2012, toen het werd geregistreerd als Autenti Sp. z o.o.; in juni 2026 is het omgezet in een naamloze vennootschap.

De prijzen per gebruiker worden gepubliceerd: PRO voor €20 per maand jaarlijks gefactureerd of €30 maandelijks, PREMIUM voor €35 jaarlijks gefactureerd of €55 maandelijks, elk voor één gebruiker, exclusief btw, waarbij Corporate en Enterprise op aanvraag zijn.

Er is een proefperiode van veertien dagen en er wordt geen kaart gevraagd. Het zwakke punt is de locatie: Autenti zegt dat zijn data in de EER staat in datacenters die onder Europees recht vallen, en noemt noch het land noch de beheerder. Voor een koper die Europese tools op de shortlist zet om te weten waar de documenten staan, is dat de zin die afgemaakt moet worden.

Opvallende functie. Gekwalificeerde geregistreerde e-bezorging: Autenti staat op een vertrouwenslijst om te bewijzen dat een document is aangekomen, en niet alleen om het te ondertekenen.