Beste Europese alternatieven voor DocuSign

Waarom mensen DocuSign verlaten

Niemand verlaat Docusign omdat het ondertekenen mislukte. Het is het meest gebruikte product voor overeenkomsten ter wereld, met 1.9 miljoen betalende klanten in meer dan 180 landen, en de verzendervaring is de maatstaf waaraan elke concurrent wordt gemeten.

Mensen vertrekken wanneer ze hun eigen factuur naast wat eIDAS echt vereist leggen. Europa erkent drie verschillende handtekeningen: eenvoudig, geavanceerd en gekwalificeerd.

Docusign neemt de eenvoudige op in elk abonnement, zet de geavanceerde achter het Advanced-pakket met alleen prijs op aanvraag, en verkoopt de gekwalificeerde als add-on voor €10 per ontvanger. Daarbovenop worden de enveloppen gerantsoeneerd: 100 per gebruiker per jaar bij Standard voor €23 en bij Business Pro voor €38, vijf per maand bij het Personal-abonnement van €9.

Het argument dat je elders leest, dat Docusign Europese data niet rechtmatig kan verwerken, kun je beter laten varen voordat je begint. Docusign heeft door EU-toezichthouders goedgekeurde Binding Corporate Rules, ISO 27001:2022-certificering voor het hele bedrijf, SOC 1- en SOC 2 Type 2-rapporten, PCI-DSS, de Duitse C5-attestatie en het Australische IRAP. Als je vertrekt, vertrek dan om wat het abonnement bevat en niet om een compliance-verhaal dat een blik in het trust center niet overleeft.

• Het juridische niveau is een aparte aankoop Eenvoudige elektronische handtekeningen zitten in elk Docusign-abonnement. Geavanceerde zitten alleen in het Advanced-pakket, dat een prijs op aanvraag heeft en gericht is op vijftig gebruikers en meer. Gekwalificeerde handtekeningen, die in de hele EU hetzelfde rechtsgevolg hebben als inkt en de bewijslast leggen bij wie ze betwist, kosten €10 per ontvanger bij Standard en Business Pro. Een gekwalificeerde ondertekening met tien partijen is een kostenpost van €100 bovenop de licenties.
• Enveloppen worden per jaar gerantsoeneerd Standard en Business Pro staan allebei 100 enveloppen per gebruiker per jaar toe. Dat zijn er acht per maand, en het werk met overeenkomsten komt niet met acht per maand binnen: het komt in twee weken contractverlengingen gevolgd door drie rustige. Teams ontdekken het plafond midden in die drukke twee weken, het slechtst denkbare moment om met een accountmanager te praten.
• Je betaalt per licentie voor een taak per document Ondertekenen gaat in vlagen en is ongelijk verdeeld. De finance lead verstuurt veertig overeenkomsten per kwartaal en de twee mensen die ze medeondertekenen versturen er geen, maar alle drie hebben een licentie nodig om in het account te zitten. Verschillende tools hier worden per handtekening geprijsd of hebben een gratis variant voor incidentele verzenders, zodat mensen die documenten alleen ontvangen niets meer kosten.
• eSignature is nu de ingang naar een groter platform Docusign omschrijft zijn categorie nu als Intelligent Agreement Management, met ondertekenen als eerste stap richting contractlevenscyclusbeheer, overeenkomstdata en workflow. Als je organisatie die kant op gaat, is blijven een redelijke keuze. Als je een product kocht dat een handtekening op een pdf zet, ben je nu een kleine huurder in iets aanzienlijk groters, en de roadmap wordt niet voor jou geschreven.

Wat je moet vervangen, niet alleen evenaren

Schrijf voordat je iets prijst op welk eIDAS-niveau je documenten echt nodig hebben, want die ene beslissing elimineert het grootste deel van deze lijst en het is de vraag die de eigen abonnementsvergelijking van Docusign het moeilijkst te beantwoorden maakt.

De meeste zakelijke papieren, zoals NDA's, orderbevestigingen en interne goedkeuringen, zijn prima op eenvoudig niveau, wat alles hier kan en waar niemand extra voor rekent. Arbeidscontracten, aktes en alles wat een toezichthouder inspecteert willen meestal geavanceerd of gekwalificeerd, en daar lopen de prijsmodellen hevig uiteen. Gekwalificeerd ondertekenen sleept ook een identiteitscontrole met zich mee: iemand moet één keer aantonen dat de ondertekenaar is wie hij beweert te zijn, op een niveau dat gelijkstaat aan een paspoort.

Er zijn dus drie taken, niet één: het juridische niveau, de verzendmachinerie eromheen (sjablonen, bulkverzending, webformulieren, betalingen innen) en de identiteitsverificatie eronder. Skribble beantwoordt de eerste, Yousign de tweede, Signicat de derde, en SignRequest geen van alle drie, maar laat de tweede taak verdwijnen voor de persoon aan de andere kant.

De alternatieven vergeleken

Hoe elk alternatief zich verhoudt tot DocuSign

Wat er echt stukgaat als je overstapt

Exporteer het bewijs, niet alleen de bestanden. Een ondertekende pdf is op zichzelf afdwingbaar, maar het voltooiingscertificaat (wie het opende, vanaf waar, wanneer en wat hun werd getoond) staat in het Docusign-account en verdwijnt ermee. Download beide voor elke overeenkomst die nog binnen de termijn voor betwisting valt voordat je het abonnement opzegt.

Sjablonen migreren niet mee. Elk Docusign-sjabloon is een indeling van velden, rollen en routeringsregels uitgedrukt in het eigen model van Docusign, en geen enkele tool hier importeert ze. Tel hoeveel je er echt gebruikt, wat voor de meeste organisaties vier of vijf is en niet de veertig in de lijst, en bouw die op een middag met de hand opnieuw op.

En controleer het eigendom van je shortlist aan je eigen inkoopregel voordat je die presenteert, niet erna. SignRequest is van Box, Skribble is Zwitsers en geen EU, en Signicat is Noors en dus EER. Alle drie zijn verdedigbare antwoorden; alle drie zijn het verkeerde antwoord op een regel die zegt "gevestigd in een EU-lidstaat", en dat ontdekken in de goedkeuringsvergadering is te voorkomen.

Is Docusign in Europa echt een compliance-probleem?

Minder dan het internet suggereert. Docusign opereert onder Binding Corporate Rules die zijn goedgekeurd door EU-gegevensbeschermingsautoriteiten, een doorgiftemechanisme dat staat of valt met goedkeuring van de toezichthouder en niet met zelfcertificering. Daarnaast heeft het ISO 27001:2022 voor het hele bedrijf, SOC 1 en SOC 2 Type 2, PCI-DSS, de Duitse C5-catalogus en het Australische IRAP.

Wat dat niet doet, is Docusign een Europees bedrijf maken, en er zijn inkoopregels die om vestiging vragen en niet om certificaten. Als de jouwe dat doet, beantwoordt geen hoeveelheid papierwerk dat en ga je op zoek naar een andere leverancier. Als de jouwe om aantoonbare waarborgen vraagt, heeft Docusign er meer gedocumenteerd dan de meeste leveranciers op deze pagina.

De eerlijke samenvatting is dat compliance de zwakste reden is om Docusign te verlaten en de prijs van het juridische niveau de sterkste. Pagina's die met de eerste openen, ontwijken meestal de tweede.

Wat kost een gekwalificeerde handtekening echt, aan beide kanten?

Bij Docusign €10 per ontvanger op Standard of Business Pro, bovenop de licentie. Geavanceerde handtekeningen worden op dat niveau helemaal niet verkocht; ze komen met de Advanced-abonnementen, die op aanvraag geprijsd zijn in plaats van vermeld en gericht zijn op vijftig gebruikers en meer.

Bij Skribble kost dezelfde klasse handtekening €5 per stuk, €3 voor een geavanceerde, zonder abonnement op de gratis Starter-variant, of is gebundeld: Team voor €23 per gebruiker per maand bevat 72 geavanceerde of gekwalificeerde handtekeningen per gebruiker per jaar met extra's voor €2.50 geavanceerd en €4.50 gekwalificeerd, en Pro voor €36 bevat er 120 met extra's voor €2 en €4.

Er is een eenmalige identiteitscontrole van €24.50 per ondertekenaar, vijf jaar geldig, en dat is het deel dat mensen vergeten te begroten.

Laat je echte volume door beide lopen. Voor een organisatie die twintig gekwalificeerde documenten per jaar ondertekent is het verschil klein; voor een die er tweehonderd ondertekent is het de hele business case.

Hoeveel van deze lijst is echt in Europees bezit?

Drie van de vier, en de uitzondering telt. Skribble AG zit in Zürich, wat Zwitsers is en geen EU: een adequaatheidspositie, buiten zowel de EU als de Verenigde Staten. Yousign, dat nu onder de naam Youtrust opereert, is Frans en heeft ANSSI-certificeringen. Signicat opereert sinds 2007 vanuit Trondheim, wat EER is maar niet EU, een onderscheid waar alleen sommige inkoopformulieren om geven.

SignRequest is in Nederland gebouwd en is sinds februari 2021 eigendom van Box, Inc. uit Redwood City, Californië, dat er $55 miljoen voor betaalde. Het product draait nog steeds vanuit Nederland en het team is nog steeds Nederlands. Het moederbedrijf is Amerikaans.

Als je reden om Docusign te verlaten is dat een Amerikaans bedrijf je ondertekende overeenkomsten niet zou moeten beheren, lost SignRequest dat niet op. Als je reden de prijs van het juridische niveau is, lost het dat heel goedkoop op. Bepaal welke zin jou beschrijft voordat je een shortlist maakt.

Blijven ondertekende documenten geldig nadat we van leverancier wisselen?

Ja. Een voltooide handtekening is een eigenschap van het document en de audit trail ervan, niet van het account dat haar heeft voortgebracht. Contracten die via Docusign zijn ondertekend blijven afdwingbaar nadat je stopt met betalen aan Docusign, precies zoals een ingescande natte handtekening blijft bestaan als de scanner wordt weggegooid.

Wat je moet verhuizen is het bewijs. Download de ondertekende pdf's samen met hun voltooiingscertificaten voordat het account vervalt, want de audit trail is wat je zou overleggen als iemand de ondertekening ooit zou betwisten, en die staat in het account en niet in het bestand.

Sjablonen en enveloppen die nog lopen zijn de twee dingen die niet worden overgedragen. Rond alles wat al ter ondertekening is verstuurd af op het oude systeem in plaats van het opnieuw uit te geven, en verwacht dat je sjablonen met de hand op het nieuwe moet opbouwen.

Welke kies je

Als de gekwalificeerde add-on van €10 per ontvanger je aan het zoeken zette, maakt Skribble een einde aan de discussie: dezelfde €23 per licentie, met 72 geavanceerde of gekwalificeerde handtekeningen per gebruiker per jaar inbegrepen en een gratis variant die per handtekening rekent voor teams die zelden ondertekenen.

Als je vooral gewone zakelijke overeenkomsten verstuurt en het enveloppenplafond de ergernis is, is Yousign, nu Youtrust, de directe vervanger, in Frankrijk gehost, vanaf ongeveer €9 per licentie, met de API apart geprijsd vanaf ongeveer €106 per maand.

Als de handtekening het kleine deel van je probleem is en aantonen wie heeft ondertekend het grote deel, is Signicat de enige hier die zo is gebouwd, en het ontbreken van gepubliceerde prijzen is daar een gevolg van en geen uitvlucht.

En als je de goedkoopst mogelijke exit wilt en niemand in je organisatie vraagt wie de leverancier bezit, is SignRequest het. Als iemand het wel vraagt, antwoord eerlijk: Box, Inc., Redwood City, sinds februari 2021.