Beste Europese documentmanagementsystemen

#1 agorum core

Ostfildern, Duitsland Opgericht in 1998 agorum core pro: EUR 32.00 per maand voor één gebruiker, EUR 19.20 per gebruiker per maand bij 100 gebruikers, EUR 9.90 bij 500 gebruikers en EUR 8.96 bij 1,000 gebruikers, allemaal exclusief btw; boven 1,000 gebruikers op aanvraag. agorum core open is gratis agorum core open is gratis zonder tijdslimiet; agorum core pro wordt getoond in een online demo van 30 minuten in plaats van een self-service proefversie

Het meest geschikt voor: Organisaties die gepubliceerde prijzen willen en keuze tussen eigen servers en een dedicated Duitse cloud

• Exploiterend bedrijf. agorum Software GmbH
• Jurisdictie. EU (Duitsland)
• Waar de gegevens staan. On-premises op je eigen servers, of agorum core pro cloud als dedicated instantie in ISO 27001-gecertificeerde datacenters in Duitsland, met IONOS Cloud als genoemde provider
• Onafhankelijke controles. agorum stelt dat de datacenters van de cloud ISO 27001-gecertificeerd zijn en dat documenten worden opgeslagen conform GoBD en AVG; er wordt geen certificaat van agorum zelf genoemd
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Microsoft SharePoint, M-Files, OpenText

agorum core is een documentmanagementplatform van agorum Software GmbH, beschikbaar in twee edities. agorum core open is de gratis editie: agorum beschrijft die als een volledige licentie voor permanent gebruik, met documentmanagement en versiebeheer, e-mailarchivering, scannen, fileserverintegratie en toegang tot de API's. agorum core pro is de commerciële editie en voegt een geïntegreerde workflow-editor, geïntegreerde AI-functies en premium support toe.

De documentatie behandelt installatie op Linux en Windows en noemt MariaDB, MySQL, PostgreSQL en MS SQL Server als databases. agorum stelt dat documenten worden opgeslagen conform GoBD en AVG.

Het staat hier op één omdat prijs, implementatiekeuze en hostingprovider allemaal openbaar zijn.

agorum Software GmbH is gevestigd aan de Vogelsangstrasse 22 in Ostfildern bij Stuttgart, met Rolf Lang en Oliver Schulze als directeuren, en het impressum noemt geen moederbedrijf. Het bedrijf is opgericht in 1998 en had agorum core in 2002 ontwikkeld. agorum core pro draait on-premises of als agorum core pro cloud.

Voor de cloud stelt agorum dat elke instantie uitsluitend draait in ISO 27001-gecertificeerde datacenters in Duitsland, noemt het IONOS Cloud als provider en beschrijft het een dedicated instantie per klant in plaats van een gedeelde. agorum noemt op de gelezen pagina's geen beveiligingscertificaat dat het bedrijf zelf bezit.

agorum core pro kost EUR 32.00 per maand voor één gebruiker, EUR 19.20 per gebruiker per maand bij 100 gebruikers, EUR 9.90 bij 500 gebruikers en EUR 8.96 bij 1,000 gebruikers, allemaal exclusief btw; grotere installaties worden op aanvraag geoffreerd.

De AI-suite ALBERT wordt apart geprijsd per token, vanaf EUR 120.00 per maand voor een miljoen tokens. agorum biedt commerciële klanten en overheidsinstanties een online demo van 30 minuten in plaats van een self-service proefversie. agorum core is geschikt voor organisaties die de kosten vooraf willen berekenen en de mogelijkheid willen houden om te wisselen tussen eigen servers en een Duitse cloud.

Teams die gratis workflows nodig hebben, vinden die niet in agorum core open.

Opvallende functie. agorum core is het enige product in deze vergelijking dat een gepubliceerde glijdende prijsschaal combineert met een dedicated cloudinstantie bij een genoemde Europese provider en een gratis editie.

#2 d.velop documents

Gescher, Duitsland Opgericht in 1992 Cloudpakketten van EUR 27 (Basic), EUR 39 (Business) en EUR 55 (Ultimate) per gebruiker per maand plus btw, met een minimumlooptijd van 12 maanden; on-premises en hybride gebruik worden aangeboden zonder gepubliceerde prijs Gratis proefperiode van 30 dagen voor de cloudpakketten

Het meest geschikt voor: Middelgrote en grote organisaties die genoemde certificeringen, workflows en een gepubliceerde cloudprijs per gebruiker nodig hebben

• Exploiterend bedrijf. d.velop AG
• Jurisdictie. EU (Duitsland)
• Waar de gegevens staan. Cloud op Amazon Web Services of Open Telekom Cloud met Europese datalocaties, of on-premises of hybride gebruik
• Onafhankelijke controles. d.velop AG heeft ISO/IEC 27001:2022, ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 50001:2018 en TISAX Level 2; d.velop documents is gecertificeerd volgens IDW PS 880 voor revisiezekere archivering conform GoBD
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Microsoft SharePoint, M-Files, Box

d.velop documents is het documentmanagementsysteem van d.velop AG en de kern van een breder platform dat ook procesautomatisering, digitale handtekeningen, intelligente documentverwerking, contractbeheer en factuurverwerking omvat. d.velop documents ondersteunt cloud, on-premises en hybride gebruik.

De cloud wordt verkocht in drie pakketten: Basic met digitale archivering en 100 GB opslag, Business met 1,000 GB, digitale workflows, samenwerking en een AI-assistent, en Ultimate met 2,000 GB, een onbeperkt aantal workflows en extra handtekeningmogelijkheden. d.velop meldt meer dan 15,000 klantorganisaties en noemt overheid, gezondheidszorg, financiële sector en industrie als belangrijkste sectoren.

d.velop AG is gevestigd aan de Schildarpstrasse 6-8 in Gescher, Duitsland, is daar in 1992 opgericht en heeft ongeveer 1,100 medewerkers. d.velop AG beschrijft zichzelf als een dochtergroep in handen van d.velop holding GmbH en als volledig in Europees bezit.

De certificeringspagina noemt ISO/IEC 27001:2022, ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 50001:2018 en TISAX Level 2 voor d.velop AG, en een IDW PS 880-certificering van d.velop documents voor revisiezekere archivering conform GoBD. Voor de cloudinfrastructuur noemt d.velop twee partners, Amazon Web Services en Open Telekom Cloud, met Europese datalocaties.

De cloudpakketten van d.velop documents kosten EUR 27, EUR 39 en EUR 55 per gebruiker per maand plus btw. De d.velop-store vermeldt een minimumlooptijd van 12 maanden met automatische jaarlijkse verlenging, tenzij drie maanden voor het einde van het contractjaar wordt opgezegd. Een gratis proefperiode van 30 dagen geeft toegang tot alle functies.

Voor on-premises of hybride gebruik wordt geen prijs gepubliceerd. d.velop documents past bij organisaties die gecertificeerde archivering en workflows nodig hebben en een jaarlijkse verplichting accepteren. Het staat op twee in plaats van op één omdat een van de twee genoemde infrastructuurpartners een Amerikaanse aanbieder is; kopers die dat willen vermijden, kunnen d.velop vragen op welk platform hun tenant zou draaien.

Opvallende functie. d.velop documents combineert een gepubliceerde cloudprijs per gebruiker met de langste lijst certificaten in deze vergelijking, waaronder een IDW PS 880-certificering voor revisiezekere archivering onder GoBD.

#3 ecoDMS

Aken, Duitsland Opgericht in 2014 Eenmalige aankoop per gelijktijdige verbinding: EUR 89.00 inclusief 19% btw in de Private Edition (maximaal twee verbindingen) en EUR 125.00 netto in de Business Edition; ecoDMS ONE kost EUR 750 netto voor drie verbindingen plus EUR 150 netto per jaar Gratis proefperiode van 30 dagen zonder licentie, met maximaal drie gelijktijdige verbindingen

Het meest geschikt voor: Kleine bedrijven en particuliere gebruikers die een eenmalige licentie en een archief op eigen hardware willen

• Exploiterend bedrijf. ecoDMS GmbH
• Jurisdictie. EU (Duitsland)
• Waar de gegevens staan. Zelf gehost op je eigen Windows-, Linux-, macOS- of NAS-systeem; een gehoste service wordt aangeboden via gecertificeerde resellers, niet door ecoDMS zelf
• Onafhankelijke controles. ecoDMS beschrijft het archief als GoBD- en AVG-conform en revisiezeker; op de productpagina wordt geen certificaat van een derde partij genoemd
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Microsoft SharePoint, DocuWare, M-Files

ecoDMS is een client-serverarchief van ecoDMS GmbH dat op het eigen systeem van de klant wordt geïnstalleerd.

De productpagina noemt Windows-, Linux-, macOS- en NAS-systemen als platforms, en de webclient, die ecoDMS zonder extra kosten in de volledige versie meelevert, geeft browsertoegang vanaf pc, tablet en smartphone. ecoDMS beschrijft full-text zoeken via OCR, versiebeheer dat het origineel en een pdf bewaart, e-mailarchivering voor Outlook en Thunderbird, auditconforme logging van alle wijzigingen en verwijdering na bewaartermijnen.

Het aparte pakket ecoDMS ONE bundelt het archief met e-mailarchivering (ecoMAILZ), de WORKZ-workflowuitbreiding en API-toegang.

ecoDMS GmbH is geregistreerd aan de Dresdener Strasse 1 in Aken, Duitsland, met Thomas Uber en Benedikt Weber als directeuren.

Het bedrijf is in oktober 2014 opgericht en het impressum stelt dat het een bedrijf van applord Holding Europe GmbH is; de applord-groep heeft vestigingen in Duitsland en Oostenrijk. ecoDMS meldt meer dan 14,000 zakelijke en meer dan 12,000 particuliere klanten. ecoDMS wordt zelf gehost, dus de data blijft waar de klant de server installeert.

Een gehoste service bestaat alleen via gecertificeerde resellers. ecoDMS noemt het product GoBD- en AVG-conform en revisiezeker, zonder op de productpagina een certificaat van een derde partij te noemen.

ecoDMS wordt gelicentieerd per gelijktijdige verbinding als eenmalige aankoop: EUR 89.00 inclusief 19% btw in de Private Edition, beperkt tot twee verbindingen, en EUR 125.00 netto in de Business Edition met een onbeperkt aantal verbindingen.

Kopers kiezen 24 of 48 maanden aan updates; daarna blijft de licentie werken maar wordt die niet meer onderhouden. ecoDMS ONE kost EUR 750 netto voor drie verbindingen en EUR 250 netto per extra verbinding, plus een jaarlijkse servicevergoeding van EUR 150 netto voor drie verbindingen. De proefperiode van 30 dagen staat drie gelijktijdige verbindingen toe. ecoDMS past bij kleine kantoren die een server of NAS kunnen draaien; organisaties die een door de leverancier beheerde cloud willen, kunnen beter elders kijken.

Opvallende functie. ecoDMS is het enige product in deze vergelijking dat wordt verkocht als eenmalige aankoop per gelijktijdige verbinding, vanaf EUR 89.00 inclusief btw voor particuliere gebruikers.

#4 bitfarm-Archiv

Siegen, Duitsland Opgericht in 1998 GPL-editie gratis; Enterprise-editie vanaf ongeveer EUR 2,500 inclusief één jaar professionele support, installatie en alle modules en plug-ins, waarna support een vast jaarbedrag is op basis van het aantal gebruikers De GPL-editie is een gratis download die gratis blijft voor privé- en zakelijk gebruik

Het meest geschikt voor: Windows-organisaties die een GPLv3-archief op hun eigen server willen en alleen voor support betalen

• Exploiterend bedrijf. bitfarm Informationssysteme GmbH
• Jurisdictie. EU (Duitsland)
• Waar de gegevens staan. On-premises op je eigen Windows Server; op de licentiepagina wordt geen gehoste optie genoemd
• Onafhankelijke controles. bitfarm beschrijft de archivering als revisiezeker via een soft-WORM-procedure met SHA256-controlesommen en als GoBD- en AVG-conform bij een overeenkomstige configuratie; er wordt geen certificaat van een derde partij genoemd
• Broncode. Open source
• Vervangt. Microsoft SharePoint, DocuWare, OpenText

bitfarm-Archiv is een documentmanagement- en archiveringssysteem van bitfarm Informationssysteme GmbH, aangeboden in een GPL-editie en een Enterprise-editie. bitfarm stelt dat beide onder GPLv3 worden gelicentieerd zonder licentiekosten en dat Enterprise-klanten voor support betalen, niet voor de software.

De GPL-editie heeft een Windows-desktopclient en wordt aanbevolen voor één tot vier gebruikers. De Enterprise-editie voegt web-, iOS- en Android-clients, barcodeherkenning, Active Directory-ondersteuning, documentversiebeheer, contractbeheer en gebruik over meerdere locaties toe en wordt aanbevolen voor maximaal 5,000 gebruikers. bitfarm noemt factuurverwerking met ZUGFeRD en XRechnung onder de functies.

bitfarm Informationssysteme GmbH is gevestigd aan de Spandauer Strasse 18 in Siegen, Duitsland.

Het is in 1998 opgericht door Markus Schmalenbach en Heino Schneider, die nog steeds directeuren zijn, en het bedrijf beschrijft zichzelf tot op de dag van vandaag als door de eigenaar geleid. bitfarm-Archiv wordt on-premises geïnstalleerd: de server vereist Windows Server 2016, 2019, 2022 of 2026 en gebruikt MySQL 8.4. bitfarm beschrijft revisiezekere archivering via een soft-WORM-procedure met SHA256-controlesommen, een complete onveranderlijke documenthistorie en volledig versleutelde client-servercommunicatie met de database. Op de gelezen pagina's worden geen gehoste optie en geen certificaat van een derde partij genoemd.

De GPL-editie van bitfarm-Archiv is een gratis download en bitfarm stelt dat die gratis blijft voor privé- en zakelijk gebruik. De Enterprise-editie is verkrijgbaar vanaf ongeveer EUR 2,500 inclusief één jaar professionele support, installatie en alle modules en plug-ins.

Na het eerste jaar is support een vast jaarbedrag dat afhangt van het aantal gebruikers en het type service, en patches en updates zijn gratis. bitfarm-Archiv past bij organisaties met Windows-beheerders die het archief intern onder een gratis licentie willen houden. Het is niet de keuze voor teams zonder Windows Server of voor wie wil dat de leverancier het systeem beheert.

Opvallende functie. bitfarm-Archiv is het enige product hier waarvan de betaalde Enterprise-editie zelf onder GPLv3 valt, zodat klanten bitfarm betalen voor support en installatie en niet voor de software.

#5 Amagno

Oldenburg, Duitsland Opgericht in 2010 Prijs op aanvraag: de Amagno Business Cloud wordt verkocht in pakketten van 5, 20 en 100 gebruikers met 12.5 GB, 50 GB en 250 GB opslag, en de prijscalculator stuurt een offerte per e-mail in plaats van een bedrag te tonen Gratis test van 30 dagen van de Business Cloud met 2 gebruikers en 100 MB opslag

Het meest geschikt voor: Duitse middelgrote bedrijven die een cloud van de leverancier in Duitsland willen en workflows zonder scripting configureren

• Exploiterend bedrijf. Amagno GmbH
• Jurisdictie. EU (Duitsland)
• Waar de gegevens staan. Versleutelde opslag in gecertificeerde datacenters in Duitsland voor de Business Cloud, of Amagno On Premise op je eigen Microsoft Windows Server
• Onafhankelijke controles. Amagno beschrijft zijn product als een ISO 27001-gecertificeerde DMS-oplossing en verwijst naar IDW PS 880 en GoBD; de certificerende instanties worden op de gelezen pagina's niet genoemd
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Microsoft SharePoint, DocuWare, Box

Amagno is een documentmanagement- en enterprise content managementsysteem van Amagno GmbH, verkocht als Amagno Business Cloud en als Amagno On Premise.

Amagno positioneert het product als een digitale werkplek voor afdelingen zoals boekhouding, inkoop, verkoop en kwaliteitsmanagement, met workflows die gebruikers zonder scripting configureren en een optionele AI-component genaamd Amagno.AI. De Business Cloud wordt verkocht in pakketten van 5, 20 en 100 gebruikers met 12.5 GB, 50 GB en 250 GB opslag, die te combineren zijn; Amagno geeft het voorbeeld van 125 gebruikers als één pakket van elke grootte. Extra opslag kan tegen betaling worden toegevoegd.

Amagno GmbH is geregistreerd aan de Rheinstrasse 16 in Oldenburg, Duitsland, met Jens Büscher als directeur. Hij richtte het bedrijf in 2010 op en het impressum noemt geen moederbedrijf. Voor de Business Cloud vermeldt Amagno versleutelde gegevensopslag in gecertificeerde datacenters in Duitsland, zonder de exploitant van het datacenter te noemen.

Amagno beschrijft het product als een ISO 27001-gecertificeerde DMS-oplossing en verwijst naar IDW PS 880 en GoBD, maar de gelezen pagina's noemen de certificerende instanties niet. Amagno On Premise is bedoeld voor organisaties met 50 of meer gebruikerslicenties die hun eigen Microsoft Windows Server- en database-infrastructuur draaien.

Amagno publiceert geen prijzen. De prijspagina somt de pakketten op en stelt dat het pakket van 20 gebruikers per gebruiker goedkoper is dan het pakket van 5 gebruikers en het pakket van 100 gebruikers weer goedkoper, en de calculator stuurt een persoonlijke offerte per e-mail. Het minimum voor directe verkoop is vijf gebruikerslicenties.

Een test van 30 dagen met 2 gebruikers en 100 MB opslag is gratis en eindigt automatisch. Amagno past bij bedrijven die een Duitse cloud willen en geen eigen server. Het staat lager dan de producten met gepubliceerde prijzen omdat een koper de kosten niet kan vergelijken zonder een offerte aan te vragen.

Opvallende functie. Amagno is het enige product in deze vergelijking dat primair een cloud van de leverancier is met opslag die volgens opgave in Duitsland staat, verkocht in vaste pakketten van 5, 20 en 100 gebruikers.

#6 LogicalDOC

Carpi, Italië Opgericht in 2006 Prijs op aanvraag voor de Business-, Enterprise- en Cloud-edities, geoffreerd op aantal gebruikers en omvang van de repository; de Community Edition is gratis Proefversie van 30 dagen als download, plus inloggegevens voor een demosite

Het meest geschikt voor: Teams die een LGPL-communityeditie op Linux of Windows willen met een upgradepad naar commerciële edities

• Exploiterend bedrijf. LOGICALDOC Srl
• Jurisdictie. EU (Italië)
• Waar de gegevens staan. On-premises, cloud of hybride; de cloudpagina spreekt van een beveiligd extern datacenter zonder provider of land te noemen
• Broncode. Open source
• Vervangt. Microsoft SharePoint, M-Files, OpenText

LogicalDOC is een webgebaseerd documentmanagementsysteem van LOGICALDOC Srl, aangeboden als gratis Community Edition en als commerciële Business-, Enterprise- en Cloud-edities.

LogicalDOC beschrijft versiebeheer met check-in en check-out, een volledige audittrail, bewaarbeleid met een geïntegreerde agenda, veilig delen met fijnmazige rechten, een API en een mobiele app. De Community Edition is beschikbaar onder de GNU Lesser General Public License versie 3, met broncode op SourceForge, en bevat basistoegangsbeheer, geavanceerd zoeken, de webinterface en SOAP- en REST-interfaces. LogicalDOC stelt dat de Community Edition geleverd wordt zonder technische support van de ontwikkelaars.

LOGICALDOC Srl is gevestigd aan de Via Aldo Moro 3 in Carpi, in de provincie Modena, Italië, en noemt 2006 als oprichtingsjaar. LogicalDOC vermeldt kantoren in Italië, de Verenigde Staten, Duitsland, Spanje, Frankrijk en Portugal.

LogicalDOC kan on-premises, in de cloud of hybride worden ingezet en de systeemvereisten noemen Red Hat Enterprise Linux 9, Ubuntu Server 22.04 LTS of recenter en Microsoft Windows Server 2022. Voor LogicalDOC Cloud spreekt de leverancier van een beveiligd extern datacenter; er wordt geen provider en geen land genoemd, en ook het privacybeleid specificeert geen opslaglocatie.

LogicalDOC publiceert geen prijzen. Het offerteformulier vraagt om de editie, het aantal gebruikers en optioneel de omvang van de repository, en LogicalDOC noemt OEM-, volume-, site-, academische en non-profitprijzen. Een proefversie van 30 dagen kan worden gedownload en dezelfde registratie geeft inloggegevens voor een demosite.

LogicalDOC past bij teams die willen starten met de LGPL-editie op hun eigen Linux- of Windows-server en later willen overstappen naar een editie met support. Kopers die een vermelde EU-hostinglocatie voor een cloud van de leverancier nodig hebben, kunnen LogicalDOC er voor ondertekening schriftelijk om vragen, omdat de website die niet geeft.

Opvallende functie. LogicalDOC is het enige Italiaanse product in deze vergelijking en een van de twee met een open-sourcelicentie die op de eigen pagina's van de leverancier is gelezen, LGPL versie 3 voor de Community Edition.

#7 OpenKM

Palma de Mallorca, Spanje Opgericht in 2005 Community Edition gratis; Professional Edition en OpenKM Cloud prijs op aanvraag, met speciale prijzen voor academische instellingen en non-profitorganisaties Proefversie van de Professional Edition op aanvraag, draaiend in de OpenKM-cloud; looptijd niet gepubliceerd

Het meest geschikt voor: Organisaties die een gratis Java-gebaseerd DMS uit Spanje willen en kunnen werken met communitysupport of een offerte

• Exploiterend bedrijf. Open Document Management System S.L.
• Jurisdictie. EU (Spanje)
• Waar de gegevens staan. On-premises, of OpenKM Cloud; de hostingprovider en het land van de cloud worden niet vermeld
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Microsoft SharePoint, OpenText, Box

OpenKM is een documentmanagementsysteem van Open Document Management System S.L. dat documentmanagement, recordsmanagement en kennismanagement omvat. OpenKM is er in drie vormen: de gratis Community Edition, de commerciële Professional Edition en OpenKM Cloud.

De Community Edition wordt verspreid als platformonafhankelijk installatieprogramma dat Java JDK 1.8 of nieuwer vereist en wordt ondersteund via het communityforum. De Professional Edition voegt een supporttracker met gegarandeerde reacties rond de klok, softwarepatches, monitoring op afstand, performance tuning en hulp bij migratie en installatie toe. OpenKM Cloud bevat installatie, geautomatiseerde back-ups, SSL-versleuteling, antivirusbescherming, OCR en 24/7 monitoring.

Open Document Management System S.L. is gevestigd aan c/ Bunyola 13 in Palma de Mallorca, Spanje, en volgens de voorwaarden vallen geschillen onder Spaans recht met Palma de Mallorca als rechtbank. Het bedrijf is in 2005 opgericht door voormalige ontwikkelaars en projectmanagers en bracht in januari 2007 de eerste versie uit.

Over de licentie stelt OpenKM dat versies 6.3 en eerder onder GPL-2.0 vallen met broncode op GitHub, en dat vanaf Community Edition 7.0 de broncode niet meer wordt gepubliceerd. Voor OpenKM Cloud geeft de leverancier een minimale netwerkbeschikbaarheid van 99%, maar noemt het noch de hostingprovider noch het land.

OpenKM Community Edition is gratis. OpenKM publiceert geen prijs voor de Professional Edition of voor OpenKM Cloud; de cloud wordt beschreven als betalen voor wat je gebruikt, en OpenKM noemt speciale prijzen voor academische instellingen en non-profitorganisaties.

Een proefversie van de Professional Edition in de OpenKM-cloud kan worden aangevraagd, zonder vermelde looptijd. OpenKM past bij organisaties die een gratis installeerbaar DMS willen en vertrouwd zijn met Java. Het staat hier lager omdat de prijs en de hostinglocatie van de cloud niet worden gepubliceerd en omdat de huidige Community Edition niet langer open source is in de zin van gepubliceerde broncode.

Opvallende functie. OpenKM is het Spaanse product met een gratis Community Edition, hoewel de leverancier stelt dat de broncode vanaf versie 7.0 niet meer wordt gepubliceerd.

#8 Fabasoft Cloud

Linz, Oostenrijk Geen prijzen gepubliceerd; de site biedt een persoonlijke live demo en geen self-service proefversie Geen self-service proefversie; een persoonlijke live demo kan worden geboekt

Het meest geschikt voor: Overheidsinstanties en grote organisaties die geauditeerd recordsmanagement nodig hebben

• Exploiterend bedrijf. Fabasoft International Services GmbH (volledig eigendom van Fabasoft AG)
• Jurisdictie. EU (Oostenrijk)
• Waar de gegevens staan. Klanten kunnen opslag kiezen in Oostenrijk, Duitsland of Zwitserland; de bedrijfsmodellen zijn publieke, overheids-, private of hyperscaler-cloud; de exploitant van het datacenter wordt op de gelezen pagina's niet genoemd
• Onafhankelijke controles. ISO 9001, ISO 20000-1, ISO 27001, ISO 27018, BSI C5, ISAE 3000 SOC 2, ISAE 3402 Type 2, EU Cloud Code of Conduct Level 3 en IDW PS 880, allemaal vermeld op de certificeringspagina van Fabasoft
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Microsoft SharePoint, OpenText, Box

Fabasoft Cloud is het platform achter de document-, records- en procesproducten van Fabasoft. De leverancier beschrijft het als enterprise content management, recordsmanagement en businessprocesmanagement in één systeem.

De productpagina noemt traceerbare, revisiezekere opslag conform GoB, een grafische BPMN 2.0-editor, ad-hocworkflows en gekwalificeerde elektronische handtekeningen onder eIDAS, plus low-code-tools voor sjablonen, tekstmodules en formulieren. Fabasoft verkoopt ook Approve, een DMS- en kwaliteitsmanagementoplossing voor de industrie, en de eGov-Suite voor overheidsrecords. Van de producten hier is dit het product dat zich het duidelijkst richt op overheidsinstanties en grote organisaties in plaats van op kleine kantoren.

De entiteit in het impressum van Fabasoft is Fabasoft International Services GmbH aan de Honauerstrasse 4 in Linz, Oostenrijk, geregistreerd in het handelsregister van Linz onder FN 271303a en volledig eigendom van Fabasoft AG.

Helmut Fallmann wordt genoemd als oprichter en algemeen directeur, en de groep vermeldt 505 medewerkers per juni 2026 verspreid over tien locaties in Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland en de VS. Klanten kunnen opslag kiezen in Oostenrijk, Duitsland of Zwitserland, en het bedrijfsmodel kan een publieke, overheids-, private of hyperscaler-cloud zijn, met een beschikbaarheidsgarantie van minimaal 99.9 procent. De gelezen pagina's noemen geen exploitant van een datacenter.

De certificeringspagina van Fabasoft noemt ISO 9001, ISO 20000-1, ISO 27001 en ISO 27018, BSI C5, ISAE 3000 SOC 2, ISAE 3402 Type 2, de EU Cloud Code of Conduct op Level 3 en IDW PS 880 voor archivering in Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland.

Dat is de langste genoemde lijst van de producten hier. Er worden geen prijzen gepubliceerd en de site biedt een persoonlijke live demo in plaats van een self-service proefversie. Fabasoft past bij organisaties die geauditeerde clouddienstverlening nodig hebben en een inkoopgesprek kunnen voeren. Een klein team dat vanaf dag één een bekende maandprijs wil, vindt die hier niet.

Opvallende functie. Fabasoft combineert recordsmanagement, workflows en eIDAS-handtekeningen met de langste lijst genoemde attestaties in deze vergelijking, van een Oostenrijkse exploitant.

#9 Kendox InfoShare

Oberriet, Zwitserland Geen prijzen gepubliceerd; prijsaanvragen verlopen via het contactformulier Op de gelezen pagina's wordt geen proefversie genoemd

Het meest geschikt voor: DACH-bedrijven die een Zwitsers DMS met koppelingen naar SAP of Microsoft willen

• Exploiterend bedrijf. Kendox AG
• Jurisdictie. Zwitserland (adequaatheidsbesluit, buiten de EER)
• Waar de gegevens staan. Cloudapplicaties draaien in eigen virtuele datacenters in Duitsland en Zwitserland; on-premises gebruik wordt ook aangeboden
• Onafhankelijke controles. ISO 9001- en ISO/IEC 27001-certificaten voor de Kendox-groep; een IDW PS 880-auditrapport, een VOI-compliancecertificaat, een GeBüV-certificaat en een FAST LTA-certificaat staan op de compliancepagina
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Microsoft SharePoint, DocuWare, M-Files

Kendox InfoShare is het documentmanagementsysteem in het hart van het productaanbod van Kendox. De leverancier biedt het aan als cloudservice en als on-premises DMS, gebouwd op Microsoft .NET met een Web API en webservices, en noemt integraties met SAP, infor, DATEV, Microsoft en sage.

Daaromheen zitten modules voor scannen, een procesmanager, digitale dossiers, factuurverwerking, handtekeningen en archivering conform de regels, een E-Invoice Hub voor Peppol en nationale portalen, en AI-oplossingen op een aparte site. De gelezen productpagina's geven geen editietabellen, dus wat een bepaald pakket bevat, moet met de leverancier worden uitgezocht.

De hoofdentiteit is Kendox AG aan de Bahnhof-Strasse 7 in Oberriet, kanton St. Gallen, Zwitserland, met handelsregisternummer CH-020.3.027.687-4. Het impressum vermeldt ook dochterbedrijven in Oberhausen en Puchheim in Duitsland, Wenen in Oostenrijk en Kragujevac in Servië, en noemt geen eigenaar of moederbedrijf.

Kendox stelt dat zijn cloudapplicaties draaien in eigen virtuele datacenters in Duitsland en Zwitserland, en op de gelezen pagina's wordt geen externe cloudprovider genoemd. Zwitserland heeft een adequaatheidsbesluit van de EU maar valt buiten de EER, wat goed is om te weten wanneer een contract de jurisdictie moet noemen.

Kendox publiceert ISO 9001- en ISO 27001-certificaten voor de groep, plus een IDW PS 880-auditrapport, een VOI-compliancecertificaat, een GeBüV-certificaat en een FAST LTA-certificaat voor een archiefopslagproduct. GoBD wordt op de compliancepagina niet genoemd.

Er worden geen prijzen gepubliceerd en geen proefversie genoemd, dus het contactformulier is de enige route naar een bedrag. Kendox past bij middelgrote bedrijven in Zwitserland, Duitsland en Oostenrijk die integratie met SAP, DATEV of Microsoft 365 willen en een leverancier die ook de omliggende procesmodules verkoopt.

Opvallende functie. Kendox is het enige product hier met een Zwitsers GeBüV-certificaat in de lijst, naast ISO 27001 en een IDW PS 880-auditrapport.

#10 PaperOffice

Pamplona, Spanje Opgericht in 2002 PaperOffice AI-catalogusprijzen per maand, gemarkeerd als early access: Free EUR 0 voor één gebruiker, Starter EUR 39 voor 20 gebruikers, Plus EUR 99 voor 50, Professional EUR 249 voor 200, Corporate EUR 499 voor 500; Enterprise (EUR 4,999) en Unlimited (EUR 14,999) worden verkocht via Elite Partners; gebruik wordt in credits gefactureerd tegen EUR 0.001 per stuk Gratis abonnement met één gebruiker, zonder creditcard, abonnement of contract

Het meest geschikt voor: Kleine teams die een AI-documentplatform met een gratis abonnement willen

• Exploiterend bedrijf. PAPEROFFICE ENTERPRISE OPERATIONS, S.L.U.
• Jurisdictie. EU (Spanje)
• Waar de gegevens staan. Verwerking en opslag in het eigen datacenter van de leverancier in de EU, land niet genoemd; bestanden kunnen optioneel op je eigen opslag blijven via een Storage Mount
• Onafhankelijke controles. ISO/IEC 27001-gecertificeerd, certificaat op aanvraag beschikbaar onder NDA; SOC 2 Type II wordt vermeld als in voorbereiding
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Microsoft SharePoint, DocuWare, Google Drive

PaperOffice AI wordt door de leverancier beschreven als een AI-documentmanagementplatform, aangeboden als app, API en MCP-server.

De pagina noemt AI-OCR voor scans, foto's en pdf's in meer dan 120 talen, meer dan 300 REST-endpoints en 300 MCP-tools die dezelfde werkruimtes en rechten gebruiken als de app, revisiezekere archivering met bewaartermijnen en een audittrail, en storage mounts die een NAS, server of S3-bucket koppelen via SFTP, WebDAV of S3. PaperOffice Classic, de oudere Windows-client met lokale opslag en een permanente licentie, blijft daarnaast bestaan als apart product.

De contractpartij voor PaperOffice-diensten is PAPEROFFICE ENTERPRISE OPERATIONS, S.L.U. aan de Calle Cataluña 8 in Pamplona, Spanje, ingeschreven in het handelsregister van Navarra, met Daniel Schönland als directeur. De leverancier stelt dat het merk in 2002 in Duitsland is opgericht.

Verwerking en opslag draaien in een eigen datacenter in de EU, zonder dat een land of stad wordt genoemd, en de leverancier stelt dat er geen externe AI-providers of subverwerkers worden gebruikt en dat klantdata niet voor training wordt gebruikt. ISO 27001 wordt vermeld als gecertificeerd, met het certificaat beschikbaar onder NDA, en SOC 2 Type II als in voorbereiding.

PaperOffice publiceert catalogusprijzen, wat zeldzaam is in deze vergelijking. Per maand kost Free EUR 0 voor één gebruiker, Starter EUR 39 voor 20 gebruikers, Plus EUR 99 voor 50, Professional EUR 249 voor 200 en Corporate EUR 499 voor 500, met gebruik dat in credits wordt gefactureerd tegen EUR 0.001 per stuk.

De pagina markeert dit als early-accessprijzen. De kosten kunnen dus meebewegen met het aantal pagina's, en een team moet zijn verwachte aantal pagina's doorrekenen voordat het zich vastlegt. Het past bij kleine en middelgrote teams die gratis willen beginnen en naar gebruik willen betalen.

Opvallende functie. PaperOffice is het enige product hier dat een gratis abonnement, gepubliceerde catalogusprijzen en een betalen-naar-gebruikmodel combineert met een API- en MCP-interface.

#11 Maarch

Nanterre, Frankrijk Opgericht in 2004 Geen prijzen gepubliceerd; offertes via het contactformulier of via openbare inkoopcatalogi zoals UGAP Online demonstratie beschikbaar; geen proefperiode vermeld

Het meest geschikt voor: Franse overheidsinstanties en archiefdiensten die open-source recordstools nodig hebben

• Exploiterend bedrijf. Maarch SAS
• Jurisdictie. EU (Frankrijk)
• Waar de gegevens staan. SaaS gehost in Frankrijk in datacenters in de regio Parijs, op infrastructuur van het moederbedrijf Xelians; on-premises installatie wordt ook aangeboden
• Onafhankelijke controles. De hosting wordt vermeld als gecertificeerd voor hosting van gezondheidsdata (HDS) en ISO 27001
• Broncode. Open source
• Vervangt. Microsoft SharePoint, OpenText, DocuWare

Maarch is een Franse uitgever van open-source software voor records- en postbeheer. De homepage noemt vier producten: Maarch Courrier voor inkomende en uitgaande post, Maarch RM voor recordsmanagement en archivering, Maarch Digital Flow en Mercure.

De SaaS-editie van Maarch Courrier wordt door een partner verkocht onder de naam Fast Courrier en bevat automatisch versiebeheer, online bewerken via OnlyOffice, OCR en automatische postverwerking. Dat is een smallere reikwijdte dan een DMS voor algemeen gebruik: het zwaartepunt ligt bij postroutering, bewaartermijnen en archieven, waar Franse overheden en archiefdiensten de typische kopers zijn.

De juridische entiteit in de vermelding is Maarch SAS, met statutaire zetel aan 1 place de la Boule in Nanterre. Het Franse bedrijvenregister vermeldt het onder SIREN 452392731, opgericht in januari 2004.

Maarch zegt dat de SaaS draait op de infrastructuur van het moederbedrijf Xelians in datacenters in de regio Parijs, en dat de hosting is gecertificeerd voor gezondheidsdata (HDS) en ISO 27001. De gelezen pagina's beschrijven de software als libre en open source maar noemen de licentie niet, dus dat detail blijft hier open. On-premises installatie is het alternatief voor SaaS.

Maarch publiceert geen prijzen. De supportpagina beschrijft flexibele aanschafvoorwaarden en verwijst overheidsinstanties naar inkoopcatalogi zoals UGAP, met een offerte die wordt opgesteld nadat een behoeftenformulier is ingediend. Een demonstratie is online beschikbaar.

Documentatie en een kennisbank worden gehost op de forge van het project. Maarch past bij organisaties die moeten voldoen aan de Franse archiverings- en recordspraktijk en die inkopen via openbare aanbesteding. Het past minder goed bij een privébedrijf dat een algemene bestandsopslag met een gepubliceerde prijs per gebruiker wil.

Opvallende functie. Maarch is het enige product hier dat is gebouwd rond postroutering en bewaartermijnen voor records, met hosting die is vermeld als HDS- en ISO 27001-gecertificeerd in de regio Parijs.

#12 docuvita

Liederbach am Taunus, Duitsland Geen prijzen gepubliceerd; de site vraagt bezoekers contact op te nemen Op de gelezen pagina's wordt geen proefversie genoemd

Het meest geschikt voor: Duitse mkb-bedrijven die een DMS in de cloud of op hun eigen server willen

• Exploiterend bedrijf. docuvita GmbH & Co. KG
• Jurisdictie. EU (Duitsland)
• Waar de gegevens staan. Cloud of on-premises; het clouddatacenter en het land worden op de gelezen pagina's niet genoemd
• Onafhankelijke controles. De site vermeldt certificering door VOI en TÜV IT (TÜV Nord) voor revisiebeveiliging
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Microsoft SharePoint, DocuWare, ELO

docuvita is een documentmanagementsysteem voor kleine en middelgrote bedrijven.

De leverancier biedt het aan in de cloud of on-premises en noemt modules voor enterprise content management, workflows, e-mailarchivering, kwaliteitsmanagement, contractbeheer en digitale dossiers, plus een mobiele app en een factuurherkenningsdienst in de cloud.

Een optie voor digitale handtekeningen, docuvita.Sign, koppelt met een actaSIGN-interface. De site is summier over edities en limieten, dus een koper moet vragen om de modulelijst en wat elke module kost. De indruk is die van een brede maar conventionele DMS in plaats van een gespecialiseerd archief.

Het impressum noemt docuvita GmbH & Co. KG aan de Im Kohlruß 1 in Liederbach am Taunus, geregistreerd bij de lokale rechtbank (Amtsgericht) van Frankfurt am Main onder HRA 52004, met docuvita Verwaltung GmbH als beherend vennoot en Helge Lenuweit als vertegenwoordiger.

De site bestaat ook in een Zwitserse versie. docuvita stelt dat het is gecertificeerd door VOI en TÜV IT (TÜV Nord) met betrekking tot revisie- en manipulatiebeveiliging. De gelezen pagina's noemen geen clouddatacenter of land en geen ISO-certificaat, en de footer toont een copyrightperiode vanaf 2008 in plaats van een oprichtingsdatum.

Er worden geen prijzen gepubliceerd en de site vraagt bezoekers contact op te nemen of zich aan te melden voor een gesprek.

Op de gelezen pagina's wordt geen gratis proefversie genoemd. docuvita past bij Duitse kleine en middelgrote bedrijven die een lokale leverancier willen en een gehost of geïnstalleerd archief, en die er geen moeite mee hebben om een offerte op te vragen. Vergeleken met agorum core of d.velop maakt het minder bekend over hosting, prijzen en certificering, waardoor een onafhankelijke vergelijking lastiger is en de last bij de koper komt te liggen om ernaar te vragen.

Opvallende functie. docuvita is een conventionele Duitse mkb-DMS met vermelde VOI- en TÜV IT-certificering, maar maakt minder bekend dan de meeste producten in deze vergelijking.