Moet desk booking per gebruiker of per resource worden geprijsd?
De prijseenheid bepaalt de rekening meer dan welke functie ook. deskbird factureert per actieve gebruiker per maand, tegen €2.75 bij jaarlijkse facturatie en €3.50 bij maandelijkse facturatie, met een minimum van 25 gebruikers.
Dat past bij een bedrijf waarin de meeste medewerkers een werkplek boeken. Flexopus en Matrix Booking factureren andersom: Flexopus vermeldt €1.99 (Starter) of €3.49 (Business) per resource per maand met een onbeperkt aantal gebruikers, en Matrix Booking verkoopt een jaarabonnement op basis van het aantal resources zonder vergoeding per gebruiker.
Neem een bedrijf met 1,200 medewerkers en 300 gedeelde werkplekken. Bij facturatie per resource is het aantal 300, ongeacht hoeveel mensen een account hebben, terwijl facturatie per gebruiker iedereen telt die actief is. Neem een bedrijf met 80 medewerkers en 80 werkplekken en de sommen komen dicht bij elkaar uit. Maak beide berekeningen met je echte aantal medewerkers en werkplekken voordat je demo's vergelijkt.
Verschillende leveranciers publiceren niets. Mapiq, Spacewell, ROOMZ en Yoffix geven een offerte op aanvraag, en OfficeRnD Flex toont geen prijs op de beoordeelde pagina's. Eis bij het aanvragen dat de offerte de eenheid vermeldt (gebruiker, resource, locatie of apparaat), want alleen Joan mengt er drie tegelijk: een basis van €49 per maand, €0.99 per gebruiker en €9.99 per apparaat.
Waar worden de reserveringsdata gehost, en wie is de contractpartij?
Hier worden twee verschillende vragen door elkaar gehaald. Hosting is waar de servers staan: deskbird vermeldt hosting uitsluitend in de EU op Google Cloud, waarbij het privacybeleid Frankfurt noemt, Flexopus vermeldt Duitsland, Mapiq vermeldt Microsoft Azure in West-Europa, en Matrix Booking geeft aan dat data alleen in de EU wordt opgeslagen op infrastructuur van Amazon Web Services. Spacewell en ROOMZ noemen op de beoordeelde pagina's geen regio, en OfficeRnD Flex vermeldt AWS in Ierland, Singapore en Australië voor zijn Flex-product.
De contractpartij bepaalt welke rechtbanken en welke toezichthouder gelden. Flexopus (Duitsland), Yoffix (Duitsland), Mapiq (Nederland), Spacewell (België), Yarooms (Roemenië) en Joan (Slovenië) contracteren binnen de EU. deskbird en ROOMZ contracteren vanuit Zwitserland, Matrix Booking en OfficeRnD Flex vanuit het Verenigd Koninkrijk. Beide landen hebben een adequaatheidsbesluit van de EU, dus doorgifte is legaal zonder extra waarborgen, maar ze liggen buiten de EER.
Hosting op een cloud van een Amerikaanse eigenaar betekent niet dat een leverancier niet-Europees is, en de leveranciers zeggen dat ook openlijk. deskbird draait op Google Cloud, Mapiq op Azure, Matrix Booking op AWS. Als je beleid infrastructuur zonder Amerikaanse aanbieder eronder vereist, voldoet op basis van de beoordeelde gegevens geen enkele tool hier daaraan. Als het een Europees contract en een EU-dataregio vereist, doen verschillende tools dat wel.
Heb je sensoren nodig, of is reserveren met check-in genoeg?
Reserveren legt een bedoeling vast: iemand heeft een werkplek gereserveerd. Check-in legt aanwezigheid vast, en sensoren leggen fysiek gebruik vast. In het gat tussen die drie verbergen zich ongebruikte werkplekken en no-shows. deskbird, Flexopus (Business-abonnement) en Matrix Booking bieden check-in met automatisch vrijgeven van niet-geclaimde werkplekken, via de app, QR-codes of NFC, en voor veel kantoren is dat genoeg om te voorkomen dat een vol ogende verdieping half leeg blijft.
Sensoren voegen gemeten gebruik toe. ROOMZ is gebouwd rond zijn eigen draadloze sensoren, Spacewell noemt 185,000 IoT-apparaten bij klanten als eigen cijfer, Mapiq vermeldt bezettingssensoren, en Flexopus verkoopt sensoren en ePaper-displays als aparte productlijnen. Ze kosten extra en moeten worden geïnstalleerd, en ze roepen een vraag voor de ondernemingsraad over monitoring op die check-in alleen via de app niet oproept.
Een verstandige volgorde is om een kwartaal te beginnen met reserveren en check-in, de gebruikscijfers te lezen, en pas dan te beslissen of het resterende gat groot genoeg is om voor hardware te betalen.
Hoe migreer je van Robin zonder het kantoor kwijt te raken?
Robin Powered, Inc. verkoopt een platform met resourcereservering, ruimtebeheer, bezoekersbeheer, tools voor employee experience, werkplekdiensten en analyses. Begin met een lijst van welke van die modules je medewerkers wekelijks openen. Reserveren kan elke tool op deze pagina. Ruimteplanning met scenariowerk wijst naar Mapiq of Spacewell, en bezoekersregistratie wijst naar Yarooms, Joan of Mapiq.
Controleer dan de einddatums. De master subscription agreement van Robin wordt automatisch verlengd voor de kortste van de aflopende looptijd of één jaar, tenzij 30 dagen voor het einde opzegging wordt gedaan, en hoeveelheden kunnen tijdens de looptijd niet worden verlaagd. De netste route is een pilot op één verdieping in een Europese tool terwijl Robin elders blijft draaien, en het Robin-contract beëindigen op de opzegdatum en niet eerder.
Verwacht dat je plattegronden met de hand opnieuw tekent. Geen enkele beoordeelde pagina van een Europese leverancier beschrijft een importtool voor Robin, dus reserveringsgeschiedenis, werkpleklijsten en gebruikerslijsten gaan mee als exports, en regels zoals buurten of voorrangsreservering worden opnieuw opgebouwd in het nieuwe beheer. deskbird kan gebruikers overnemen via SCIM en Flexopus via SCIM bij Business, wat de stap van het importeren van gebruikers overbodig maakt als je een identity provider gebruikt.
Wanneer moet je niet overstappen van Robin?
Wanneer je het hele platform gebruikt en het contract lang loopt. Een bedrijf met meerdere gebouwen, een bezoekersbalie, ticketsysteem voor storingen en meldingen en analyses die allemaal in Robin draaien, zou vijf modules vervangen om op één te besparen. Mapiq en Spacewell komen het dichtst in de buurt, en beide vereisen nog steeds een offerte en een configuratietraject.
Wanneer je functionaris voor gegevensbescherming de verwerkersovereenkomst van Robin al heeft goedgekeurd en je ondernemingsraad die heeft geaccepteerd, en het enige motief een afkeer is van een prijs die alleen op offerte beschikbaar is.
Een tool met een gepubliceerde prijs geeft je geen betere reserveringen, alleen een getal dat je eerder kunt lezen. Het is ook een slecht moment om over te stappen als de kantoorbezetting nog niet stabiel is, omdat het minimum van 25 gebruikers van deskbird en de kosten per resource van Flexopus allebei afhangen van een stabiel aantal gebruikers of werkplekken.
En wanneer je behoeften bestaan uit kleine, door hardware gedreven onderdelen. Voor alleen ruimtepanelen past een displaymaker als Joan beter dan welke reserveringssuite ook, welke gevestigde leverancier je ook hebt.
Welke tool past bij welk soort organisatie?
Bedrijven met 25 of meer reguliere kantoorgebruikers die SSO, SCIM en een zichtbare prijs willen, beginnen met deskbird. Organisaties met veel medewerkers per werkplek beginnen met Flexopus. Grote bedrijven met meerdere locaties en een werkplekteam kijken naar Mapiq en Spacewell, en overheidsorganisaties en grote vastgoedportefeuilles kijken naar Matrix Booking.
Specialistische gevallen zijn smaller. ROOMZ past bij een kantoor dat sensoren van de reserveringsleverancier wil, Joan bij een kantoor dat ePaper-displays wil, Yarooms bij een team dat werkplekken, ruimtes en bezoekers in één contract wil, en OfficeRnD Flex bij een exploitant die werkplekken aan leden verkoopt. Yoffix past bij Microsoft 365-organisaties die een proces alleen op offerte en dunne openbare documentatie accepteren.
