Beste Europese alternatieven voor Google Meet

Waarom mensen Google Meet verlaten

Google Meet is niet iets wat de meeste organisaties hebben gekozen. Het kwam mee met Workspace, het voegt zichzelf standaard toe aan elke agenda-uitnodiging en het kost niets extra op een licentie die je toch al betaalde. Daarom is het lastig om het te verlaten: er is geen factuur om op te zeggen en geen contract om te beëindigen, alleen een gewoonte midden in iedereens dag.

Begin met het schrappen van de twee dingen die mensen er meestal over zeggen, want geen van beide houdt stand bij een controle. Gasten hebben geen Google-account nodig om deel te nemen aan een Meet: de eigen documentatie van Google zegt dat je zonder account kunt deelnemen, en de organisator of een deelnemer laat je toe.

En Workspace houdt Europese data niet simpelweg in Europa: dataregio's zijn een functie die van de editie afhangt, fundamenteel bij Business Standard en Business Plus, enterprise bij Enterprise Plus of de betaalde add-on, met de locatie ingesteld op de Verenigde Staten, de Europese Unie of helemaal geen voorkeur.

Wat overblijft nadat die twee zijn weggehaald, is een smaller maar steviger argument.

Je contract in de EEA is met Google Ireland Limited in Dublin, een dochteronderneming van een Amerikaans moederbedrijf. De vraag naar jurisdictie gaat dus over zeggenschap binnen het concern, niet over in welk datacenter de gegevens staan. En op een gratis account stopt een gesprek met drie of meer personen na 60 minuten. Daar merken de meeste mensen voor het eerst dat Meet een functie is van een product dat ze nog niet hebben gekocht.

• Dataresidentie hangt af van de editie die je hebt gekocht Dataregio's is geen schakelaar die elke Workspace-klant heeft. Fundamentele dataregio's zitten bij Business Standard en Business Plus; enterprise-dataregio's zitten bij Enterprise Plus of via de Data Regions-add-on; Enterprise Essentials en Essentials Plus krijgen de fundamentele versie. De opties zijn de Verenigde Staten, de Europese Unie of geen voorkeur. Heel wat organisaties gaan ervan uit dat ze op de Europese instelling staan en hebben nooit in de beheerconsole gekeken.
• De klok op het gratis abonnement Een gratis Google-account krijgt 24 uur voor een gesprek tussen twee personen en 60 minuten zodra een derde persoon meedoet, met een waarschuwing na 50 minuten. Die limiet is geen bug om omheen te werken; het is het wervingsmechanisme voor een betaalde editie. Elk alternatief hier heeft een ander antwoord erop, en één heeft helemaal geen limiet.
• Je contractpartij is Iers, je moederbedrijf niet Voor gebruikers in de EEA en Zwitserland levert Google Ireland Limited de dienst, geregistreerd in Ierland op Gordon House, Barrow Street, Dublin 4. Dat is een echt feit en het is de moeite waard om het te weten, want het betekent dat de gangbare verkorting “een Amerikaans bedrijf in Mountain View” onnauwkeurig is. Het lost ook niets op: een Europese dochteronderneming van een Amerikaans moederbedrijf valt nog steeds onder bevelen die aan dat moederbedrijf zijn gericht, en dat is precies het risico dat een Europese leverancier niet loopt.
• Het is de standaard, niet de keuze Meet voegt automatisch een link toe aan agenda-uitnodigingen. Daardoor wordt het hulpmiddel gekozen door de agenda en niet door iemand. Dat is de eigenlijke lock-in, en die is sterker dan elke technische afhankelijkheid: niemand hoeft Meet leuk te vinden om het te laten blijven, ze hoeven alleen uitnodigingen te blijven accepteren. Elke vervanging moet opboksen tegen een link die verschijnt zonder dat iemand hem intypt.

Wat je moet vervangen, niet alleen evenaren

Voordat je iets vergelijkt, moet je de drie soorten gebruik uit elkaar halen die achter één knop schuilgaan, want Meet wordt ook gebruikt voor klussen waarvoor het nooit is ontworpen, en die vragen om andere vervangingen.

Het eerste is de interne vergadering: collega's in dezelfde Workspace, bijeengeroepen vanuit de agenda, waarbij de link minder belangrijk is dan de uitnodiging.

Het tweede is het externe gesprek: een klant, een kandidaat of een leverancier die niet voor jou werkt, waarbij het enige dat telt is dat ze zonder gedoe binnenkomen. Het derde is het evenement: een lancering, een training of een klantwebinar, nu aan elkaar geknoopt met Meet, een Google Form voor aanmeldingen, een spreadsheet met deelnemers en een handmatig verstuurde herinneringsmail.

Jitsi beantwoordt het eerste als het bezwaar is dat geen enkel bedrijf de opname zou moeten bewaren. Whereby beantwoordt het tweede, en het is geprijsd voor de mensen die vergaderingen bijeenroepen in plaats van per gebruiker, dus alleen zij staan op de factuur. Livestorm beantwoordt het derde goed, en het vervangt een workflow in plaats van een gesprek.

De alternatieven vergeleken

Hoe elk alternatief zich verhoudt tot Google Meet

Wat er echt stukgaat als je overstapt

De standaard is de hele migratie. Google Agenda voegt een Meet-link toe aan uitnodigingen tenzij je het uitzet. Tenzij de conferentiestandaard wordt aangepast in de beheerconsole en in de individuele agenda-instellingen, wordt het hulpmiddel dat je wilt verlaten nog steeds door software gekozen in plaats van door mensen. Pas het op dag één aan, voordat je iets aankondigt.

Terugkerende reeksen zijn de tweede valkuil, en die komen langzamer aan het licht. Een wekelijkse vergadering die twee jaar geleden is aangemaakt, houdt zijn oorspronkelijke Meet-link zolang de reeks loopt, wat betekent dat het oude hulpmiddel maanden blijft werken na het besluit. Schrijf de terugkerende uitnodigingen in één bewuste ronde opnieuw en reken op het uur dat dat kost.

Ten derde, wees realistisch over wat er met Meet verdwijnt. Als je organisatie Workspace gebruikt voor Gmail, Docs en Drive, zeg je niets op: je voegt een tweede leverancier en een tweede factuur toe voor de vergaderingen. Dat kan nog steeds de juiste beslissing zijn, maar die moet worden genomen als toevoeging en niet intern worden gepresenteerd als besparing.

Hebben mensen buiten mijn bedrijf echt geen Google-account nodig?

Dat klopt echt. De supportdocumentatie van Google is duidelijk: je kunt zonder Google-account aan een vergadering deelnemen, en de organisator of een deelnemer laat je binnen. Een gast klikt op de link, typt een naam en vraagt om toegelaten te worden.

Dit is belangrijk, omdat het een van de meest herhaalde argumenten om te vertrekken wegneemt. Een onjuist argument herhalen tegenover een sceptische collega kost je het hele gesprek. Wat wel waar blijft, is dat de toelatingsstap handmatig is en de vergadering onderbreekt, en dat iedereen die zelf een vergadering wil aanmaken in plaats van eraan deel te nemen wel een account nodig heeft.

Als je bezwaar tegen Meet is dat het lastig is voor buitenstaanders, test dat dan eerst eerlijk. Als het lastige deel het aanklopscherm is, dan halen Whereby en Jitsi dat allebei weg. Als je aannam dat gasten volledig geblokkeerd werden, dan is dat niet zo, en dan moet je je reden opnieuw kiezen.

Staan mijn Workspace-gegevens al in de EU?

Controleer de beheerconsole in plaats van het te veronderstellen, want het hangt af van wat je hebt gekocht. Fundamentele dataregio's zijn inbegrepen bij Business Standard en Business Plus. Enterprise-dataregio's zijn inbegrepen bij Enterprise Plus of beschikbaar via de Data Regions-add-on, en de edities Frontline en Enterprise Essentials vallen onder de ene of de andere. De locatie-instelling biedt de Verenigde Staten, de Europese Unie of geen voorkeur, en geen voorkeur is een echte instelling die organisaties jarenlang laten staan.

Twee beperkingen die duidelijk gezegd moeten worden. Dataregio's is een beleid over waar de gegevens die eronder vallen opgeslagen liggen, geen belofte over elke verwerkingsstap, en het zegt niets over welke wet van toepassing is op het bedrijf dat het instelt.

Als je eis voortkwam uit een inkoopregel over opslaglocatie, is het antwoord misschien een licentie-upgrade in plaats van een migratie. Als het voortkwam uit een risicoanalyse over buitenlandse bevelen tot gegevensverstrekking, lost geen enkele Workspace-instelling dat op, en dan is het tijd om naar een Europese leverancier te kijken.

Hoe voorkomen we dat Agenda overal een Meet-link toevoegt?

Dit is de echte migratietaak, en het is een beleidswijziging in plaats van een technische. Standaardinstellingen voor conferenties staan in de Workspace-beheerconsole en in de agendainstellingen van elke persoon. Zolang die niet veranderen, neemt elke nieuwe uitnodiging stilletjes het hulpmiddel over dat je net hebt besloten te verlaten.

Terugkerende uitnodigingen zijn de tweede helft van het probleem. Een all-hands-reeks uit 2023 houdt zijn oorspronkelijke link zolang de reeks bestaat, dus het oude hulpmiddel blijft lang werken nadat het besluit is genomen. Schrijf de terugkerende vergaderingen bewust op één dag opnieuw, in plaats van te wachten tot ze verlopen.

Teams die deze stap overslaan, melden allemaal hetzelfde resultaat: het nieuwe hulpmiddel wordt gebruikt voor de vergaderingen die iemand eraan heeft gedacht in te stellen, en Meet wordt voor al het andere gebruikt. Dat is geen mislukte keuze van een tool, het is een ongewijzigde standaard.

Gaat een Europese tool meer kosten dan iets dat gratis is inbegrepen?

Vrijwel altijd, en de vergelijking is het waard om eerlijk te maken in plaats van die mooi te praten. Meet zit in een Workspace-licentie die je toch al betaalt, dus de marginale kosten zijn nul, en niets hier is goedkoper dan nul.

Wat de rekensom verandert, is hoe de alternatieven geprijsd zijn. Whereby rekent vanaf $10.99 per maand voor de persoon die bijeenroept, en niet per gebruiker. Dus in een bedrijf van veertig waar zes mensen vergaderingen bijeenroepen, staan zes mensen op de factuur.

Jitsi heeft helemaal geen licentiekosten en je betaalt in plaats daarvan met serverbeheer. Livestorm is het dure alternatief: het wordt geprijsd per deelnemerscredit, ongeveer €2.50 per unieke deelnemer per sessie in plaats van per gebruikersplaats, en het vervangt een workflow in plaats van een videogesprek.

De ene situatie waarin een Europese tool gewoon goedkoper is, is een organisatie die Workspace-gebruikersplaatsen vooral betaalt zodat mensen vergaderingen kunnen houden. Als Docs, Drive en Gmail de reden voor de licentie zijn, behoud de licentie en accepteer dat de vergadertool een tweede, kleine regel op de factuur is.

Welke kies je

Als je bezwaar is dat er sowieso een aanbieder bij betrokken is, dan is zelf gehoste Jitsi het enige antwoord hier dat de aanbieder verwijdert in plaats van te vervangen. Wees eerlijk over de vraag of iemand de server gaat beheren.

Als je gesprekken vooral met mensen buiten het bedrijf zijn en slechts enkele collega's er ooit één bijeenroepen, dan is Whereby vanaf $10.99 per maand per bijeenroeper het goedkoopste echte alternatief en het minst verstorend voor gasten.

Als wat jij een vergadering noemt eigenlijk een evenement is, dan vervangt Livestorm het formulier, het spreadsheet en de herinneringsmails naast het gesprek, en daar wordt de kostenpost per deelnemerscredit terugverdiend.

En als je eis simpelweg is dat Europese gegevens in Europa blijven, kijk dan eerst in de beheerconsole voordat je naar leveranciers kijkt. Dataregio's kan misschien al doen wat je nodig hebt op de editie die je hebt, en een tool wisselen om een probleem op te lossen dat een instelling oplost, is een dure manier om gelijk te krijgen.