Beste Europese alternatieven voor Webex

Waarom mensen Webex verlaten

De meeste redenen om een Amerikaanse vergadertool te verlaten gelden niet voor Webex, en deze pagina zegt dat eerst. Cisco draait Webex-datacenters in Frankfurt, met een tweede locatie in Amsterdam.

Versleutelde door gebruikers gemaakte inhoud (vergaderingen, berichten, whiteboards, bestanden en de metadata eromheen) wordt opgeslagen in de eigen regio van de organisatie. De versleutelingssleutels voor je gebruikers worden ook in die regio gemaakt en bewaard. Als je eis is dat Europese vergaderdata in Europa blijft, dan voldoet Webex daaraan, en het gebruikelijke schrikverhaal klopt niet.

Het argument dat standhoudt is smaller en lastiger te weerleggen. Sleutels die in Frankfurt worden bewaard, zijn nog steeds sleutels van Cisco Systems, Inc. uit San Jose, Californië. Dataresidentie beschrijft waar een sleutel staat; het beschrijft niet wie gedwongen kan worden hem te gebruiken. Dat onderscheid kan een datacenterkaart niet wegnemen, en ook geen instelling in Control Hub lost het op.

De tweede reden is structureel en niet juridisch: er bestaat geen versie van Webex die je zelf kunt draaien. Cisco verkoopt je een regio, een SLA, een Control Hub en een zaal vol gecertificeerde hardware. De software om het zelf te beheren verkoopt het niet. Voor een universiteit, een ziekenhuis of een ministerie dat bewaring in plaats van locatie moet garanderen, is dat het hele probleem, en daarom zijn twee van de vier tools hieronder software die je installeert.

• De sleutels staan in Frankfurt en Cisco houdt ze in handen Webex maakt en bewaart versleutelingssleutels in de geografische regio van je organisatie, en dat is echt meer dan de meeste concurrenten doen. Toch is het Cisco dat de sleutelbeheerdienst beheert. Voor een risicobeoordeling telt wie de sleutels bewaart, niet waar de servers staan: een Amerikaans bedrijf dat je inhoud kan ontsleutelen blijft een Amerikaans bedrijf dat gedwongen kan worden, en het verplaatsen van de servers naar Hessen verandert niets aan welk bedrijf de mogelijkheid in handen heeft.
• Je regio is misschien niet de regio die je denkt EU-opslag voor Calling, Meetings en Messaging geldt voor organisaties die na 1 juli 2022 zijn ingericht. Organisaties die daarvoor zijn aangemaakt, zitten in de regio Noord-Amerika en Rest van de wereld tot er voor hen een migratieplan voor het datacenter is uitgevoerd. Bij Meetings bepaalt de tijdzone van de site mee waar gegevens terechtkomen. Control Hub laat een beheerder nu precies zien waar de gegevens van zijn organisatie staan. Heel veel beheerders hebben er nog nooit naar gekeken.
• Er bestaat geen zelf gehoste Webex Dit is de kloof die je niet met geld kunt dichten. Welke regio, welk contract of welke certificering je ook krijgt, de software draait op de infrastructuur van Cisco en de beheerder is Cisco. Een instelling die wil dat opnames van studenten, patiënten of burgers op machines blijven die zij beheert, heeft daarop geen Webex-achtig antwoord en moet iets kiezen wat ze zelf kan installeren.
• Het is geprijsd en opgezet voor een IT-afdeling Webex gaat uit van een uitrol: identiteitsintegratie, beheerde clients, ingerichte vergaderruimtesystemen, een beheerconsole en iemand wiens taak dat allemaal omvat. Het gratis abonnement biedt 100 deelnemers met een limiet van 40 minuten, en betaalde abonnementen beginnen rond $14.50 per gebruiker per maand, ongeveer $12 bij jaarlijkse facturatie. Voor een adviesbureau met vijftien mensen is die machinerie overhead, en de alternatieven hieronder zijn bewust zonder beheer: er valt niets te beheren.

Wat je moet vervangen, niet alleen evenaren

Haal de drie dingen die Cisco onder één naam verkoopt uit elkaar, want een Webex-account beslaat meestal meer dan de mensen die weggaan zich realiseren.

Er is de vergadering: een ingeplande call met collega's en externen, wat de meeste gebruikers bedoelen. Er is het apparatenpark: vergaderruimteapparatuur, bureautoestellen, bellenabonnementen en de Control Hub waarmee die worden ingericht. Dat is kapitaalinvestering met een afschrijvingsschema eraan gekoppeld. En er is de ingebedde video die sommige organisaties in hun eigen applicaties gebruiken, in supportprocessen, veldservice of telegeneeskunde.

Whereby en Jitsi vervangen het eerste, en BigBlueButton vervangt een bepaalde variant daarvan die Cisco nooit goed heeft geleverd. eyeson vervangt het derde. Het tweede wordt hier door niets vervangen. Als je Webex vijftig vergaderruimtesystemen aan de muur heeft, gaat deze pagina dus over een deel van je apparatenpark en niet over het geheel.

De alternatieven vergeleken

Hoe elk alternatief zich verhoudt tot Webex

Wat er echt stukgaat als je overstapt

Kijk in Control Hub voordat je ergens aan vastzit. Als de reden voor deze evaluatie was dat je vergaderingen in de Verenigde Staten zouden staan, dan is de oplossing misschien een migratieplan voor het datacenter van je accountteam, in plaats van een nieuwe leverancier: EU-opslag geldt voor organisaties die na 1 juli 2022 zijn ingericht, en oudere organisaties verhuizen alleen als er een plan wordt uitgevoerd. Dat pas in maand drie ontdekken is een dure manier om het te leren.

De hardware maakt een Webex-migratie lang. Gecertificeerde vergaderruimteapparaten, bureauapparaten en bellenabonnementen worden ingericht via Control Hub en hebben nergens op deze pagina een tegenhanger, dus het realistische resultaat is dat vergaderingen nu verhuizen en ruimtes bij de volgende vernieuwing. Twee tools voor twee jaar is de gebruikelijke vorm hiervan, en dat moet je aan het begin hardop zeggen.

Dan is er nog de gewoonte van de externe deelnemer. Grote klanten, overheidsinstanties en ziekenhuizen standaardiseren vaak op Webex en sturen je hun link, ongeacht wat je hebt gekozen. Daardoor houd je een Webex-account om als gast mee te doen aan vergaderingen van anderen, lang nadat je zelf niet meer host. Reken op één licentie in plaats van geen.

Als Webex onze gegevens al in Frankfurt opslaat, waar moeten we dan nog wakker van liggen?

Eén ding, en het is de moeite waard om dat precies te formuleren, zodat het gesprek met je IT-afdeling ergens toe leidt. Cisco slaat versleutelde inhoud en de bijbehorende versleutelingssleutels op in de regio van je organisatie, wat een sterkere regeling is dan een simpele belofte over de opslaglocatie. Het betekent dat het sleutelmateriaal voor Europese klanten in Europa staat.

Het betekent niet dat het sleutelmateriaal uit handen van Cisco is. De sleutelbeheerdienst is van Cisco en wordt beheerd door een Amerikaans bedrijf, en de mogelijkheid om te ontsleutelen is precies wat een openbaarmakingsbevel interesseert. Locatie is een eigenschap van de opslag; dwang is een eigenschap van het bedrijf.

Als je eis voortkomt uit een clausule over de locatie van gegevens in een aanbestedingsdocument, dan beantwoordt Webex die, en overstappen zou een dure manier zijn om het twee keer te beantwoorden. Als de eis voortkomt uit een soevereiniteitsbeoordeling over wie gedwongen kan worden, beantwoordt alleen een exploitant buiten dat bereik, of software die je zelf draait, die.

Hoe achterhaal ik in welke regio onze organisatie werkelijk zit?

Control Hub. Cisco heeft een weergave toegevoegd die een beheerder laat zien waar de gegevens van de organisatie staan, en dat is het eerste wat je opent voordat iemand begint te discussiëren over alternatieven.

De reden om te controleren is dat de EU-optie standaard niet terugwerkend werkt. Organisaties die na 1 juli 2022 zijn ingericht, kunnen Calling-, Meetings- en Messaging-gegevens in de EU bewaren. Organisaties die eerder zijn aangemaakt, blijven in de regio Noord-Amerika en Rest van de wereld tot Cisco voor hen een migratieplan voor het datacenter uitvoert. Bij Meetings bepaalt specifiek de tijdzone van de site mee of gegevens in Frankfurt terechtkomen.

Dit is een veelvoorkomend en duur misverstand. Een team besteedt een kwartaal aan het evalueren van Europese alternatieven omdat het aanneemt dat zijn gegevens in Virginia staan, terwijl het echte antwoord een migratieverzoek aan het accountteam was.

Wij zijn een universiteit. Wat verandert de berekening voor ons?

Twee dingen die niet gelden voor een commerciële koper. Het eerste is dat wat je opneemt geen zakelijke vergadering is: het is een seminar met herkenbare studenten, een tutorial met een minderjarige erin, een tentamen of een pastoraal gesprek. Het tweede is dat je beoordeling van gegevensbescherming een interne audit moet doorstaan en niet alleen een inkoopchecklist.

BigBlueButton staat op deze pagina precies voor die situatie. Het is open source en zelf gehost, dus opnames blijven op infrastructuur die de instelling beheert en de instelling blijft de enige verwerkingsverantwoordelijke, zonder dat er iets met een leverancier onderhandeld hoeft te worden. Het integreert met Moodle, Canvas en andere leerplatforms, zodat een sessie wordt gestart vanuit de cursus in plaats van in een e-mail te worden geplakt. Dat is het verschil tussen iets wat de instelling adopteert en iets wat individuele docenten gebruiken.

Het is ook gebouwd voor onderwijs in plaats van vergaderen: een whiteboard voor meerdere gebruikers in plaats van schermdelen, breakoutruimtes als volwaardige functie, polls en gedeelde notities. Je levert de servers en beheert ze zelf, en videoconferencing is echt veeleisend om op schaal te hosten, dus dit is een infrastructuurbeslissing en geen abonnementsbeslissing.

Wat gebeurt er met onze vergaderruimtesystemen als we weggaan?

Die worden het duurste onderdeel van de vraag. Gecertificeerde Webex-vergaderruimteapparaten, bureauapparaten en de Control Hub die ze inricht, zijn kapitaal dat je al hebt uitgegeven, en geen van de tools op deze pagina heeft een vergelijkbaar hardwareprogramma of een certificeringslijst om een apparaat tegen te controleren.

Het realistische patroon is dus gesplitst in plaats van schoon. Ruimtes blijven op Webex tot de hardwarevernieuwing, terwijl vergaderingen tussen laptops, externe gesprekken en onderwijssessies verhuizen naar iets goedkopers of iets wat je zelf host. Dat zijn twee tools voor een periode van jaren, en doen alsof dat niet zo is, is de manier waarop zulke projecten intern hun geloofwaardigheid verliezen.

Als je een vernieuwingscyclus nadert, is dat het moment waarop het hele apparatenpark echt opnieuw te overwegen is. Buiten dat moment behandel je de ruimtes als vast en verplaats je de vergaderingen eromheen.

Welke kies je

Als het bezwaar is dat een Amerikaans bedrijf de mogelijkheid heeft om te ontsleutelen, dan is zelf gehoste Jitsi Meet de enige optie hier die die mogelijkheid bij niemand anders dan jij weghaalt, en het openbare exemplaar meet.jit.si is die optie niet.

Als je Webex vooral uit vergaderingen bestaat en de administratie eromheen overhead is die je nooit wilde, dan is Whereby het goedkoopste eerlijke antwoord vanaf $10.99 per maand, zonder iets om uit te rollen. Het gratis abonnement is wel veel beperkter dan dat van Cisco, dus beoordeel het op een betaald abonnement.

Als je een instelling bent die studenten opneemt, is BigBlueButton het antwoord en is de reden bewaring en niet de kosten, al is het kostenargument op schaal ook doorslaggevend.

En als je in werkelijkheid vergaderruimtesystemen, bellenabonnementen en een contactcenter hebt gekocht, dan vervangt niets hiervan die. Controleer je regio in Control Hub, houd het apparatenpark en verplaats de delen van het vergaderwerk die geen gecertificeerd apparaat aan het plafond nodig hebben.