Europese alternatieven voor Mindbody

Waarom mensen Mindbody verlaten

Mindbody is boek- en bedrijfssoftware voor fitness- en wellnessbedrijven en is gevestigd in San Luis Obispo, Californië. Met één login beheer je het lesrooster, lidmaatschappen, betalingen, personeel en rapportages, plus een consumentenapp waar leden studio's vinden. De prijspagina zegt dat het bedrijf er al meer dan 20 jaar mee bezig is, en de klantenlijst loopt van yogastudio's tot spa's en ketens met meerdere vestigingen.

Die breedte is de reden dat mensen blijven, en ook de reden dat sommigen elders gaan zoeken. Een sportschool in Lyon of een yogastudio in Utrecht koopt hetzelfde product als een spa in Texas, met een contract dat, buiten het Verenigd Koninkrijk, Australië en Nieuw-Zeeland, wordt gesloten met MINDBODY, Inc., een Delaware-corporatie, onder het recht van New York. Voor een bedrijf waarvan alle leden Europees zijn, is dat een vreemde plek voor het contract.

De andere redenen zijn commercieel. De instapprijs begint bij €99 per maand per locatie, de betere analyses en marketing zitten in hogere niveaus die op aanvraag worden verkocht, en nieuwe klanten die via de Mindbody-app binnenkomen, kunnen een vergoeding kosten. De Europese tools op deze pagina dekken het dagelijkse werk van een sportschool of studio en houden het contract in Europa.

• Het contract is Amerikaans, in welk land je studio ook staat De voorwaarden van Mindbody zeggen dat als je gevestigd bent in het Verenigd Koninkrijk, de wederpartij MINDBODY, Ltd. in Engeland en Wales is, en voor Australië en Nieuw-Zeeland is het een lokaal bedrijf. Voor de Verenigde Staten en "alle andere landen" is het MINDBODY, Inc., een Delaware-corporatie. Dat betekent dat een studio in Duitsland, Frankrijk of Spanje een contract onder Delaware-recht heeft, onderworpen aan het recht van de staat New York.
• Geschillen gaan naar arbitrage in New York County Artikel 15 van de voorwaarden vereist bindende individuele arbitrage en doet afstand van collectieve acties. Voordat je kunt beginnen, moet je een schriftelijk verzoek per post sturen naar de juridische afdeling in San Luis Obispo, waarna je 60 dagen moet onderhandelen. De plaats van arbitrage is New York County. Een studio-eigenaar in Europa die het oneens is over een factuur, staat voor een procedure die is ontworpen voor een klant die op een korte vliegreis van de leverancier woont.
• Opzeggen kost tijd, en je gegevens hebben een korte termijn De initiële looptijd is 90 dagen en verlengt daarna elke 30 dagen. Beide partijen kunnen het beëindigen met ten minste 30 dagen opzegtermijn voor het einde van de looptijd, en vroegtijdig stoppen betekent dat je betaalt voor de rest van de abonnementsperiode. Na een opzegging maakt Mindbody je gegevens via de standaard webservices beschikbaar voor maximaal 30 dagen; hulp daarna kan extra kosten met zich meebrengen.
• De prijs is een beginpunt, en de app brengt kosten met zich mee De prijspagina noemt "vanaf €99" per locatie per maand, terwijl de niveaus Starter, Accelerate en Ultimate elk "Let's talk" tonen. Een merkapp en de AI Concierge zijn extra's. Vermelden in de Mindbody-app is gratis, maar als die een klant oplevert die nieuw is voor jou, geldt op die eerste aankoop een vergoeding van 20%, met een maximum van $30 of het lokale equivalent.

Wat je moet vervangen, niet alleen evenaren

Mindbody bundelt vier taken, en een Europese vervanger moet elk van de taken dekken die je gebruikt. De eerste is de back-office: lidmaatschappen, rittenkaarten, terugkerende facturatie, een kassasysteem en personeelsplanning.

De tweede is de boekingsvoorkant: een roosterwidget op je website en een ledenapp, die Mindbody onder eigen merk als aparte extra verkoopt. De derde is marketing: e-mail- en sms-campagnes en een leadpipeline, die in het hoogste niveau zitten. De vierde is de consumentenapp die nieuwe klanten naar je toe stuurt.

De eerste twee taken zijn in Europa goed gedekt. Magicline, PerfectGym en Booking Board regelen facturatie en toegangscontrole voor sportscholen, terwijl Eversports en bsport zijn gebouwd rond lesroosters en merkapps. De vierde taak is de moeilijke.

De vermelding bij Mindbody bereikt wat de prijspagina "meer dan 3 miljoen maandelijkse shoppers" noemt, en geen enkele Europese tool hier haalt dat publiek in elk land. Eversports heeft een eigen marktplaats in Oostenrijk, Duitsland en de Benelux, dus voor studio's daar is het het dichtstbijzijnde antwoord.

Houd ook rekening met de stille onderdelen. Betalingsverwerking, mandaten voor automatische incasso, koppelingen van derden die Mindbody op zijn integratiepagina vermeldt, en elke website die Mindbody voor je heeft gebouwd, moeten elk een nieuwe plek krijgen. Als je leden boeken via een Mindbody-widget die in je website is ingebed, moet die embed op de dag van de overstap worden vervangen.

De alternatieven vergeleken

Hoe elk alternatief zich verhoudt tot Mindbody

Wat er echt stukgaat als je overstapt

Het eerste dat breekt is de facturatie. Leden met een terugkerend abonnement bij Mindbody moeten naar het nieuwe systeem worden verhuisd met hun betaalgegevens en mandaten intact, en de voorwaarden sluiten kaarthouderdata uit van de gegevens die Mindbody beschikbaar maakt. Reken erop dat je leden vraagt betaalgegevens opnieuw in te voeren of nieuwe mandaten voor automatische incasso te tekenen, en plan dat rond een factuurdatum, zodat niemand dubbel wordt belast of wordt overgeslagen.

De tweede breuk is alles wat naar het oude systeem verwijst: de roosterwidget op je website, links in social media-profielen en nieuwsbrieven, de app die leden hebben geïnstalleerd, en elke koppeling die je hebt ingeschakeld via de integratiepagina van Mindbody. Dan is er nog de klok.

Met een initiële looptijd van 90 dagen en verlengingen van 30 dagen, stel je eerst je opzegdatum vast, draai je beide systemen naast elkaar voor één cyclus en bewaar je een export van klant- en aanwezigheidsgeschiedenis binnen het venster van 30 dagen na opzegging. Het omscholen van het receptiepersoneel is de kost waar niemand budget voor reserveert.

Hoe verlaat ik Mindbody zonder mijn ledengegevens te verliezen?

Begin met het lezen van je bestelformulier, want de voorwaarden zeggen dat de initiële looptijd 90 dagen is en daarna verlengt in periodes van 30 dagen. Zeg minstens 30 dagen voor het einde van de lopende looptijd op, anders betaal je voor een nieuwe. Vroegtijdig stoppen heft de kosten voor de rest van de abonnementsperiode niet op.

Plan dan de export voordat je opzegt, niet erna. De voorwaarden geven je 30 dagen na een opzegging om je gegevens via de standaard webservices op te halen, en hulp daarna kan extra kosten met zich meebrengen. Vraag de nieuwe aanbieder welke import die biedt: agilea zegt dat het importeert vanaf een vorige aanbieder, en bsport vermeldt installatie en gegevensmigratie als inbegrepen.

Mag Mindbody de gegevens van Europese leden bewaren?

De voorwaarden zeggen dat er een privacybijlage van toepassing is waar Mindbody gegevens verwerkt die afkomstig zijn uit de Europese Economische Ruimte of het Verenigd Koninkrijk. Wij hebben die bijlage of het overdrachtsmechanisme van Mindbody niet beoordeeld, dus we kunnen niet zeggen hoe gegevens bewegen of waar ze worden opgeslagen.

Wat uit de voorwaarden te halen is, is de vorm van het contract: een Delaware-bedrijf, recht van New York en arbitrage in New York County. Als je juridisch adviseur het ledengegevenscontract onder Europees recht wil, met een wederpartij in je eigen rechtssysteem, dan sluit elk van de EU-aanbieders hier daar directer op aan.

Welke kies je

Als je een sportschool met draaihekken, lidmaatschappen en personeelsroosters runt, begin dan met Magicline, PerfectGym of Booking Board. Magicline heeft een gratis abonnement en een contract in Hamburg, PerfectGym regelt facturatie en incasso vanaf €179, en Booking Board laat je module voor module opbouwen tegen gepubliceerde prijzen. Voor een Franstalige sportschool publiceert Liberfit zijn prijzen en noemt het zijn host.

Als je een lesgerichte studio runt, bekijk dan Eversports en bsport. Eversports is degene die ook nieuwe klanten binnenbrengt via de eigen marktplaats in Oostenrijk, Duitsland en de Benelux, en bsport is de route met merkapp en ondersteuning voor meerdere vestigingen.

Gymcatch past bij een personal trainer met een klein budget, agilea bij een Duitse studio die hulp wil bij het importeren van gegevens, Nubapp bij een Spaans bedrijf met banen of CrossFit en Sportlyzer bij een sportclub. Als je bedrijf een spa of salon is, is geen van deze een rechtstreekse vervanging, en Mindbody is daar sterker.