Beste Europese alternatieven voor ADP

Waarom mensen ADP verlaten

Ruim eerst de gemakkelijke kritiek op, want daarmee verlies je de discussie van iedereen die ADP echt heeft gebruikt. Het bedrijf doet dit al meer dan vijfenzeventig jaar, zegt meer dan een miljoen klanten te bedienen en verzorgt salarisadministratie in meer dan 140 landen en gebieden. Het kent de Franse DSN, de Duitse loonbelastingaangifte en de Nederlandse loonaangifte door en door. "Amerikaanse software kan geen Europese salarisadministratie aan" is hier simpelweg onwaar.

Het terechte bezwaar publiceert ADP zelf. Zijn Binding Corporate Rules for Client Data Processing Services worden op de eigen privacypagina's beschreven als de belangrijkste rechtsgrond voor het doorgeven van persoonsgegevens van medewerkers van klanten vanuit Europese vestigingen aan leden van de ADP-groep buiten de Europese Economische Ruimte. Dat gegevens de EER verlaten is geen ongelukje of randgeval, het is het bedrijfsmodel, en de regels zijn er om dat rechtmatig te maken.

De tweede reden om rond te kijken is commercieel. Er is geen prijslijst, contracten lopen jaren in plaats van maanden en beginnen betekent een implementatie met een projectmanager erbij. Voor een bedrijf van veertig mensen in één land is dat een enorm apparaat rond een maandelijkse berekening die een lokale specialist voor een gepubliceerd tarief uitvoert.

• De doorgifte buiten de EER is het uitgangspunt ADP is een wereldwijde groep, en een wereldwijde groep verwerkt waar zijn servicecentra zitten. In de eigen documentatie worden de Binding Corporate Rules genoemd als het mechanisme dat de doorgifte van Europese werknemersgegevens aan groepsbedrijven buiten de EER rechtmatig maakt. Lees dat goed als je eis is dat salarisgegevens in Europa blijven: een mechanisme dat een doorgifte toestaat, is het tegenovergestelde van een garantie dat er geen plaatsvindt.
• Niemand kan je zeggen wat het kost ADP rekent per medewerker per periode, en het bedrag hangt af van land, productlijn, aantal loonstroken, de modules die je afneemt en hoe lang je tekent. Niets daarvan wordt gepubliceerd. Een Nederlandse werkgever met dertig mensen krijgt van een lokale leverancier in een middag een prijs per loonstrook; een vergelijkbaar bedrag van een wereldwijde aanbieder vergt een verkooptraject, en de vergelijking die je uiteindelijk maakt is die tussen één offerte en één gepubliceerd tarief.
• Je koopt een project, geen abonnement Implementatie betekent datamigratie, parallelle runs, configuratie per land en een go-live-datum die rond het belastingjaar wordt afgestemd. Dat is passend voor een werkgever met achtduizend mensen in negen landen. Voor een werkgever met tachtig mensen in één land is het een enorme hoeveelheid proces om bij een loonstrook uit te komen, en de kleinere leveranciers op deze pagina zijn er binnen weken omdat ze niet hetzelfde probleem oplossen.
• Het product dat je koopt hangt af van je omvang, en de service ook ADP is niet één systeem maar een familie van systemen, verdeeld naar bedrijfsgrootte en land, verkocht onder verschillende namen met verschillende roadmaps. Zo dekt een aanbieder 140 landen, en het betekent ook dat de ervaring die een referentieklant beschrijft een ander product kan zijn dan het product dat jou wordt verkocht. Vraag welk specifiek platform je contract noemt, in welk land en wie het ondersteunt.

Wat je moet vervangen, niet alleen evenaren

Scheid, voordat je iets op de shortlist zet, de twee taken die ADP voor je doet, want Europese leveranciers doen zelden allebei en juist die mismatch is waar deze projecten misgaan.

De eerste is wettelijke salarisadministratie: bruto naar netto volgens de nationale regels van dit jaar, loonstroken, de aangifte bij de belastingdienst en het betaalbestand. De tweede is alles eromheen: het personeelsdossier, verzuim, tijd, contracten, declaraties en het selfserviceportaal dat je medewerkers daadwerkelijk openen.

PayFit is de enige hier die de eerste taak op zich neemt als eigen verantwoordelijkheid, in een handvol Europese markten. Sage Payroll doet de eerste in het Verenigd Koninkrijk en Ierland en heeft daar tientallen jaren ervaring mee.

Personio en Factorial doen de tweede goed en bereiden de eerste voor zodat een accountant of administratiekantoor die kan indienen. Als je mensen in zes landen in dienst hebt en één contract wilt dat ze allemaal dekt, wees dan eerlijk: dat staat niet op deze pagina, en ADP kan dat echt.

De alternatieven vergeleken

Hoe elk alternatief zich verhoudt tot ADP

Wat er echt stukgaat als je overstapt

Haal de historie eruit voordat je opzegt. Loonstroken, cumulatieve jaartotalen, jaaropgaven, pensioenbijdragen en loonbelastinggegevens hebben wettelijke bewaartermijnen die bij jou als werkgever liggen, en de toegang tot het portaal eindigt doorgaans op de dag dat het contract eindigt. Vraag om bestanden die je kunt bewaren in plaats van een viewer waarin je kunt inloggen, en controleer het formaat voor de eindfactuur.

Plan vervolgens rond het belastingjaar en niet rond je eigen gemak. Cumulatieve cijfers moeten intact aankomen, anders sluiten de jaaropgaven niet aan, en daarom is een start in januari met één parallelle maand ernaast de gebruikelijke vorm. Een overstap halverwege het jaar kan, maar is een ander en duurder project.

Het derde probleem is stiller en gaat over aansprakelijkheid. Als ADP aangifte doet en het fout gaat, ligt de verantwoordelijkheid bij een aanbieder wiens contract dat zegt. Als een HR-platform cijfers voorbereidt en je accountant ze indient, heeft de keten twee schakels en wordt de vraag wie een boete voor te late aangifte draagt in twee contracten beantwoord in plaats van in één. Lees beide voordat je er een tekent.

Als ADP de Europese salarisadministratie al goed afhandelt, wat los ik dan precies op?

Waar de verwerking plaatsvindt, en niet of die goed gebeurt. ADP publiceert Binding Corporate Rules juist omdat Europese werknemersgegevens naar groepsentiteiten buiten de EER gaan, en die regels maken de doorgifte rechtmatig. Als jouw beleid is dat salarisgegevens binnen Europa blijven, is een rechtmatige doorgifte nog steeds een doorgifte.

Salarisadministratie bevat ook de meest gevoelige persoonsgegevens die een werkgever heeft: salaris, bankgegevens, belastingpositie, beslagen, pensioen, inhoudingen bij ziekte. Het is het dossier waar "wie kan dit nog meer zien" de kortste lijst aan acceptabele antwoorden heeft.

Als dat niet jouw zorg is, is het eerlijke advies om naar de factuur en de contractduur te kijken, en te beslissen of het apparaat past bij de omvang van het probleem dat je hebt.

Kan een Europese leverancier de landen dekken waar ik mensen in dienst heb?

Soms, en je komt erachter door een nauwe vraag te stellen. Niet "ondersteunen jullie België" maar "doen jullie in België zelf aangifte, of via een partner, en wie is aansprakelijk als die aangifte te laat is". Elke leverancier ondersteunt meer landen dan waarin hij aangifte doet, en alleen de tweede lijst telt.

PayFit doet de wettelijke salarisaangifte in meerdere Europese markten vanuit één systeem, wat voor een werkgever met mensen in twee of drie daarvan twee of drie relaties vervangt door één.

Boven ongeveer vier of vijf landen moet een Europese leverancier partners inschakelen, en dat geldt voor ieder ander ook. Op dat punt is het ene contract van ADP voor 140 landen geen overhead meer, maar juist de reden om te blijven.

Hoe vergelijk ik prijzen als ADP er geen publiceert?

Reken alles om naar een prijs per loonstrook per maand en neem de onderdelen mee die leveranciers buiten de kop houden: verwerking aan het jaareinde, de jaaropgaven, instroom en uitstroom halverwege het jaar, correcties en wat er wordt gerekend voor een land waar je maar twee mensen hebt.

Tel daarna de interne kosten erbij, want daar draait de vergelijking meestal om. Een systeem dat schone cijfers aan een accountant geeft die aangifte doet, kost minder aan software en meer aan afstemming. Een systeem dat zelf aangifte doet, kost meer aan software en neemt een maandelijkse overdracht weg.

Drie van de vier alternatieven hier publiceren iets waarmee je kunt rekenen: Personio vanaf ongeveer €2.88 per medewerker per maand, Factorial vanaf ongeveer €4.50 met een gratis variant eronder. PayFit geeft een prijs per medewerker op aanvraag, net als ADP, dus die vergelijking blijft offerte tegen offerte.

Wat gebeurt er met de salarishistorie als ik wegga?

Haal die eruit voordat je opzegt, niet erna. Loonstroken, cumulatieve jaartotalen, jaaropgaven, pensioenbijdragen en loonbelastinggegevens hebben wettelijke bewaartermijnen die bij jou als werkgever liggen en niet bij ADP, en ze duren jaren langer dan het contract.

Vraag specifiek naar het formaat. Een viewer in een portaal waartoe je binnenkort geen toegang meer hebt, is geen dossier dat je zelf bezit; een set pdf's plus de onderliggende gegevens in een leesbaar bestand wel. Controleer wat je daadwerkelijk ontvangt voor de eindfactuur, want de toegang eindigt doorgaans op de datum dat het contract eindigt.

Plan de overstap daarna rond het belastingjaar. Cumulatieve cijfers moeten intact in het nieuwe systeem aankomen, anders sluiten de jaaropgaven niet aan, en daarom begint bijna iedereen in januari en draait een parallelle maand ernaast.

Welke kies je

Als je mensen in veel landen in dienst hebt en één aanbieder wilt die de aansprakelijkheid draagt, blijf dan. Niets op deze pagina vervangt 140 landen onder één contract, en het jurisdictieargument is het niet waard om dat in negen relaties op te breken.

Als je in een handvol Europese landen zit en een aanbieder wilt die aangifte doet in plaats van voorbereidt, is PayFit de optie die de eigenlijke taak van ADP doet op een Europees adres.

Als je accountant al aangifte doet en je het personeelsdossier terug wilt en een einde aan dubbel typen, is Personio de sterkste optie en maakt de gepubliceerde prijs het makkelijk in te schatten.

En als je zo klein bent dat een wereldwijde aanbieder toch geen offerte voor je zou hebben gemaakt, begin dan met de gratis variant van Factorial, maar lees de salarisdekking voor je eigen land voordat je aanneemt dat de aangifte erbij zit.