Heb je een donorendatabase, een fondsenwervingsplatform of beide nodig?
Begin bij de taak die nu pijn doet. Als giften binnenkomen via cheques, periodieke betalingen, evenementen en een website, en het probleem is dat niemand één supporter over al die kanalen heen kan zien, heb je een database nodig: Donorfy, Beacon CRM, N3O Engage CRM, donorflex, SubscriberCRM of Eudonet. Als het probleem is dat je donatiepagina slecht converteert, geen SEPA-incasso heeft of geen terugkerende giften in meerdere valuta aankan, heb je een platform nodig: RaiseNow, iRaiser of FundraisingBox.
De grens is minder scherp dan de verkooppagina's suggereren. FundraisingBox levert een CRM met workflows en giftenbewijzen binnen hetzelfde product. Eudonet houdt donateurs, leden en evenementgasten in één contacttabel, en RaiseNow steunt op een CRM-laag plus connectors voor Salesforce, SEXTANT, Creative OM en Dynamics 365 die als add-on worden verkocht. iRaiser zegt in 2017 een eigen CRM te hebben geïntroduceerd, maar koppelt die aan klanten in Frankrijk en de Benelux, dus vraag of die beschikbaar is waar jij opereert.
Hubbub is een derde soort aankoop. Het levert giving days, telefonische campagnes en crowdfunding samen met consultants die de campagne uitvoeren. De eigen pagina's noemen geen giftenadministratie, dus het staat altijd naast een database. Zie het als een campagnedienst, niet als vervanging van wat je in Raiser's Edge NXT bijhoudt.
Hoe verhouden de prijsmodellen zich voor een middelgroot goed doel?
De vijf gepubliceerde modellen meten vijf verschillende dingen. Donorfy rekent op basis van het aantal relaties in het bestand (Starter tot 1,000, Professional tot 200,000, Enterprise tot 1 miljoen) via een online calculator, dus de kosten volgen de omvang van je supporterslijst. Beacon CRM rekent op basis van contacten en gebruikers, vanaf 37 GBP per maand voor 500 tot 2,000 contacten, en heeft 0% platformkosten op betalingen. N3O Engage CRM rekent naar het jaarlijkse donatie-inkomen, vanaf 99 GBP per maand, en wordt elk jaar herzien.
RaiseNow en FundraisingBox nemen een deel van wat je int. RaiseNow rekent 2.5% platformkosten op zijn gratis abonnementen en vanaf EUR 195 per maand plus 0.5% tot 4.4% op Growth. FundraisingBox rekent een vast 4% per transactie zonder vaste kosten, maandelijks gefactureerd en maandelijks opzegbaar. Kosten van betaalproviders komen in beide gevallen er bovenop, en FundraisingBox zegt dat je bij grote volumes om maatwerkprijzen moet vragen.
De praktische test is om de cijfers van vorig jaar door elk model te halen. Een goed doel met een grote lijst en bescheiden online inkomsten is goedkoper af bij een tool die per contact rekent, terwijl een goed doel met een kleine lijst en veel online giften minder kan betalen met een vast bedrag dan met een percentage. Eudonet, iRaiser, donorflex, SubscriberCRM en Hubbub geven geen cijfer, dus reken op een demo en een offerte voordat je vergelijkt.
Telt een Brits of Zwitsers bedrijf als Europees voor donordata?
Voor contract- en handhavingsdoeleinden zijn ze Europees, met een kanttekening die telt in een gegevensbeschermingseffectbeoordeling. Donorfy, Beacon CRM, N3O, donorflex, SubscriberCRM en Hubbub zijn Engelse bedrijven, en RaiseNow AG is een Zwitsers bedrijf. Geen van beide landen valt binnen de EER. Overdrachten vanuit de EU naar beide landen rusten op adequaatheidsbesluiten, die de Europese Commissie kan herzien, dus een continentaal goed doel moet die afhankelijkheid vastleggen in zijn register van verwerkingen.
Waar de data staat is een aparte vraag, en die blijft vaak onbeantwoord. FundraisingBox vermeldt een Duitse serverlocatie op zijn prijspagina, Eudonet zegt dat zijn platform is ontworpen en gehost in Europa, en RaiseNow zegt dat het in Zwitserland of de EU/EER verwerkt en sommige overdrachten naar de VS toestaat met contractuele waarborgen.
Donorfy, Beacon CRM, N3O, iRaiser, donorflex en Hubbub vermelden geen hostingregio op de pagina's die we hebben gelezen. SubscriberCRM noemt Microsoft Azure zonder regio en biedt on-premise hosting aan voor goede doelen die geen Amerikaanse cloudaanbieder in de keten willen.
Leg de antwoorden vast in de verwerkersovereenkomst. Donorbestanden bevatten bankgegevens voor incasso's en, bij sommige goede doelen, signalen over religie of gezondheid. Een leverancier die zijn subverwerkers en regio niet schriftelijk kan noemen, is daarom een zwakkere keuze dan een die dat wel kan.
Hoe moeilijk is het om weg te gaan bij Blackbaud Raiser's Edge NXT?
Blackbaud presenteert Raiser's Edge NXT als platform voor middelgrote tot grote non-profits met ontwikkelteams die werken aan individuele giften, giften van grote donateurs, campagnes en subsidies. Het toont geen prijs, alleen een knop "Ask About Pricing". Die reikwijdte is het eerste wat je moet meten. Een goed doel dat gebruikmaakt van portefeuilles met grote giften en subsidieregistratie zal merken dat de meeste Europese tools hier donateurs, giften en giftenbewijzen dekken, maar niet elke module van die suite.
De migratie zelf is een dataklus: relaties, giftengeschiedenis, soft credits, fondsenwervingsacties, toestemmingsregistraties en Gift Aid-verklaringen moeten naar een nieuwe structuur worden gemapt en onderweg worden opgeschoond. N3O verkoopt onboardingpakketten met datacleaning, migratie, configuratie en training, en Donorfy vermeldt implementatiepakketten los van het abonnement. Beide behandelen het project dus als een betaalde dienst. donorflex heeft een importtool genaamd Datastream voor externe bronnen.
Plan een parallelle run over één rapportagecyclus, omdat Gift Aid-claims, giftenbewijzen en financiële afstemming moeten overeenkomen met de oude cijfers. Blackbaud's eigen privacybeleid zegt dat het voor overdrachten naar de Verenigde Staten steunt op zijn zelfcertificering onder het EU-U.S. Data Privacy Framework. Dat is één reden waarom sommige Europese goede doelen kijken naar leveranciers die onder lokaal recht contracteren.
Wanneer moet een goed doel niet overstappen naar een Europese tool?
Blijf waar je zit als het probleem niet de leverancier is. Als medewerkers gegevens niet consistent invoeren, importeert een nieuwe database dezelfde rommel, en een migratie die een jaar aandacht kost, helpt niemand. Evenzo moet een goed doel waarvan de workflows voor grote giften en subsidies diep in Blackbaud lopen, het verlies van die functies doorrekenen voordat het vertrekt. De Europese tools hier beginnen meestal bij donateurs, giften en giftenbewijzen.
Wees voorzichtig met tools waarvan de sterke kant niet jouw probleem is. Hubbub past bij advancement-teams van universiteiten die giving days draaien, en heeft geen donorregister. SubscriberCRM zet het lid centraal en behandelt fondsenwerving als één module. donorflex voegt loterij- en verlotingsmodules toe die voor hospices van belang zijn en voor een dierenopvang overbodige last zijn. De site en documentatie van FundraisingBox zijn eerst Duits, en Gift Aid-tooling in Donorfy, Beacon CRM, donorflex en SubscriberCRM dient alleen Britse goede doelen.
Een klein goed doel met een gratis abonnement is op zichzelf zelden de moeite waard om voor te verhuizen. Donorfy Essentials en de gratis RaiseNow-abonnementen kosten niets vast, maar het zijn beperkingen waar je overheen groeit. Bepaal dus wat je nodig hebt bij 5,000 supporters, niet bij 500.
Waarmee moet een donor-CRM verbonden zijn?
Maak een lijst van de systemen die een gift raken. Betalingen komen eerst: SubscriberCRM noemt GoCardless, Worldpay, Sage Pay en PayPal, iRaiser zegt dat het aansluit op meer dan 30 betaalmethoden en meer dan 10 providers, en Donorfy integreert Enthuse en JustGiving voor online giften. Boekhouding komt daarna, waar Donorfy in Professional een boekhoudkoppeling vermeldt en SubscriberCRM Sage 50 en Xero noemt.
Salesforce en Microsoft Dynamics 365 zijn belangrijk voor grotere organisaties. FundraisingBox noemt Salesforce- en Microsoft-connectors, en RaiseNow biedt Salesforce-, SEXTANT-, Creative OM- en Dynamics 365-integraties als add-ons bij Growth-abonnementen. Donorfy Professional en RaiseNow Growth bieden een API, met webhooks aan de RaiseNow-kant. Beacon CRM biedt SQL-toegang via datawarehousing voor teams die buiten de tool rapporteren.
Vraag elke leverancier om de integratielijst schriftelijk en wie die onderhoudt. Een connector die als gepland is gemarkeerd, is geen connector, zoals de aangekondigde Dotdigital-integratie op de donorflex-site laat zien.
