Recruitee

Recruitee, dat nu onder de merknaam Tellent opereert, is een Nederlands applicant tracking system (ATS) en collaborative-hiringplatform dat zich heeft gevestigd als een van de toonaangevende Europese recruitmentoplossingen. Recruitee is in 2015 in Amsterdam opgericht door Perry Oostdam en Pawel Smoczyk, vanuit de overtuiging dat werven een teaminspanning moet zijn en geen geïsoleerde HR-functie.

Het platform maakt het opvallend eenvoudig voor hiring managers, teamleiders en zelfs afdelingsleden om kandidaten te beoordelen, feedback te geven en samen aannamebeslissingen te nemen. In 2023 sloot Recruitee zich aan bij Tellent, een Europese HR-technologiegroep, wat extra middelen en stabiliteit gaf met behoud van het hoofdkantoor in Amsterdam en de Europese focus.

Wat Recruitee onderscheidt van concurrenten als Greenhouse, Lever en Workable is de nadruk op eenvoud en samenwerking. Waar enterprise-ATS-platforms vaak weken implementatie en vaste beheerders vragen, kan Recruitee binnen een paar dagen worden ingericht en gebruikt. De interface is intuïtief genoeg voor teamleden buiten HR om zonder training mee te werken, wat essentieel is voor het collaborative-hiringmodel waar het platform voor staat.

Met een onbeperkt aantal gebruikers in alle abonnementen zonder extra kosten haalt Recruitee de financiële drempel weg om het hele team bij werving te betrekken, een groot voordeel ten opzichte van concurrenten die per gebruiker rekenen.

Het applicant tracking system

De kern van Recruitee is een aanpasbare recruitmentpipeline in kanbanstijl die je hele wervingsproces zichtbaar maakt. Elke openstaande vacature heeft een eigen pipeline met aanpasbare fases, die je kunt afstemmen op je eigen wervingsworkflow. Kandidaten tussen fases verplaatsen is zo simpel als hun kaart slepen en neerzetten, en elke kaart toont een samenvatting van de gegevens van de kandidaat, beoordelingsscores en activiteitengeschiedenis.

Door het visuele karakter van de pipeline zie je direct waar knelpunten zitten, welke vacatures de meeste kandidaten hebben en welke sollicitanten vorderen in het proces.

Het ATS ondersteunt meerdere pipelines tegelijk, wat essentieel is voor bedrijven die voor verschillende afdelingen en functies werven. Filters en zoekfunctionaliteit maken het makkelijk om specifieke kandidaten over alle openstaande vacatures te vinden, en bulkacties zorgen voor efficiënte verwerking van grote groepen sollicitanten. Het platform legt elke interactie met kandidaten vast, waaronder e-mails, notities, beoordelingen en geplande afspraken, en creëert zo een volledig auditspoor dat waardevol is voor zowel operationele efficiëntie als compliance.

Voor bedrijven die tientallen of honderden vacatures tegelijk beheren is dit gecentraliseerde overzicht van alle wervingsactiviteit van onschatbare waarde.

Functies voor collaborative hiring

De collaborative-hiringmogelijkheden zijn het kenmerkende en sterkste punt van Recruitee. Elk teamlid dat bij het wervingsproces is betrokken heeft toegang tot gedeelde kandidaatprofielen, kan gestructureerde beoordelingen toevoegen met aanpasbare scorecards, realtime notities achterlaten en collega's taggen voor input. Het beoordelingssysteem ondersteunt cijfermatige scores en kwalitatieve feedback, die over meerdere beoordelaars kunnen worden samengevoegd voor een evenwichtig beeld van elke kandidaat. Deze gestructureerde vorm van samenwerking verkleint individuele vooroordelen en helpt teams beter onderbouwde aannamebeslissingen te nemen.

Met het rechtensysteem van het platform bepalen beheerders precies wat elk teamlid kan zien en doen. Hiring managers kunnen volledige toegang hebben tot de pipelines van hun afdeling, terwijl teamleden in een sollicitatiepanel alleen de kandidaten zien die ze moeten beoordelen. Door deze fijnmazige controle is gevoelige informatie, zoals salarisverwachtingen en resultaten van referentiechecks, alleen zichtbaar voor wie die nodig heeft.

Het model met een onbeperkt aantal gebruikers betekent dat er geen praktische grens is aan het aantal mensen dat aan het wervingsproces kan meedoen, wat vooral waardevol is voor bedrijven die waarde hechten aan beoordelingen van cultuurfit door meerdere teamleden.

Bouwer voor carrièresites

Recruitee bevat een no-code bouwer voor carrièresites waarmee bedrijven aantrekkelijke carrièrepagina's in de eigen huisstijl maken, zonder technische kennis. De bouwer biedt aanpasbare sjablonen waarmee je je bedrijfscultuur, teamfoto's, arbeidsvoorwaarden en waarden naast je openstaande vacatures laat zien. Carrièrepagina's worden automatisch bijgewerkt zodra vacatures in het ATS worden geopend en gesloten, zodat je openbare vacatures altijd actueel zijn.

De sites zijn mobielvriendelijk en geoptimaliseerd voor zoekmachines, wat organisch verkeer aantrekt van kandidaten die zoeken naar banen in jouw branche of regio.

Het employer-brandingaspect van de carrièresite is bijzonder goed uitgewerkt. Bedrijven kunnen pagina's vol content maken die hun verhaal vertellen, ervaringen van medewerkers uitlichten en hun werkplek authentiek presenteren. Dat gaat verder dan de eenvoudige vacaturepagina's die veel ATS-platforms bieden en helpt bedrijven om in de strijd om talent op te vallen met hun werkgeversmerk.

Voor groeiende bedrijven die topkandidaten willen aantrekken maar geen budget hebben voor een op maat gebouwde carrièresite, biedt de bouwer van Recruitee zonder extra kosten een professionele oplossing.

Vacatures verspreiden en sourcing

Recruitee biedt multichannel-verspreiding van vacatures met toegang tot meer dan 1,450 jobboards wereldwijd. Vacatures die in het platform zijn aangemaakt kunnen met één klik tegelijk op meerdere jobboards worden geplaatst, wat de tijd en moeite voor het adverteren van vacatures sterk verkleint. Het platform ondersteunt gratis en premium jobboards, met integratiepartners die wereldwijde sites als LinkedIn en Indeed dekken, plus regionale en branchespecifieke platforms in heel Europa.

Naast het verspreiden naar jobboards biedt Recruitee sourcingtools, waaronder een Chrome-extensie waarmee recruiters kandidaatprofielen van LinkedIn, GitHub en andere professionele platforms direct in het ATS vastleggen. Met functies voor delen op social media promoot je openstaande vacatures makkelijk via de socialemediakanalen van het bedrijf, en het bijhouden van medewerkersreferrals helpt interne referralprogramma's te formaliseren en te stimuleren.

De onlangs geïntroduceerde AgencyHub-add-on bundelt communicatie en prestatiemeting voor externe wervingsbureaus en biedt een centrale interface voor het beheren van bureaurelaties, voordrachten en vergoedingen.

Interviews plannen en communicatie

Interviews plannen is vaak een van de meest tijdrovende onderdelen van werving, en Recruitee pakt dat aan met geautomatiseerde planningstools die integreren met Google Calendar en Microsoft Outlook. Het platform kan beschikbare tijdsloten voorstellen op basis van de beschikbaarheid van de interviewers, automatisch uitnodigingen naar kandidaten sturen en verplaatsingen afhandelen zonder handmatig ingrijpen. Voor panelgesprekken met meerdere teamleden vindt de planningstool tijdsloten die voor alle deelnemers werken, waardoor de eindeloze e-mailwisselingen verdwijnen waar het plannen meestal onder gebukt gaat.

De communicatie met kandidaten loopt via geïntegreerde e-mailfunctionaliteit, waardoor alle correspondentie binnen het platform blijft. Voor veelvoorkomende berichten, zoals ontvangstbevestigingen, uitnodigingen voor gesprekken en afwijzingen, kunnen e-mailsjablonen worden gemaakt, voor consistente en professionele berichten. De onlangs gelanceerde WhatsApp Hiring-add-on maakt contact met kandidaten via WhatsApp mogelijk, als erkenning van de groeiende voorkeur voor communicatie via berichten in veel Europese markten. Alle communicatie met kandidaten wordt vastgelegd in het kandidaatprofiel, zodat je een volledig overzicht hebt van elke interactie.

Analyses en rapportage

Recruitee biedt recruitmentanalyses via een dashboard dat kerncijfers volgt, zoals time-to-hire, effectiviteit van bronnen, conversiepercentages in de pipeline en teamactiviteit. Die rapporten helpen recruitmentteams knelpunten in hun processen te vinden, te bepalen welke sourcingkanalen de beste kandidaten opleveren en de algehele efficiëntie van hun werving te meten. De data is te filteren op afdeling, periode en andere dimensies, voor zowel overzichten op hoog niveau als gedetailleerde inzichten.

Voor bedrijven die moeten rapporteren over diversiteitscijfers of moeten voldoen aan regelgeving voor gelijke kansen bij werving, bieden de analyses van Recruitee de datagrondslag voor die beoordelingen. Het platform volgt ook de prestaties van individuele recruiters en teams, wat nuttig is voor de inzet van capaciteit en het opsporen van trainingskansen. De analyses zijn niet zo geavanceerd als die van ATS-platforms van enterprise-niveau, maar ze dekken de essentiële cijfers die groeiende bedrijven nodig hebben om hun wervingsprocessen te optimaliseren.

AVG-compliance en gegevensbescherming

Als Nederlands bedrijf is Recruitee van meet af aan gebouwd met AVG-compliance in de architectuur. Het platform bevat automatische toestemmingsverzameling tijdens het sollicitatieproces, instelbare bewaartermijnen waarna kandidaatgegevens automatisch worden geanonimiseerd of verwijderd, eenvoudige afhandeling van verzoeken om inzage en verwijdering en uitgebreide auditlogs.

Deze functies zijn geen achteraf toegevoegde onderdelen van een bestaand systeem, maar fundamentele onderdelen van het ontwerp van het platform. Voor Europese bedrijven die gevoelige persoonsgegevens van sollicitanten uit meerdere rechtsgebieden verwerken, verlaagt deze aanpak, waarin compliance voorop staat, de administratieve last van gegevensbescherming rond werving aanzienlijk.

Prijzen en abonnementen

Recruitee biedt meerdere prijsniveaus voor verschillende bedrijfsgroottes en behoeften. Het Launch-abonnement begint bij ongeveer 199 euro per maand en dekt de essentiële ATS-functies voor kleine teams. Het Scale-abonnement biedt geavanceerde functies, waaronder automatisering, aangepaste pipelines en uitgebreidere analyses voor groeiende bedrijven.

Voor grote organisaties met complexe eisen zijn Enterprise-abonnementen met maatwerkprijzen beschikbaar. Alle abonnementen bevatten een onbeperkt aantal gebruikers, een groot verschil met concurrenten als Greenhouse en Lever die per recruiter rekenen.

Er is een gratis proefperiode van 18 dagen beschikbaar, zonder creditcard, zodat bedrijven genoeg tijd hebben om het platform in te richten, bestaande kandidaten te importeren en de volledige workflow te testen voordat ze zich vastleggen. Met een startprijs van 199 euro per maand zit Recruitee voor heel kleine bedrijven aan de dure kant van de markt, maar het model met een onbeperkt aantal gebruikers maakt het kosteneffectief voor bedrijven met grotere wervingsteams.

De prijs-kwaliteitverhouding verbetert naarmate meer teamleden aan het wervingsproces meedoen, omdat de kosten niet per gebruiker stijgen.

Integraties en ecosysteem

Recruitee integreert met een breed scala aan HR-tools, communicatieplatforms en bedrijfsapplicaties. Native integraties zijn onder meer Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, LinkedIn en diverse HRIS- en salarissystemen. De Recruitee API en ondersteuning voor webhooks maken maatwerkintegraties voor specifieke workflows mogelijk. Via Zapier koppelt het platform met duizenden extra applicaties en bereikt het vrijwel elk ecosysteem van bedrijfstools.

Met de onlangs geïntroduceerde functie Offer Letters kunnen recruiters aanbiedingsbrieven direct in het platform opstellen en versturen, waardoor externe documentbeheertools minder nodig zijn.

Beperkingen en aandachtspunten

Recruitee richt zich specifiek op recruitment en werving, niet op volledig HR-beheer. Het bevat geen salarisadministratie, tijdregistratie, performance management of onboarding van medewerkers. Voor die functies combineren bedrijven Recruitee doorgaans met een aanvullend HR-systeem als Personio of Factorial. Sommige geavanceerde functies, waaronder vaardigheidstesten, video-interviews en digitale handtekeningen, vragen integraties van derden en zijn niet native beschikbaar.

Het platform is het meest geschikt voor bedrijven die regelmatig werven; voor bedrijven die maar af en toe werven is het maandabonnement mogelijk lastig te rechtvaardigen ten opzichte van eenvoudigere of gratis oplossingen.

Voor wie is Recruitee geschikt

Recruitee is ideaal voor groeiende Europese bedrijven die een moderne, samenwerkende aanpak van werving willen met sterke AVG-compliance ingebouwd. Het werkt het best voor organisaties met 50 tot 5,000 medewerkers die regelmatig werven en meerdere teamleden bij het beoordelingsproces willen betrekken.

HR-teams die een intuïtief ATS zoeken dat nauwelijks training vraagt, bedrijven die zich richten op employer branding en kandidaatervaring, en organisaties die waarde hechten aan gezamenlijke besluitvorming bij werving vinden in Recruitee een uitstekende match. Het Europese hoofdkantoor, het onbeperkte aantal gebruikers en het ontwerp waarin de AVG voorop staat maken het vooral interessant voor bedrijven die gegevensbescherming vooropstellen en hun recruitmenttechnologie binnen het Europese ecosysteem willen houden.