Europese tools voor accounts payable-automatisering

#1 Basware

Espoo, Finland Opgericht 1985 Abonnement per module, bedragen niet gepubliceerd Demo op aanvraag

Het meest geschikt voor: Grotere organisaties die inkoopaanvragen en facturatie via één leverancier willen

• Exploiterende vennootschap. Basware Oy
• Jurisdictie. EU (Finland)
• Waar de gegevens staan. Cloudservices voor klanten in de EER, gehost binnen de EER, volgens de algemene voorwaarden
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Coupa, SAP Ariba

Basware is een Fins softwarebedrijf uit Espoo dat naast zijn factuurautomatisering eProcurement verkoopt, een marktplaats in punchout-stijl en procure-to-pay-modules. De pagina over eProcurement beschrijft inkoopaanvragen, bestellen en de uitwisseling van inkoopdocumenten tussen kopers en leveranciers. De marktplaats voegt geleide inkoop uit catalogi toe, zodat medewerkers bij voorkeursleveranciers kopen tegen onderhandelde prijzen. Vanuit de factuurkant bekeken zit de leverancier vóór de tools die pas starten zodra er een pdf binnenkomt.

Volgens de leverancier is Basware opgericht in 1985 en bedient het klanten in meer dan 190 landen, met meer dan 6,500 klanten. De voettekst van de website noemt Basware Oy en de privacyverklaring geeft Linnoitustie 2 in Espoo als adres van de verwerkingsverantwoordelijke.

De prijspagina beschrijft een abonnement per module, van factuurautomatisering tot eProcurement, zonder bedragen. De algemene voorwaarden zeggen dat het cloudplatform voor de EER binnen de EER wordt gehost. Ze noemen ook subverwerkers in India, de VS en Australië met supporttoegang. Dat is belangrijk als je een volledig Europese supportketen wilt.

Opvallendste functie. Basware is de enige tool hier die inkoopaanvragen en catalogusinkoop dekt voordat de factuur bestaat, op hetzelfde platform als de factuur.

#2 Candis

Berlijn, Duitsland Opgericht in 2015 Base vanaf €389 per maand, Plus vanaf €599 per maand, Max vanaf €789 per maand, geprijsd op basis van documentvolume met onbeperkte gebruikers en entiteiten; Visa-zakelijke kaarten vanaf €149 per maand Demo op aanvraag

Het meest geschikt voor: Duitse bedrijven die AP en declaraties willen, geprijsd op documentvolume met onbeperkt aantal gebruikers

• Exploiterende vennootschap. Candis GmbH
• Jurisdictie. EU (Duitsland)
• Broncode. Closed source
• Vervangt. SAP Concur, Coupa, Bill.com

Candis is een Berlijns platform voor accounts payable en declaraties dat rekent op documentvolume en niet op gebruikersplaatsen. Base begint bij €389 per maand, Plus bij €599 en Max bij €789. Elk niveau bevat onbeperkt aantal gebruikers en onbeperkt aantal juridische entiteiten. Factuurregistratie en goedkeuring staan centraal, met declaraties, kilometervergoedingen en reiskosten erbij. Een zakelijke Visa-kaart is een aparte add-on vanaf €149 per maand.

Candis GmbH is opgericht in 2015 en opereert vanuit Berlijn, dus het contract valt onder Duits recht. Het archief is GoBD-gecertificeerd, de Duitse standaard voor fiscaal relevante digitale administratie. Dat is de functie waar een Duitse Steuerberater als eerste naar vraagt.

Integraties zijn onder meer DATEV, SAP Business One en Business Central, en er wordt een gratis proefperiode van 30 dagen aangeboden. De minimumprijs is het zwakke punt: een team met weinig facturen en veel declaranten betaalt hier meer dan met een tool die per gebruiker rekent, en de compliancefuncties zijn op de Duitse markt gericht.

Opvallendste functie. Candis rekent op documentvolume met onbeperkt aantal gebruikers en juridische entiteiten in elk abonnement, een model dat geen enkele tool op gebruikersbasis in deze lijst navolgt.

#3 Rillion

Stockholm, Zweden Drie abonnementen (Essential, Professional, Premium) afgestemd op het factuurvolume; prijs op aanvraag Demo op aanvraag

Het meest geschikt voor: Middelgrote en grote bedrijven die Microsoft Dynamics, NetSuite, Sage of SAP Business One gebruiken

• Exploiterende vennootschap. Rillion AB (Zweden), met Rillion Oy (Finland) en Rillion A/S (Denemarken)
• Jurisdictie. EU (Zweden)
• Waar de data staan. Niet vermeld op de gecontroleerde pagina's
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Bill.com, Tipalti, Coupa

Rillion is een Noordse leverancier van AP-automatisering met entiteiten in Zweden, Finland en Denemarken. Het is gebouwd voor middelgrote en grote bedrijven op Microsoft Dynamics, NetSuite, Sage of SAP Business One. De prijspagina vermeldt dat alle abonnementen onbeperkt aantal gebruikers, goedkeurders en entiteiten bevatten, met de prijs bepaald door het factuurvolume. Functies zijn onder meer registratie op kopniveau en op regelniveau, 3-way PO-matching, aangepaste goedkeuringsroutering, ondersteuning voor meerdere valuta's en een AI-assistent genaamd Riley.

Het bedrijf is Rillion AB in Zweden, met Rillion Oy in Finland en Rillion A/S in Denemarken. De voorwaarden wijzen de contracterende entiteit toe op basis van het land van de klant, dus een Amerikaanse klant contracteert met Rillion Inc.

Essential omvat factuurautomatisering, SSO, goedkeuringsworkflow en dashboards. Professional voegt Riley Pro, AI-codering, analyses en terugkerende facturen toe, en Premium voegt een service delivery manager toe. PO-matching, AI-registratie, inkoopaanvragen en documentmanagement zijn add-ons, prijzen zijn op aanvraag, betalingen zijn alleen voor de VS vermeld, en de leverancier zegt dat volledige integratie gewoonlijk 12 tot 14 weken duurt.

Opvallendste functie. Rillion combineert prijzen in drie niveaus op factuurvolume met onbeperkt aantal goedkeurders en entiteiten, en een benoemde lijst met middelgrote ERP's waarmee het integreert.

#4 Serrala

Norderstedt (regio Hamburg), Duitsland Prijzen op aanvraag Demo op aanvraag

Het meest geschikt voor: Bedrijven met SAP die ook betalingen en treasury van dezelfde leverancier willen

• Exploiterende vennootschap. Serrala Group GmbH
• Jurisdictie. EU (Duitsland)
• Waar de data staan. Niet vermeld op de gecontroleerde pagina's
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Bill.com, Coupa, Tipalti

Serrala is een Duitse leverancier van financiële procesautomatisering. De accounts payable-suite omvat factuurregistratie, factuurverwerking, een leveranciersportaal en e-invoicing, naast betalings- en treasurymodules. De leverancier beschrijft AI-extractie uit gestructureerde en ongestructureerde factuurformaten, gevolgd door validatie, matching en boeking, met duplicaatdetectie, instelbare goedkeuringsworkflows en een Microsoft Teams-app. De duidelijkste focus is SAP-integratie, al vermeldt het contactformulier ook NetSuite, Microsoft Dynamics, Workday, Infor en Sage.

De juridische pagina noemt Serrala Group GmbH in Norderstedt, ingeschreven bij het Amtsgericht Kiel onder HRB 25634, terwijl de over-ons-pagina het hoofdkantoor in Hamburg plaatst en stelt dat het bedrijf al meer dan 40 jaar de CFO-functie bedient.

Leveranciers dienen facturen in en volgen de status in een portaal. De e-invoicing-pagina vermeldt conforme uitwisseling in meer dan 60 landen, een cijfer van de leverancier. Prijzen zijn niet gepubliceerd, de productpagina's blijven algemeen, en de locatie van de data wordt niet vermeld op de beoordeelde pagina's.

Opvallendste functie. Serrala is de leverancier hier die AP, betalingen en treasury voor SAP-omgevingen verkoopt vanuit één Duits bedrijf.

#5 Libeo

Vincennes, Frankrijk Offerte na een demo; modules naar behoefte gekozen Demo op aanvraag

Het meest geschikt voor: Franse en Franstalige groepen met meerdere entiteiten en franchisenetwerken

• Exploiterende vennootschap. LIBEO (SAS)
• Jurisdictie. EU (Frankrijk)
• Waar de data staan. Niet vermeld op de gecontroleerde pagina's
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Bill.com

Libeo is een Frans platform dat leveranciersfacturen, goedkeuringen en leveranciersbetalingen in één stroom afhandelt, gericht op financiële teams met meerdere entiteiten. Met validatiecircuits kunnen managers uitgavenverplichtingen goedkeuren vóór betaling, en de site benadrukt de consolidatie van uitgaven over de entiteiten van een groep, een franchisenetwerk of meerdere zelfstandige bedrijven. De homepage zegt dat het factuurbeheer past bij de Franse e-invoicing-hervorming van 2026.

LIBEO is een Franse SAS, ingeschreven bij de RCS Créteil, met het hoofdkantoor in Vincennes.

De juridische kennisgeving stelt dat het bij ORIAS is ingeschreven als bemiddelaar in betalingsdiensten en agent van Swan, dat de betaalrekeningen verzorgt, dus betalingen lopen via die partnerbank. De prijspagina vermeldt modules (leveranciersfacturen, automatisering van boekhouding en operatie, inkoop, goedkeuringscircuits, betaalkaarten, budgetbewaking, ERP-synchronisatie en herinneringen voor klantfacturen) en vraagt je om een gesprek te boeken voor een offerte. De site, de juridische pagina's en de prijzen zijn in het Frans.

Opvallendste functie. Libeo is de enige tool hier die leveranciers betaalt via de Franse status van betalingsdienstagent (ORIAS, met Swan) en die is gebouwd voor franchisenetwerken.

#6 Payhawk

Londen, Verenigd Koninkrijk (engineering in Sofia, Bulgarije) Abonnement + per gebruiker Demo op aanvraag

Het meest geschikt voor: Bedrijven met meerdere juridische entiteiten in Europese landen

• Exploiterende vennootschap. Payhawk
• Jurisdictie. Verenigd Koninkrijk (adequaatheidsbesluit, buiten de EER)
• Broncode. Closed source
• Vervangt. SAP Concur, Expensify, Coupa

Payhawk is een platform voor spendmanagement voor groepen met meerdere juridische entiteiten, in meerdere landen en valuta's, die toch één overzicht van de uitgaven en één set beleidsregels willen. Entiteiten, valuta's en lokale btw-regels zijn kernconcepten, en geconsolideerde rapportage werkt over entiteiten heen zonder exportstap. Zakelijke kaarten, factuurbeheer en vergoedingen lopen over entiteiten heen, met boekhoudregels per entiteit en portemonnees in meerdere valuta's.

Payhawk is opgericht en wordt ontwikkeld in Sofia, Bulgarije, met de groep gevestigd in Londen. Het contract valt dus onder Britse rechtsmacht en het adequaatheidsbesluit, en niet onder verwerking binnen de EER. Integraties die op de toolpagina worden genoemd zijn onder meer NetSuite, Microsoft Dynamics en DATEV.

De prijs bestaat uit een abonnement plus een vergoeding per gebruiker, per groep opgegeven en niet gepubliceerd, met de functies voor meerdere entiteiten in de hogere niveaus. Het is meer platform dan een bedrijf met één entiteit nodig heeft, en het is vooral een declaratietool, met factuurbeheer erin.

Opvallendste functie. Payhawk behandelt entiteiten, valuta's en lokale btw als kernconcepten, en daarmee is het in deze lijst de keuze voor groepsstructuren.

#7 DocuWare

Germering, Duitsland Cloudabonnementen op basis van gebruikers en opslag (4, 15, 40 of 100 gebruikers); prijs op aanvraag Demo op aanvraag

Het meest geschikt voor: Bedrijven die facturen binnen een breder documentmanagementsysteem willen, met een on-premises optie

• Exploiterende vennootschap. DocuWare GmbH
• Jurisdictie. EU (Duitsland)
• Waar de gegevens staan. Hoogbeveiligde datacenters in de VS, de EU, Japan en Australië (klantregio)
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Bill.com

DocuWare is een Duits platform voor documentmanagement. De factuurverwerkingsoplossing registreert facturen, controleert ze op de achtergrond op duplicaten, rekenfouten en onbekende leveranciers, en stuurt ze door voor goedkeuring voordat de boekingsgegevens naar het ERP gaan. Matching met inkooporders en leveringsbonnen wordt vermeld, net als full-text search, een archief en meer dan 500 integraties. Hetzelfde systeem kan contracten en HR-dossiers bewaren, dus het past bij een bedrijf dat één archief voor alle zakelijke documenten wil.

De algemene voorwaarden worden uitgegeven door DocuWare GmbH in Germering, en de bedrijfspagina zegt dat het product in Duitsland is opgericht en sinds 2019 eigendom is van Ricoh.

DocuWare Cloud draait op Microsoft Azure met datacenters in de VS, de EU, Japan en Australië, en de leverancier verkoopt ook on-premises en hybride implementaties. Cloudabonnementen zijn er in vier maten (4, 15, 40 of 100 gebruikers, met 20 GB tot 1,000 GB opslag) met dezelfde functieset en prijzen op aanvraag. Betaalruns, vroegbetalingskortingen en een leveranciersnetwerk horen niet bij de factuurpagina.

Opvallendste functie. DocuWare is de enige tool hier die naast de cloud on-premises en hybride implementatie aanbiedt.

#8 Doxis SpendControl

Nederland, Nederland Effective EUR 5 per gebruiker per maand; Premium EUR 6 per gebruiker per maand; Custom op aanvraag Demo op aanvraag

Het meest geschikt voor: Kleine en middelgrote financiële teams die facturen en declaraties in één tool willen

• Exploiterende vennootschap. Doxis AI Solutions B.V.
• Jurisdictie. EU (Nederland)
• Waar de gegevens staan. Gehost in de EU (verklaring van de leverancier)
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Bill.com, Expensify

Doxis SpendControl, voorheen Klippa SpendControl, is een Nederlands platform voor factuurverwerking, declaraties en zakelijke kaarten dat volgens de leverancier in de EU wordt gehost. Facturen worden met OCR vastgelegd, gecodeerd met zelflerende boekingssuggesties en via digitale goedkeuringsworkflows verstuurd voordat ze naar het boekhoudsysteem gaan. Declaraties, kilometervergoedingen, dagvergoedingen en kaarten draaien op hetzelfde platform, en er worden meer dan 20 boekhoud- en ERP-integraties vermeld.

De voettekst van de Klippa-site noemt Doxis AI Solutions B.V. met Nederlands KvK-nummer 74785834. De Klippa-site draagt nu het Doxis-merk, en de juridische pagina van Doxis GmbH noemt een afzonderlijk Duits bedrijf in Bonn. De eigendomsrelatie tussen de twee is niet geverifieerd.

Effective kost EUR 5 per gebruiker per maand en Premium EUR 6, inclusief dagvergoedingen, CO2-registratie en naleving van GoBD en AEAT, terwijl Custom op aanvraag SSO en API-toegang toevoegt. Goedkeuringsworkflows (+EUR 50 per maand) en integraties (vanaf EUR 50 per maand) zijn add-ons, en het is voorboekhoudkundige software waarbij geen PO-matching of betaalruns worden vermeld.

Opvallendste functie. Doxis SpendControl is de enige tool hier die een prijs per gebruiker publiceert voor facturen en declaraties samen.

#9 Dext

Verenigd Koninkrijk, Verenigd Koninkrijk Abonnementen op basis van maandelijks documentvolume, getoond in de lokale valuta nadat je een regio kiest; zie website Demo op aanvraag

Het meest geschikt voor: Kleine bedrijven en accountants die inkoopfacturen in hun grootboek willen laten registreren

• Exploiterende vennootschap. Dext Software Limited
• Jurisdictie. Verenigd Koninkrijk (adequaatheidsbesluit, buiten de EER)
• Waar de gegevens staan. Gehost bij Amazon Web Services (regio niet vermeld op de beoordeelde pagina's)
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Bill.com, Receipt Bank, handmatige invoer van facturen

Dext is een Brits platform voor boekhoudautomatisering dat leveranciersfacturen en bonnetjes vastlegt via app, e-mail of upload, de gegevens eruit haalt en ze doorstuurt naar boekhoudsoftware. Het biedt ook extractie van factuurregels, extractie van bankafschriften en extractie van leveranciersoverzichten. Die laatste controleert of elke factuur en creditnota op een overzicht klopt, en signaleert hiaten en dubbele posten voordat ze in de boeken komen. Het product is gericht op kleine bedrijven en accountantskantoren.

De voorwaarden noemen Dext Software Limited, ingeschreven in Engeland en Wales onder nummer 7361080, als lokale entiteit voor het Verenigd Koninkrijk en Europa, met uitzondering van Frankrijk. Het contract valt daarmee buiten de EU, onder het adequaatheidsbesluit voor het Verenigd Koninkrijk.

Data wordt gehost bij Amazon Web Services en de regio wordt niet vermeld op de beoordeelde pagina's. Abonnementen volgen het maandelijkse documentvolume en veranderen met de regiokiezer, en de pagina toonde bij het lezen Amerikaanse dollars voor de standaardregio. Betalingen staan aangeduid als binnenkort beschikbaar, en PO-matching en goedkeuringsketens voor grote teams worden niet vermeld.

Opvallendste functie. Dext controleert leveranciersoverzichten op ingediende facturen en creditnota's en signaleert hiaten en dubbele posten, een controle die de andere tools hier niet vermelden.

#10 Lleverage

Amsterdam, Nederland Eén maandprijs per AI-agent, vastgesteld na een demo. Geen bedragen gepubliceerd; integratie en AI-gebruik (binnen fair use) zijn inbegrepen, zonder kosten per gebruikersplaats of per verbruik. Getoonde niveaus: Standard, Complex, Enterprise. Demo op aanvraag, geen gratis proefperiode vermeld

Het meest geschikt voor: Producenten en groothandels die een AI-agent willen die leveranciersfacturen koppelt aan bestellingen en ontvangstbewijzen

• Exploiterende vennootschap. Lleverage B.V.
• Jurisdictie. EU (Nederland)
• Waar de gegevens staan. EU-hosting voor betalende klanten die de EU-optie kiezen (privacybeleid, verwerkersovereenkomst); subverwerkers vermeld in het trust center
• Onafhankelijke controles. ISO/IEC 27001 en SOC 2 Type 2 vermeld in het trust center (rapporten op aanvraag)
• Broncode. Closed source
• Vervangt. Basware, Coupa

Lleverage is een Amsterdams bedrijf waarvan de AI-agents werken binnen het ERP dat een producent of groothandel al gebruikt. Op de pagina over AP-automatisering leest een agent leveranciersfacturen uit de financiële inbox en matcht elke regel op drie manieren: met de factuur zelf, de inkooporder en de goederenontvangst. Regels binnen de tolerantiegrenzen die je instelt, worden in het ERP geboekt, en alleen de regels die echt niet overeenkomen, komen bij een persoon terecht.

Ook koppelt het inkomende betalingen aan de facturen die ze vereffenen, en stuurt het debiteurenherinneringen op de dag dat een factuur vervalt. De leverancier stelt dat het vrijgeven van een betaling altijd bij een persoon blijft, en dat de forward deployed engineers de agent samen met je financiële team instellen voor de eerste facturen. Als alternatief wordt zelfstandige installatie door je eigen team aangeboden.

De contracterende entiteit is Lleverage B.V., Raamplein 1, Amsterdam, onder Nederlands recht. De prijs is één maandprijs per agent na een demo, zonder gepubliceerde bedragen. Als suite is het smaller dan Basware of Rillion: de pagina's die we hebben gecontroleerd beschrijven driewegmatching, afstemming en herinneringen, geen leveranciersportalen, betaalruns of declaraties.

Opvallendste functie. Lleverage is de enige tool hier die zich als AI-agent presenteert. Die boekt facturen op basis van een driewegmatch en laat het vrijgeven van betalingen aan een persoon.

#11 DentroChat

Tallinn, Estland Opgericht 2023 Gratis variant met 15 berichten / EUR 1 voor een proefperiode van zeven dagen met volledige toegang / EUR 12 per maand of EUR 97 per jaar voor volledige toegang Demo op aanvraag

Het meest geschikt voor: Europese organisaties die kunnen aantonen, en niet alleen beweren, dat geen Amerikaanse verwerker hun prompts aanraakt, en particulieren die dezelfde garantie willen voor persoonlijk gebruik

• Exploiterende vennootschap. DentroInnovation OÜ
• Jurisdictie. EU (Estland)
• Waar de gegevens staan. Alleen Europese datacenters; geen Amerikaanse cloudaanbieders in de hele keten
• Broncode. Closed source
• Vervangt. ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot

DentroChat is een AI-chatassistent. Het staat in deze categorie alleen omdat de bestands- en pdf-analyse en de spreadsheetwerkruimte financiële documenten kunnen raken, en het is geen accounts payable-systeem. Het biedt de modi Fast, Thinking en Creative, beeldgeneratie, webzoeken, spraakinvoer en geheugen over gesprekken heen, en de werkruimte genereert pdf's, presentaties en spreadsheets uit een gesprek. De site beschrijft geen factuurregistratie, goedkeuringsroutering of ERP-boeking.

DentroInnovation OÜ is ingeschreven in Tallinn, Estland, is opgericht in 2023 en wordt geleid door de twee oprichters. De gepubliceerde lijst met subverwerkers noemt achttien Europese bedrijven en geen enkel Amerikaans bedrijf, met alleen Europese datacenters.

De prijs bestaat uit een gratis variant met 15 berichten, EUR 1 voor een proefperiode van zeven dagen met volledige toegang, en EUR 12 per maand of EUR 97 per jaar voor volledige toegang. Het traint geen modellen, dus de kwaliteit hangt af van de aanbieders waarnaar het doorstuurt, en er is geen zelf hosten of open source. Voor een financieel team is het een hulpmiddel bij opstellen en analyse naast een AP-tool.

Opvallendste functie. DentroChat is het enige item hier waarvan de hele verwerkingsketen is gepubliceerd als achttien Europese subverwerkers, maar het verwerkt geen facturen.