Beste Europese alternatieven voor Google Forms

Waarom mensen Google Forms verlaten

Google Forms is het enige onderdeel van de Google-suite waarbij de mensen wier gegevens je verwerkt nooit ergens mee hebben ingestemd. Een document is tussen jou en je collega's. Een formulier is een verzoek dat je stuurt naar patiënten, sollicitanten, ouders, leden of klanten, en elk antwoord dat zij typen wordt een persoonsgegeven waarvoor jij verantwoordelijk bent en dat Google namens jou verwerkt.

Die relatie is prima als ze op papier staat. Het probleem is waar de meeste formulieren daadwerkelijk staan. Een gratis Google-account heeft geen verwerkersovereenkomst, geen beheeromgeving, geen audittrail en geen regio om uit te kiezen, en niets in de interface waarschuwt je dat de enquête die je net voor tweehonderd respondenten hebt gemaakt op consumentenvoorwaarden draait.

Deze pagina zegt niet dat Google weigert antwoorden in Europa te bewaren. Dat doet Google wel: het beleid voor data regions dekt Forms uitdrukkelijk, inclusief de tekst, de ingesloten afbeeldingen, de reacties en zelfs de conceptreacties, in rust. Wat de pagina wel zegt, is wat die zin kost: data regions zijn vanaf Business Standard inbegrepen voor €13.60 per gebruiker per maand, en dat is niet het abonnement waar de gemiddelde formuliermaker op zit.

• Jij bent de verwerkingsverantwoordelijke en je hebt niets ondertekend Wanneer een formulier namen, gezondheidsgegevens of salarisverwachtingen verzamelt, bepaal jij het waarom en het hoe. Daardoor ben jij de verwerkingsverantwoordelijke onder de AVG en is Google de verwerker. Een verwerkersrelatie vraagt om een contract. Bij een persoonlijk Google-account is er geen zo'n contract om naar te verwijzen, geen lijst met subverwerkers om na te lopen en geen plek om een bewaartermijn vast te leggen, en niets daarvan wordt zichtbaar tot iemand om je register van verwerkingsactiviteiten vraagt.
• De regiocontrole bestaat, twee abonnementen boven die van jou Data regions dekt Forms-reacties in rust, en het bestaat in twee niveaus: de basisversie is inbegrepen bij Business Standard en Business Plus, en de bredere enterprise-versie bij Frontline Plus, Enterprise Plus of een betaalde Data Regions-add-on. Geen van beide is inbegrepen bij Business Starter van €6.80, en geen van beide bestaat op een gratis account, tegen welke prijs ook. Google zegt ook duidelijk wat het beleid niet kan dekken: logs en gecachte inhoud vallen er op elk abonnement buiten.
• Anoniem is een instelling, geen garantie Formulieren kunnen zo worden ingesteld dat ze geen e-mailadressen verzamelen, en ze kunnen net zo goed worden ingesteld om inloggen te vereisen: “Limit to 1 response” aanzetten betekent dat de respondent moet inloggen met een Google-account voordat die kan antwoorden. Die twee instellingen staan naast elkaar, en niets in het formulier vertelt degene die het invult welke je hebt gekozen. Wie denkt anoniem te zijn en dat niet is, is door jouw configuratie misleid, niet door die van Google.
• Het formulier is gratis omdat het een functie van iets anders is Forms heeft geen eigen prijslijst en geen niveau waarnaar je kunt upgraden. Beheer, bewaartermijn, exportopties en regio worden allemaal overgenomen van het Workspace-abonnement erachter. Daarom kunnen twee organisaties met visueel identieke formulieren in totaal verschillende compliancepositie zitten, en gaat het antwoord op de vraag “is ons formulier compliant” nooit over het formulier zelf.

Wat je moet vervangen, niet alleen evenaren

Bepaal welke van de drie taken je formulieren doen, want de tools hieronder zijn sterk in verschillende taken en niets hier is sterk in alle drie.

De eerste is verzamelen op volume: een registratie of enquête die duizenden antwoorden moet kunnen verwerken en niets mag kosten. De tweede is verzamelen onder vertrouwelijkheid: een klokkenluidersmeldpunt, een intakeformulier of een gezondheidsvragenlijst, waarbij het de bedoeling is dat zo weinig mogelijk partijen de antwoorden kunnen lezen. De derde is verzamelen als voordeur: het formulier is een marketingmiddel en het invulpercentage is de maatstaf.

Tally is gebouwd voor de eerste, CryptPad Forms voor de tweede en Typeform voor de derde. Als je één tool voor alle drie probeert te gebruiken, betaal je uiteindelijk Typeform-prijzen voor een intern formulier om vergaderruimtes te reserveren, of laat je een marketingcampagne draaien op een tool zonder analyse.

De alternatieven vergeleken

Hoe elk alternatief zich verhoudt tot Google Forms

Wat er echt stukgaat als je overstapt

De gedrukte link is degene die mensen laat struikelen. Een Google Form-URL belandt op een poster, in een nieuwsbrief, op een prikbord en in een e-mailhandtekening, en als het formulier wordt verwijderd, werkt de link gewoon niet meer. Houd het oorspronkelijke formulier twee weken na de livegang van het vervangende formulier open voor antwoorden, en vervang de inhoud daarna door één vraag die naar het nieuwe adres verwijst, in plaats van het formulier meteen te verwijderen.

Het tweede is de spreadsheet die iedereen eromheen heeft gebouwd. Een Google Form voedt een Sheet, en rond die Sheet staat meestal een draaitabel, een grafiek in een presentatie en een Apps Script dat elke dinsdag iemand een e-mail stuurt. Het formulier verplaatsen breekt dat allemaal stilzwijgend. Zoek uit wie die spreadsheet beheert voordat je migreert, want dat is zelden dezelfde persoon als de eigenaar van het formulier.

Het derde is de herbouw zelf. Niets exporteert formulierlogica, dus vertakkingen, validatie, verplichte velden en sprongen tussen secties worden met de hand opnieuw gemaakt. Doe dit met het oude formulier open naast het nieuwe en verstuur een echte testreactie via elke vertakking, want een voorwaardelijk pad dat stilzwijgend een verplichte vraag overslaat is het soort fout dat pas aan het licht komt nadat tweehonderd mensen al hebben geantwoord.

Als Google formulierreacties in Europa kan houden, wat klopt er dan precies niet?

Niets, als je op een abonnement zit dat de controle heeft en je die hebt ingeschakeld. Data regions noemt Forms onder de gedekte diensten en beschermt de tekst, de ingesloten afbeeldingen, de reacties en de conceptreacties in rust. Voor een organisatie op Business Standard of hoger is de opslagvraag beantwoord, en naar behoren beantwoord.

Twee dingen blijven over. Ten eerste begint de controle twee niveaus boven gratis, en de overgrote meerderheid van de Google Forms die in omloop zijn, is gemaakt op accounts zonder zo'n instelling, door mensen die nooit een abonnement hebben gekozen. Ten tweede bepaalt een regio waar gegevens staan, niet welke staat het bedrijf dat ze bewaart kan dwingen ze af te geven. Google LLC zit in Mountain View, en dat verandert niet met een keuzemenu.

De eerlijke conclusie is dus deze. Als je bezwaar een inkoopvraag is over de opslaglocatie, koop dan Business Standard en ga verder. Als je bezwaar is dat juridische procedures in een derde land de reacties van je leden kunnen bereiken, dan is een Europese verwerker het enige dat daar een antwoord op geeft.

Kan ik respondenten beloven dat hun antwoorden anoniem zijn?

Alleen als je hebt gecontroleerd hoe het formulier is ingesteld, en alleen als je bereid bent te beschrijven wat de aanbieder kan zien. Google Forms koppelt geen identiteit aan een reactie tenzij je dat instelt, maar het kan wel zo worden ingesteld, en “Limit to 1 response” doet precies dat door een Google-inlog te vereisen voordat het formulier kan worden ingevuld.

Ook met alle identificerende instellingen uit, worden de antwoorden door de aanbieder in leesbare vorm opgeslagen. Dat is iets anders dan de belofte die mensen horen als je “anoniem” zegt. Voor een medewerkerstevredenheidsonderzoek is dat verschil theoretisch. Voor een meldkanaal voor intimidatie is het het volledige ontwerpvereiste.

CryptPad Forms staat op deze pagina omdat het de enige optie hier is die de sterkere belofte kan doen: de antwoorden worden in de browser versleuteld en de server slaat materiaal op dat hij niet kan lezen. Als je ooit het woord anoniem op een formulier hebt geschreven, dan is dat de norm die je impliceerde.

Wat kost het om een gratis tool te verlaten?

Minder dan mensen denken, want een van deze tools evenaart Google op het punt dat Forms zo alomtegenwoordig maakte. Het gratis abonnement van Tally bevat onbeperkte formulieren en onbeperkte inzendingen binnen het fair-use-beleid, dus een school, een vereniging of een kleine goededoelenorganisatie kan overstappen zonder dat er een budgetpost bijkomt.

Typeform is het omgekeerde geval, en dat moet je weten voordat je verliefd wordt op de interface. Het gratis abonnement staat 100 reacties per maand toe, en het Basic-abonnement van $29 staat ook 100 toe; 1,000 reacties per maand betekent het Plus-abonnement van $59 en 10,000 betekent Business voor $99. Tegenover een gratis Google Form zonder limiet is dat een echte stap achteruit, en het is alleen de moeite waard als het invulpercentage is wat je koopt.

CryptPad zit in het midden: gratis met een klein opslagtegoed, een paar euro per maand daarboven, en helemaal gratis als je de server zelf draait. Versleuteling is inbegrepen in plaats van een upgrade, wat het omgekeerde is van hoe dit meestal gaat.

Blijven mijn bestaande formulieren en reacties bij mij?

De reacties wel. Elke Google Form schrijft naar een spreadsheet, die spreadsheet exporteert naar CSV, en elke tool op deze pagina importeert CSV. Historische antwoorden zijn het makkelijke deel van deze migratie en je moet ze als eerste eruit halen, want een CSV in je eigen opslag is de enige kopie die niet afhangt van een account dat open blijft.

De formulieren zelf niet. Er bestaat geen uitwisselingsformaat voor formulierlogica, dus vertakkingsregels, verplichte velden, validatiepatronen, sprongen tussen secties en de instellingen voor het aantal reacties worden allemaal met de hand opnieuw gebouwd. Voor een formulier van vijf vragen is dat tien minuten. Voor een meerpaginige sollicitatie met voorwaardelijke secties is het een middag en een zorgvuldige test.

Het deel dat mensen vergeten, zijn de live links. Een Google Form-URL die op een poster is gedrukt, op een webpagina is ingesloten of in een chatkanaal is vastgezet, werkt niet meer als het formulier wordt verwijderd, en er is geen doorverwijzing. Houd het oude formulier twee weken na de lancering van het nieuwe open voor antwoorden, en sluit het daarna met een bericht dat naar het vervangende formulier verwijst.

Welke kies je

Als je weggaat omdat een formulier op een gratis Google-account geen contract heeft en je dat wilt oplossen zonder een budgetgesprek, dan is Tally het antwoord. Onbeperkte reacties, een Belgische verwerker, en Europese opslag als standaard in plaats van als abonnementsfunctie.

Als je weggaat omdat je het woord anoniem op een formulier hebt geschreven en je daarna hebt nagedacht over wat dat je werkelijk belooft, dan is CryptPad Forms de enige optie hier die die claim kan dragen, en zelf hosten kost niets behalve een server.

Als het formulier klantgericht is en je wordt afgerekend op hoeveel mensen het afmaken, dan is Typeform zijn prijs waard en komt de Europese vestiging gratis mee bij de aankoop. Controleer wel het aantal reacties dat je krijgt tegen het volume van vorig jaar voordat je tekent, want daar zit de verrassing.

En als je formulieren intern zijn, klein van volume en al draaien op een Business Standard-abonnement met data regions ingeschakeld, dan is er hier geen dringende reden. Zet de instelling aan, schrijf de bewaartermijn op en besteed de moeite aan iets dat meer oplevert.