Beste Europese alternatieven voor Google Workspace

Waarom mensen Google Workspace verlaten

Niemand blijft bij Google Workspace omdat Docs de beste tekstverwerker is. Ze blijven omdat mail, agenda, bestanden, documenten, videogesprekken, chat en single sign-on allemaal van één leverancier komen, met één identiteit en één factuur. Die bundel is het product, en dat is ook wat vertrekken onmogelijk lijkt te maken.

De twee redenen waarom organisaties gaan kijken, zijn niet glamoureus. De eerste is het plafond: Business Starter, Business Standard en Business Plus zijn elk maximaal voor 300 gebruikers te kopen, dus groei voorbij dat getal is geen upgrade maar een onderhandeling. De tweede is de rekensom per gebruiker. Bij €13.60 per hoofd wordt een organisatie van honderd personen een jaarlijkse kostenpost van €16,000 die groeit telkens als er iemand bijkomt.

Wat geen goede reden is, maar toch steeds wordt herhaald, is dat Workspace Europese gegevens in Amerika bewaart. Dat hoeft niet. Het beleid voor data regions zit inbegrepen bij Business Standard en Business Plus en is niet voor Enterprise gereserveerd, en het dekt de kerndiensten in rust. Gaat het om de opslaglocatie, dan kost de oplossing één abonnementswijziging, en het interessante argument ligt ergens anders.

• Driehonderd gebruikers is een muur, geen trede Google zegt het duidelijk: de Business-abonnementen zijn maximaal voor 300 gebruikers te kopen, en alleen Enterprise kent geen bovengrens. Een groeiend bedrijf loopt dus tegen een breuk aan in plaats van tegen een prijsstijging. Het stapt van een gepubliceerde prijslijst naar een verkoopgesprek, precies op het moment dat het daar het minst tijd voor heeft. Bij geen van de Europese opties hier verandert het prijsmodel bij een bepaald aantal medewerkers van vorm.
• Je betaalt voor opslag die je niet tussen mensen kunt verplaatsen Business Starter geeft 30GB per gebruiker, Standard 2TB en Plus 5TB. Op de hogere abonnementen wordt opslag op organisatieniveau samengevoegd, maar het abonnement zelf wordt per gebruiker afgenomen. Het financiële team met drie gedeelde drives en de stagiair met een leeg account betalen dus hetzelfde. Zelf gehoste suites keren dit volledig om: capaciteit is een schijf die je één keer koopt, en het aantal medewerkers kost niets.
• De identiteit is het slot, niet de documenten Google-accounts zijn de login voor het intranet, het HR-systeem, de onkostentool en de helft van de SaaS die het bedrijf gebruikt. Daarom stokken suitemigraties waar documentmigraties dat niet doen: documenten verplaatsen is een weekendklus, maar de identity provider verplaatsen raakt elk systeem waarin iemand met een Google-knop is ingelogd. Reken het SSO-werk door voordat je de gebruikersplaatsen doorrekent, want dat is meestal het grotere bedrag.
• Data regions zit vanaf Business Standard inbegrepen, en jurisdictie wordt helemaal niet verkocht Eer waar eer toekomt: data regions is beschikbaar voor €13.60 per gebruiker per maand in plaats van voorbehouden aan de grootste klanten, en het dekt de antwoorden, bestanden en documenten in rust. Wat geen abonnement verkoopt, is wat erachter zit. Google LLC is gevestigd in Mountain View, dus een geldig Amerikaans bevel bereikt het bedrijf, welke regio het keuzemenu ook zegt. Logs en gecachte content vallen op elk abonnement buiten het beleid.

Wat je moet vervangen, niet alleen evenaren

Tel de producten voordat je iets vergelijkt, want Workspace bestaat uit zeven onderdelen en de tools op deze pagina dekken er tussen de één en vijf.

Mail. Agenda. Contacten. Bestandsopslag en delen. Documenten bewerken. Videovergaderingen. Chat. Voeg single sign-on toe als je Google-accounts mensen ergens anders laten inloggen, wat vrijwel zeker zo is. Een vervanging die documenten briljant afhandelt en de rest niet, heeft Workspace niet vervangen. Dan heb je één zevende vervangen en zes abonnementen die je zelf moet regelen.

Alleen Nextcloud op deze pagina probeert alles in één installatie. OnlyOffice en Collabora Online vervangen de bewerkingslaag en verwachten opslag eronder, wat Nextcloud kan zijn of iets wat je al draait. CryptPad vervangt het kleinste deel en geeft daarvoor de sterkste garantie. Mail behandelt niemand hier: welke route je ook kiest, een Europese mailprovider is een aparte beslissing en een aparte factuur.

De alternatieven vergeleken

Hoe elk alternatief zich verhoudt tot Google Workspace

Wat er echt stukgaat als je overstapt

Identiteit is de migratie die iedereen onderschat. Google-accounts zijn niet alleen een login voor Gmail. Het zijn de knop Sign in with Google bij het onkostensysteem, het HR-portaal, het analysedashboard en de zes SaaS-tools die niemand in de IT heeft ingericht. Inventariseer die eerst door de lijst met externe apps met accounttoegang te exporteren, want elk daarvan heeft een nieuwe loginroute nodig voordat de Google-accounts sluiten.

Agenda-uitnodigingen zijn de tweede verrassing en ze falen stilletjes. Elke terugkerende vergadering met een Meet-link in de tekst behoudt die link na de migratie, en externe deelnemers blijven erop klikken. Maak terugkerende reeksen opnieuw aan in de nieuwe agenda in plaats van ze te importeren, en stuur externe contacten één bericht met de nieuwe inbelgegevens, in plaats van te wachten tot iemand alleen in een verlaten vergaderruimte zit.

De derde zijn de gedeelde drives waar mensen van buiten van afhankelijk zijn. Klanten, auditors, bureaus en freelancers hebben mappen als bladwijzer die ze wekelijks openen, en zodra de rechten verhuizen, verliezen ze die zonder bericht. Vraag elke afdeling om de lijst met externe partijen die al vaste toegang hebben voordat je begint, en deel die lijst op de eerste dag al met de nieuwe adressen, niet pas op de laatste.

Workspace heeft Europese regio's op een middenklasse-abonnement. Wat is er dan nog te repareren?

Twee dingen, en ze zijn van verschillend formaat. Het kleinere is de dekking: data regions geldt voor de kerndiensten in rust, en Google zegt uitdrukkelijk dat logs en gecachte content daarbuiten vallen, ongeacht het abonnement. Dat is een smalle opening, en de meeste organisaties kunnen daarmee leven.

Het grotere is dat een regio een opslaginstructie is die aan een bedrijf in Mountain View wordt gegeven. Google LLC blijft onderworpen aan Amerikaanse juridische procedures voor gegevens die het beheert, en geen keuzemenu in de beheerconsole verandert welk land het bedrijf kan verplichten. Een organisatie wier risicobeoordeling buitenlandse openbaarmakingsbevelen noemt, heeft niets aan een regio. Een organisatie die een inkoopvraag over de opslaglocatie beantwoordt, heeft er volledig iets aan.

Bepaal welke van die twee je bent, want het antwoord bepaalt of deze pagina je sowieso iets oplevert. Als het de tweede is, is de goedkoopste juiste actie data regions inschakelen en daarna stoppen met lezen.

Wat kost een suitemigratie eigenlijk, anders dan een documentmigratie?

De documenten zijn het goedkope deel, en daar houdt iedereen toch rekening mee. Google Takeout exporteert mail als MBOX, agenda's als ICS, contacten als vCard en Drive-inhoud als bestanden, en elke bestemming hier leest die formaten in. Een paar honderd gigabyte is een week overdrachten en wat wachten.

De dure delen zijn identiteit en gewoonte. Elke dienst die een knop Sign in with Google aanbood, moet opnieuw worden gekoppeld, gedeelde agenda-uitnodigingen met een Meet-link werken niet meer, en elke externe partij die al drie jaar een Drive-map met je deelt, moet worden verteld wat er verandert. Dat staat niet in een vergelijking per gebruiker, en het komt allemaal bij dezelfde twee mensen terecht.

De realistische volgorde is één laag tegelijk verplaatsen: eerst opslag en documenten, dan agenda en contacten, dan mail, en tot slot identiteit. Organisaties die alles in één weekend willen omzetten, zijn degenen die weer terugschakelen.

Kan een zelf gehoste suite mail ook echt goed draaien?

Dat kan, en voor de meeste organisaties hoort het niet. Nextcloud heeft een mailclient en verbindt met elk IMAP-account, maar de mailserver zelf draaien betekent dat je de bezorgbaarheid beheert: reverse DNS, SPF, DKIM, DMARC, reputatiemonitoring en de dag dat je facturen in de spammap van een klant belanden.

De pragmatische Europese aanpak scheidt de twee. Neem een Europese mailprovider voor de mailbox en een zelf gehoste of Europees gehoste suite voor de rest, en accepteer twee facturen in plaats van één. Dat is minder elegant dan de ene rekening van Google, maar aanzienlijk minder kwetsbaar dan een mailserver die sinds de installatie niemand heeft gepatcht.

Het betekent ook dat het moeilijkste deel van het verlaten van Workspace een beslissing is die je zelfstandig en vroeg kunt nemen, in plaats van het ding dat het hele project blokkeert.

Welke van deze kan een organisatie van vijftien mensen eigenlijk draaien?

Allemaal, maar niet allemaal zonder hulp. Nextcloud is het meest capabel en het meest veeleisend. Een beheerde Nextcloud-instantie van een Europese hostingaanbieder geeft een kleine organisatie de hele suite, terwijl iemand anders de piepser vasthoudt. Dat is de versie die de meeste bedrijven van vijftien mensen moeten kopen, in plaats van een server in een kast.

OnlyOffice verkoopt een gehoste cloud voor ongeveer €4 per gebruiker per maand. Dat is het minste operationele werk op deze pagina en nog steeds een derde van Business Standard. Collabora Online zonder platform eronder is geen product dat een klein team zelf uit onderdelen moet samenstellen.

CryptPad is het makkelijkst van allemaal, omdat de gehoste instantie niets van jou vraagt en een zelf gehoste variant één Docker-installatie is. Het is ook het smalst, dus het staat meestal naast een suite in plaats van in de plaats ervan.

Welke kies je

Als je uit de bundel wilt stappen in plaats van die te verkleinen, is Nextcloud het antwoord op deze pagina, en beheerde Europese hosting is de versie van dat antwoord die de meeste organisaties moeten kopen. Het is de enige optie waarbij het aantal medewerkers niet meer in de prijs voorkomt en de grens van 300 gebruikers niet bestaat.

Als je de besparing wilt zonder het project, brengt OnlyOffice het bedrag per gebruiker terug tot ruwweg een derde, en het sluit aan op wat je later over opslag beslist. Het is hier de minst verstorende stap en het laat mail, agenda en vergaderingen precies staan waar ze staan.

Als je al een bestandsplatform beheert, is Collabora Online een configuratie en geen migratie, mits een in het Verenigd Koninkrijk geregistreerde leverancier past binnen je inkoopregels.

En als je bezwaar alleen ooit ging over waar de gegevens staan, zet data regions dan aan bij Business Standard, noteer dat logs en gecachte content daarbuiten vallen, en besteed het migratiebudget aan iets dat meer oplevert. Dat is een echt antwoord, en deze pagina zou oneerlijk zijn als ze het niet gaf.