Beste Europese alternatieven voor Microsoft 365

Waarom mensen Microsoft 365 verlaten

Microsoft heeft meer gedaan voor Europese data dan welke andere Amerikaanse aanbieder ook, en een pagina die dat negeert, is het lezen niet waard. De EU Data Boundary is een echte toezegging: voor Microsoft 365-klanten wier aanmeldlocatie in de EU of EFTA ligt, worden klantdata en gepseudonimiseerde persoonsgegevens opgeslagen en verwerkt binnen een grens van eenendertig landen, en ook gegevens van professionele diensten worden daar opgeslagen.

De reden om verder te lezen is het tweede document. Microsoft publiceert in detail de omstandigheden waaronder data die grens nog steeds verlaat, en die lijst is langer dan de toezegging doet vermoeden.

Beveiligingsoperaties verplaatsen gepseudonimiseerde persoonsgegevens naar elke Azure-regio ter wereld en consolideren die voornamelijk in de Verenigde Staten. Data uit consultancy-opdrachten staat in Amerikaanse datacenters en valt volledig buiten het toepassingsgebied.

Previewdiensten en gratis proefperiodes vallen er niet onder. Directorydata, waaronder gebruikersnamen en e-mailadressen, kan buiten worden gerepliceerd. Titels van supportzaken en voicemails kunnen buiten staan. En als je Anthropic-modellen toestaat bij de generatieve AI-diensten van Microsoft, verwerkt Anthropic klantdata in de Verenigde Staten.

Niets daarvan is verborgen en niets daarvan is schandalig. Zo werkt de regeling nu eenmaal: de grens is een reeks beloften van een bedrijf in Redmond, met een gepubliceerde lijst van de momenten waarop ze niet gelden, en Microsoft bepaalt wat er op die lijst staat. Als je wilt dat de grens een eigenschap is van je architectuur en niet van iemands beleidsdocument, dan is daarvoor deze pagina bedoeld.

• De uitzonderingslijst is waar de beslissing echt valt Lees het document over doorgiften in plaats van de aankondiging. Multi-Geo-klanten vallen buiten de grens, ook met een EU-tenant. Objectidentificaties verlaten de grens voor gebruiksregistratie en licentievalidatie. Netwerkroutering kan verkeer om redenen van veerkracht buiten de grens brengen. In zeldzame gevallen worden beperkte klantdata doorgegeven voor beveiligingsonderzoeken. Elk van die punten is op zichzelf verdedigbaar, maar samen betekent het dat de grens een beleid met uitzonderingen is en geen muur.
• De maatregelen bestaan omdat de toegang bestaat Microsoft biedt Customer Lockbox, dat je uitdrukkelijke goedkeuring vereist voordat medewerkers van Microsoft tijdens een serviceoperatie bij klantdata kunnen. Dat is een echt goede maatregel, en het is tegelijk de duidelijkste verwoording van de onderliggende situatie: hij is nodig omdat de aanbieder anders bij de data kan. Een systeem waarbij de exploitant geen leesbare kopie heeft, heeft zo'n goedkeuringsproces niet nodig.
• Een grens is geografie, en de volgorde volgt het bedrijf De EU Data Boundary geeft antwoord op de vraag waar. Hij kan niet antwoorden wie, want Microsoft Corporation is gevestigd in Redmond, en een geldig Amerikaans bevel bereikt het bedrijf ongeacht in welk van de eenendertig landen de schijven staan. Voor een inkoopvragenlijst over opslaglocatie is de grens een volledig antwoord. Voor een risicobeoordeling over buitenlandse openbaarmakingsbevelen is het niet het juiste instrument, en geen configuratie maakt er een van.
• Je huurt een bewegend doel Het consumentenaanbod alleen al kent nu Personal voor £8.49 per maand of £84.99 per jaar, Family voor £10.49 of £104.99, en Premium voor £18.99 of £189.99, waarbij AI-functies het belangrijkste verschil tussen de niveaus vormen. Abonnementsprijzen zijn op zich geen klacht, maar het betekent wel dat het product dat je hebt beoordeeld over drie jaar niet het product is waarvoor je betaalt, en het uitzonderingsdocument wordt op hetzelfde schema herzien.

Wat je moet vervangen, niet alleen evenaren

Microsoft 365 is eerst een tenant en pas daarna een verzameling applicaties, en dat is de volgorde om in te denken.

De tenant is identiteit: accounts, groepen, voorwaardelijke toegang, het ding waar elk ander systeem zich tegen authenticeert. Dan volgen de diensten, Exchange voor mail, SharePoint en OneDrive voor bestanden, Teams voor chat en vergaderingen, en pas daarna de applicaties waar mensen het over hebben, Word, Excel en PowerPoint. De suites op deze pagina vervangen de derde laag goed, de tweede laag gedeeltelijk en de eerste laag helemaal niet.

Daarom is een documentsuite de makkelijke beslissing en is de tenant het project. Beslis vroeg of je Microsoft 365 verlaat of alleen de editors, want een bedrijf dat Exchange en Teams houdt en documenten naar OnlyOffice verplaatst, heeft een verstandige, beperkte wijziging doorgevoerd. Een bedrijf dat de tenant wil sluiten, heeft een programma van twaalf maanden dat identiteit, mail en elke applicatie met een Microsoft-aanmeldknop raakt.

De alternatieven vergeleken

Hoe elk alternatief zich verhoudt tot Microsoft 365

Wat er echt stukgaat als je overstapt

Samen bewerken is de gewoonte die het eerst breekt, en die niemand becijfert. In een Microsoft 365-organisatie stoppen mensen met documenten als bijlage bij e-mail te sturen en gaan ze links sturen, en elk van deze alternatieven verandert wat die link is en wie hem kan openen. Kies de vervanging voor dat specifieke gedrag voordat je een tekstverwerker kiest, want een team dat samen bewerken kwijtraakt, keert binnen een maand stilletjes terug naar bijlagen en versienummers in bestandsnamen.

De tweede is de omgeving die niemand heeft gedocumenteerd. Power Automate-flows die starten wanneer een bestand in een SharePoint-bibliotheek belandt, Excel-werkmappen die uit Power Query putten, een Teams-tab vastgezet op een gedeeld document, een Power BI-rapport dat op een spreadsheet is gebouwd: dat verschijnt allemaal niet in een applicatie-inventaris, en het stopt allemaal. Vraag elke afdeling wat er breekt als een specifieke bibliotheek een week alleen-lezen wordt, en voer dat uit als experiment in plaats van als vraag.

De derde is de tenant zelf. Het sluiten van een Microsoft 365-tenant raakt mailroutering, MFA-registratie, apparaatbeheer en elke applicatie met een Microsoft-aanmeldknop, en het is een programma en geen migratie. De editors eerst vervangen is de eerlijke manier om te beginnen: het is omkeerbaar, het levert een echte besparing op, en het vertelt je binnen een kwartaal of het grotere project de moeite waard is.

Als de EU Data Boundary echt is, wat is er dan nog om zorgen over te maken?

Drie dingen, in aflopende omvang. Het grootste is dat een grens een toezegging over locatie is, gedaan door een bedrijf dat er niet binnen gevestigd is. Microsoft Corporation blijft onderworpen aan Amerikaanse juridische procedures, en de grens van eenendertig landen verandert niets aan welke staat het bedrijf dat de sleutels heeft kan dwingen.

Het tweede zijn de uitzonderingen, die gepubliceerd en niet verborgen zijn, maar wel uitzonderingen blijven. Beveiligingsoperaties dragen gepseudonimiseerde persoonsgegevens en professionele dienstendata over naar elke Azure-regio ter wereld, voornamelijk geconsolideerd in de Verenigde Staten, en in zeldzame situaties gaan beperkte klantdata mee. Previewdiensten en gratis proefperiodes vallen buiten de grens. Directorydata, titels van supportzaken en supportvoicemails kunnen buiten worden bewaard.

Het derde is dat de lijst van Microsoft is. Elke pagina draagt zijn eigen datum van laatste wijziging, hij is al meer dan eens herzien sinds publicatie en hij wordt opnieuw herzien, redelijkerwijs en zonder dat er met jou over wordt onderhandeld. Als jouw eis is dat de regeling niet kan veranderen zonder jouw toestemming, dan voldoet alleen het zelf draaien van de software daaraan.

Verandert het gebruik van Copilot het antwoord?

Het verandert welk document je moet lezen. Microsoft stelt dat wanneer klanten het gebruik van Anthropic-modellen bij Microsoft Generative AI Services toestaan, klantdata door Anthropic in de Verenigde Staten wordt verwerkt, terwijl de opslag van die data binnen de grens blijft. Verwerking en opslag zijn aparte toezeggingen, en het verschil is makkelijk over het hoofd te zien.

Dat is geen beschuldiging; het is het gewone gevolg van het kopen van een AI-functie die een model aanroept dat ergens anders is gebouwd. Maar het betekent dat een organisatie die haar functionaris voor gegevensbescherming tevreden stelde met de grens en daarna een AI-functie aanzette, haar eigen antwoord heeft veranderd zonder dat er papierwerk is ontstaan.

De alternatieven op deze pagina hebben hier een ongezouten voordeel: drie van de vier hebben helemaal geen AI-dienst in het pad, en de vierde versleutelt, zodat de vraag niet kan ontstaan.

Wat kan ik verlaten zonder de tenant te verlaten?

De editors, makkelijk, en het is de migratie die de meeste organisaties als eerste moeten doen omdat die omkeerbaar is. Word, Excel en PowerPoint kunnen op het bureaublad of in de browser worden vervangen, terwijl Exchange, Teams en de identiteit precies blijven waar ze zijn, en de bestandsformaten veranderen zelfs niet als je een suite kiest die DOCX native gebruikt.

Bestandsopslag is de volgende laag, en die is moeilijker maar niet dramatisch: OneDrive- en SharePoint-documentbibliotheken exporteren, en een Europees bestandsplatform met een van deze editors eraan gekoppeld dekt het meeste van wat een documentbibliotheek deed.

Mail, Teams en identiteit vormen de tenant zelf, en geen daarvan wordt op deze pagina opgelost. Wees eerlijk tegen jezelf over welk project je uitvoert, want een halve migratie die als een volledige wordt gepresenteerd, levert een jaar teleurstelling en twee sets licenties op.

Is zelf hosten echt een beter antwoord dan een grens?

Het is een ander antwoord, en alleen beter als je het kunt bemannen. Een server die je beheert heeft geen uitzonderingslijst, geen document over doorgiften en geen aanbieder met toegang; de vragen waar deze pagina over gaat ontstaan simpelweg niet, omdat er niemand is aan wie je ze kunt stellen.

Ze worden vervangen door eigen vragen: patches, back-ups, disaster recovery en de persoon die dienst heeft als het bewerken van documenten op een vrijdag stopt. Een niet-gepatchte zelf gehoste server is een slechtere uitkomst dan een beheerde cloud met een gepubliceerde uitzonderingslijst, en wie daar anders over denkt, belandt na achttien maanden weer bij Microsoft.

De route die voor de meeste middelgrote organisaties werkt, is een Europese aanbieder die de open-source suite voor hen host: geen Amerikaanse moeder in de keten, geen grensbeleid om te interpreteren en iemand anders die de piketdienst heeft.

Welke kies je

Als je bezwaar is waar de data staat, dan is de EU Data Boundary een beter antwoord dan de meeste organisaties beseffen, en deze pagina praat het je niet uit. Lees het document over doorgiften, let op de Multi-Geo-uitsluiting en de clausule over beveiligingsoperaties, en beslis of die er voor jou toe doen.

Als je bezwaar is dat de uitzonderingslijst van de leverancier is, dan is OnlyOffice het sterkste antwoord hier: bewerking op kantoorniveau op Microsoft-formaten, draaiend op infrastructuur die jij kiest, zonder toezeggingen om te interpreteren.

Als je al een bestandsplatform draait, vervangt Collabora Online Office voor het web via hetzelfde protocol dat Microsoft ervoor ontwierp, mits een in het Verenigd Koninkrijk geregistreerde leverancier past bij je regels.

En als de eerlijke situatie is dat een deel van je documenten gevoelig is en de rest nooit een cloud nodig had, draai dan CryptPad voor de eerste groep en SoftMaker voor de tweede. Dat is een minder nette oplossing dan één suite voor alles, en voor veel organisaties is het het juiste antwoord.