Europese alternatieven voor Expensify
Zoek je een Europees alternatief voor Expensify? Expensify, Inc. is een bedrijf uit Portland, Oregon. De voorwaarden vallen onder het recht van de staat Californië en geschillen gaan naar individuele arbitrage, met afstand van collectieve acties.
Elf Europese tools dekken declaraties en het scannen van bonnetjes, van eenvoudige apps per gebruiker tot volledige uitgavenplatforms met zakelijke kaarten. Ze zijn gebouwd door bedrijven in Frankrijk, Finland, België, Duitsland, Denemarken en het Verenigd Koninkrijk.
Hoe we deze tools rangschikken Proces in 4 stappen
-
1
Europees eigendom, geverifieerd
Het bedrijf heeft zijn hoofdkantoor en statutaire zetel in de EU, de EER, het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland of Israël, en verwerkt klantgegevens in Europa of Israël. Een Amerikaans moederbedrijf sluit een tool van deze pagina uit, ongeacht waar de servers staan.
-
2
Categoriefit en praktijkreview
Wat de tool echt doet, voor wie hij geschikt is en waar hij tekortschiet, gecontroleerd aan de hand van de eigen documentatie, changelog en prijspagina van de leverancier in plaats van de marketingtekst.
-
3
Controle op compliance en prijzen
AVG-positie, hostinglocatie en de prijzen op deze pagina worden vóór publicatie geverifieerd aan de hand van de openbare prijzen van de leverancier, en opnieuw gecontroleerd wanneer we de categorie opnieuw bekijken.
-
4
Positie op deze pagina
Plaatsing op deze pagina kan betaald zijn, en dat kan van invloed zijn op welke tools hier verschijnen en in welke volgorde. Betaling koopt nooit een goede review: een tool die de bovenstaande controles niet doorstaat, staat hier voor geen prijs, en betaling verandert niets aan de tekortkomingen die we beschrijven. Een leverancier kan ons vragen een feitelijke fout te corrigeren, maar niet om een kritiekpunt te verwijderen.
Leveranciers kunnen betalen voor zichtbaarheid op deze pagina. Dat verandert nooit wat een vermelding over een product zegt, inclusief de kritiek, en wij verdienen niets wanneer je doorklikt naar een leverancier. Leveranciers kunnen betalen voor meer zichtbaarheid, hoger op de reviewpagina's; het heeft nooit invloed op welke tools worden opgenomen. Redactioneel beleid
11 Europese alternatieven voor Expensify
N2F
Franse declaratie-app met bonnetjesscan en kilometers, vanaf €5.10 per gebruiker per maand bij jaarlijkse facturatie
Jenji
Franse declaratie-app met een gratis Solo-abonnement voor zelfstandigen, onderdeel van de salarisgroep Silae
Bezala
Finse declaratie-app voor €11 per actieve gebruiker per maand, alleen gefactureerd voor gebruikers die in die maand declareren
Rydoo
Declaratie-app uit Mechelen met een AI-bonnetjesscanner en dagvergoedingen, abonnementen vanaf €8 per gebruiker per maand
Mobilexpense
Declaratieplatform uit Brussel waarvan de Declaree-productlijn €8 per gebruiker per maand kost, minimaal 20 gebruikers
Pleo
Uitgavenplatform uit Kopenhagen met kaarten, automatische declaraties en terugbetalingen, gratis proefperiode
Moss
Financieel platform uit Berlijn met kaarten, facturen en terugbetalingen aan medewerkers, gratis start, onbeperkte gebruikers
Spendesk
Uitgavenplatform uit Parijs met expensebeheer, onbeperkte gebruikers en kaarten op basis van offerte
Payhawk
Uitgavenplatform met Londense registratie en een ontwikkelteam in Sofia, met kaarten, declaraties en facturen in één
ExpenseIn
Brits declaratieplatform met bonnetjesscan en bonnetjescontrole, kilometerregistratie en declaratiekaarten, waarbij je eerst een demo volgt
Candis
Facturatieplatform uit Berlijn dat declaraties en kilometervergoedingen toevoegt, vanaf €389 per maand met onbeperkte gebruikers
Belangrijkste conclusies
- Expensify, Inc. is een bedrijf uit Portland, Oregon. De voorwaarden gaan uit van het recht van Californië en van individuele arbitrage, met afstand van collectieve acties.
- N2F (Frankrijk) en Rydoo (België) publiceren prijzen per gebruiker vanaf €5.10 en €8 per maand, en N2F biedt een gratis proefperiode.
- Jenji (Frankrijk) heeft een gratis Solo-abonnement voor zelfstandigen. Het zakelijke abonnement, Silae Expense, wordt per gebruiker gefactureerd zonder gepubliceerd bedrag.
- Bezala (Finland) rekent €11.00 alleen voor gebruikers die in een maand actief declareren, wat past bij teams waarin weinig mensen vaak declareren.
- Pleo, Moss, Spendesk en Payhawk zijn uitgavenplatforms met kaarten. Ze passen beter dan een gewone bonnen-app als je ook de zakelijke pasjes van medewerkers wilt vervangen.
- Candis is gericht op facturatie en lijkt het minst op Expensify, maar het is de enige met onbeperkte gebruikers in elk abonnement.
Waarom mensen Expensify verlaten
Expensify is de declaratie-app die veel kleine teams en zelfstandigen het beste kennen. Je fotografeert een bonnetje, de app leest het uit, je voegt de regels toe aan een declaratie en een manager keurt die goed voordat ze naar je boekhoudtool wordt geëxporteerd. Op de eigen prijspagina staan integraties met QuickBooks Online, NetSuite, Xero, Sage Intacct en QuickBooks Desktop, en Expensify verkoopt ook zakelijke kaarten.
Achter Expensify zit Expensify, Inc. in Portland, Oregon. De servicevoorwaarden (laatst bijgewerkt op 10 september 2026) vormen een contract met dat bedrijf, dat valt onder het recht van de staat Californië. Sectie 9 stuurt geschillen naar bindende individuele arbitrage, met afstand van collectieve acties. Voor de doorgifte van persoonsgegevens vanuit Europa steunt het privacybeleid op de deelname aan het EU-U.S. Data Privacy Framework en op standaardcontractbepalingen.
Deze pagina behandelt elf Europese tools die dezelfde taak overnemen: bonnetjes, declaraties, kilometervergoedingen en goedkeuringen. Sommige zijn eenvoudige apps per gebruiker voor kleine teams, sommige zijn uitgavenplatforms met zakelijke kaarten, en één is een facturatieplatform met declaraties erbij. Ze verschillen sterk in hoe openlijk ze hun prijzen publiceren.
- Het contract en de rechter zijn Californisch Expensify, Inc. zit in Portland, en de voorwaarden kiezen voor Californisch recht en individuele arbitrage, met afstand van collectieve acties. Alleen een rechtbank voor geringe vorderingen is een uitzondering. Dat is een gangbaar Amerikaans softwarecontract, maar het is niet de juridische omgeving die de meeste Europese financiële teams kiezen voor een tool die bonnetjes van medewerkers en bankgegevens verwerkt. De tools hieronder sluiten contracten met entiteiten in Frankrijk, Finland, België, Duitsland, Denemarken of het Verenigd Koninkrijk.
- Persoonsgegevens gaan de oceaan over onder een afsprakenkader Bonnetjes bevatten namen, plaatsen, gedeeltelijke kaartnummers en soms gegevens over gezondheid of reizen. Expensify zegt deel te nemen aan het EU-U.S. Data Privacy Framework en ook op standaardcontractbepalingen te steunen. Dat is vandaag een rechtmatige route, maar wel een die afhangt van een kader dat eerder is aangevochten. Een Europese verwerker houdt de vraag eenvoudig.
- Prijzen zijn verborgen achter een login De prijspagina van Expensify wordt in de browser opgebouwd en kon voor deze pagina niet worden gelezen, daarom staat hier geen bedrag. Verschillende Europese tools publiceren een duidelijk bedrag: N2F vanaf €5.10 per gebruiker per maand, Rydoo vanaf €8, Declaree van Mobilexpense op €8, Bezala op €11 per actieve gebruiker. Dat maakt het makkelijker om vooraf over het budget te praten voordat je een proefperiode start.
- Lokale regels zitten ingebouwd, niet achteraf toegevoegd Franse tools als N2F en Jenji regelen kilometervergoedingen en de Franse eisen voor archivering. Bezala sluit aan op de boekhoudsystemen in de Noordse landen, en Rydoo adverteert met gegevens over dagvergoedingen en kilometers voor meer dan 80 landen. Als je personeel binnen Europa reist, zijn tarieven en regels die daarop zijn geschreven belangrijker dan een lange lijst Amerikaanse integraties.
Wat je moet vervangen, niet alleen evenaren
Begin met de taak, niet met de leverancier. Tel wie declaraties indient, of je zakelijke kaarten nodig hebt of alleen terugbetalingen, en welke boekhoudtool de export moet ontvangen. Een team van vijf personen dat bonnetjes uit eigen zak terugbetaalt, heeft een andere tool nodig dan een bedrijf van 200 personen dat kaarten, budgetten en goedkeuringen in één wil.
Draai een maand parallel. Exporteer je bestaande categorieën en beleidsregels uit Expensify, maak ze opnieuw aan in de nieuwe tool en laat een paar mensen in beide echte bonnetjes indienen. Houd het Expensify-account open totdat de eerste export zonder handmatige correcties in je boekhouding is aangekomen.
De alternatieven vergeleken
| Positie | Tool | Hoofdkantoor | Prijzen | Jurisdictie |
|---|---|---|---|---|
| #1 | N2F | Montagnat, Frankrijk | Business (zzp'ers) vanaf €6.80/gebruiker/maand excl. btw (€5.10 jaarlijks); Enterprise vanaf €9.20/gebruiker/maand excl. btw (€6.90 jaarlijks, 2-5 gebruikers); Advanced op maat geoffreerd | EU (Frankrijk) |
| #2 | Jenji | Aix-en-Provence, Frankrijk | Jenji Solo gratis voor zzp'ers; Silae Expense geprijsd per gebruiker per maand, offerte op aanvraag | EU (Frankrijk) |
| #3 | Bezala | Espoo, Finland | €10.50 per actieve gebruiker/maand voor declaraties en niet-salarisvergoedingen, plus €3.20/maand per actieve kaartgebruiker voor herinneringen bij bonnetjes; prijs op maat boven 100 medewerkers | EU (Finland) |
| #4 | Rydoo | Mechelen, België | Per gebruiker, per maand | EU (België) |
| #5 | Mobilexpense | Brussel, België | Declaree vanaf €8/gebruiker/maand, minimaal 20 gebruikers; MXP op maat geoffreerd, minimaal 20 gebruikers; zakelijke creditcards vanaf €4/gebruiker/maand als add-on | EU (België) |
| #6 | Pleo | Kopenhagen, Denemarken | Per actieve gebruiker, per maand | EU (Denemarken) |
| #7 | Moss | Berlijn, Duitsland | Per gebruiker, per maand | EU (Duitsland) |
| #8 | Spendesk | Parijs, Frankrijk | Abonnement + per gebruiker | EU (Frankrijk) |
| #9 | Payhawk | Londen, Verenigd Koninkrijk (engineering in Sofia, Bulgarije) | Abonnement + per gebruiker | Verenigd Koninkrijk (adequaatheidsbesluit, buiten de EER) |
| #10 | ExpenseIn | Londen, Verenigd Koninkrijk | Core-, Advanced- en Complete-niveaus, geprijsd per gebruiker per maand; Advanced voegt 0.5% cashback toe op kaartuitgaven en Complete 0.75%; prijs op aanvraag | Verenigd Koninkrijk (adequaatheidsbesluit, buiten de EER) |
| #11 | Candis | Berlijn, Duitsland | Base vanaf €389 per maand, Plus vanaf €599 per maand, Max vanaf €789 per maand, geprijsd op basis van documentvolume met onbeperkte gebruikers en entiteiten; Visa-zakelijke kaarten vanaf €149 per maand | EU (Duitsland) |
Hoe elk alternatief zich verhoudt tot Expensify
- Welk recht van toepassing is. EU (Frankrijk). Expensify wordt vanuit de Verenigde Staten geleid, dus de CLOUD Act verplicht de aanbieder om gegevens te overhandigen op basis van een geldig bevel, ongeacht in welk land de servers staan.
- Broncode. Closed source, net als Expensify.
Het meest geschikt voor: kleine teams die scannen, kilometers en goedkeuringen willen tegen een prijs die ze helder kunnen zien
N2F wordt uitgegeven door SAS N2JSOFT in Montagnat, Frankrijk (RCS Bourg-en-Bresse 814 572 236, maatschappelijk kapitaal €515,575), volgens de eigen wettelijke vermelding. Het noemt zichzelf een Franse oplossing voor declaraties.
De prijspagina vermeldt een Business-abonnement voor één gebruiker van €6.80 per maand, of €5.10 bij jaarlijkse facturatie, excl. btw, met een gratis proefperiode. Het abonnement bevat onbeperkt slim bonnetjes scannen, kilometervergoedingen met een Google Maps-module, pdf- en Excel-exports en ondersteuning voor meerdere valuta.
Wat N2F beter doet dan Expensify
- Prijzen worden op de eigen pagina in euro getoond
- Gratis proefperiode voordat je betaalt
- Contract met een Frans bedrijf, niet met een bedrijf uit Portland
- Kilometervergoedingen met een kaartmodule
Waar N2F een stap terug is ten opzichte van Expensify
- De prijs- en juridische pagina's staan eerst in het Frans
- Kortere lijst met integraties dan die van Expensify
- Zakelijke kaarten en facturen zijn aparte producten
Opvallend ten opzichte van Expensify. Het is hier de enige met een gepubliceerde prijs per gebruiker onder €7 en een gratis proefperiode.
- Welk recht van toepassing is. EU (Frankrijk). Expensify wordt vanuit de Verenigde Staten geleid, dus de CLOUD Act verplicht de aanbieder om gegevens te overhandigen op basis van een geldig bevel, ongeacht in welk land de servers staan.
- Broncode. Closed source, net als Expensify.
Het meest geschikt voor: zzp'ers die gratis declaraties en kilometers willen bijhouden, en Franse mkb-bedrijven
De juridische vermelding van Jenji noemt SILAEXPERT SAS in Aix-en-Provence (RCS Aix-en-Provence 523 020 287, maatschappelijk kapitaal €100,000) en vermeldt dat Jenji sinds september 2022 deel uitmaakt van de Silae-groep.
De prijspagina biedt Jenji Solo, gratis, voor zelfstandigen die zakelijke uitgaven en kilometers willen beheren, en Silae Expense, per gebruiker gefactureerd, voor kleine en middelgrote bedrijven. Voor het zakelijke abonnement staat geen bedrag.
Wat Jenji beter doet dan Expensify
- Een blijvend gratis abonnement voor zelfstandigen
- Frans bedrijf binnen een salarisgroep
- OCR-bonnetjesherkenning en automatische kilometerberekening
Waar Jenji een stap terug is ten opzichte van Expensify
- Geen gepubliceerde prijs voor het zakelijke abonnement
- De juridische en prijspagina's zijn in het Frans
- Minder openbare details over integraties dan bij Expensify
Opvallend ten opzichte van Expensify. Het is de enige tool hier met een gratis abonnement gericht op zelfstandigen.
- Welk recht van toepassing is. EU (Finland). Expensify wordt vanuit de Verenigde Staten geleid, dus de CLOUD Act verplicht de aanbieder om gegevens te overhandigen op basis van een geldig bevel, ongeacht in welk land de servers staan.
- Broncode. Closed source, net als Expensify.
Het meest geschikt voor: Noordse en Baltische teams waarin in een maand maar weinig medewerkers declaraties indienen
De voettekst van Bezala noemt Renance, Automated Financial Services Oy, en het Finse handelsregister (PRH) vermeldt het met ondernemingsnummer 2697751-4. Bezala is de productnaam.
De prijspagina vermeldt €11.00 per actieve gebruiker per maand, alleen berekend voor gebruikers die die maand actief zijn. Volgens het bedrijf zelf gebruikt gemiddeld ongeveer 30% van de medewerkers het. Herinneringen voor ontbrekende bonnetjes bij zakelijke kaarten kosten €3.50 per actieve kaartgebruiker. Enterprise-prijzen gelden boven 100 gebruikers.
Wat Bezala beter doet dan Expensify
- Je betaalt alleen voor actieve gebruikers
- Fins bedrijf met gepubliceerde prijzen in euro
- Integraties met Noordse boekhoudtools zoals Netvisor, Procountor en Fortnox
Waar Bezala een stap terug is ten opzichte van Expensify
- €11 per maand is hoger dan N2F of Rydoo voor een medewerker die elke maand declareert
- De voorwaardenpagina wordt via een script opgebouwd en kon hier niet worden gelezen
- Zwakkere merkaanwezigheid buiten de Noordse landen
Opvallend ten opzichte van Expensify. Het rekent alleen de gebruikers die in een bepaalde maand declareren.
- Welk recht van toepassing is. EU (België). Expensify wordt vanuit de Verenigde Staten geleid, dus de CLOUD Act verplicht de aanbieder om gegevens te overhandigen op basis van een geldig bevel, ongeacht in welk land de servers staan.
- Broncode. Closed source, net als Expensify.
Het meest geschikt voor: bedrijven die dagvergoedingen, kilometers en declaratiekaarten in meerdere landen nodig hebben
Het privacybeleid van Rydoo noemt Rydoo NV in Mechelen, België en Rydoo Sp. z o.o. in Warschau als de entiteiten die verantwoordelijk zijn voor de gegevensverwerking. De site toont de contractdocumenten als pdf, die voor deze pagina niet konden worden gelezen.
De prijspagina biedt prijzen in euro, dollar en pond, met abonnementen vanaf €8 per gebruiker per maand bij jaarlijkse facturatie en een minimum van 5 gebruikers. Het adverteert met een bonnetjesscanner, beheer van dagvergoedingen, goedkeuringen, afstemming van creditcardtransacties en een MCP-verbinding met AI-tools.
Wat Rydoo beter doet dan Expensify
- Gepubliceerde prijzen in euro vanaf €8 per gebruiker
- Officiële gegevens over dagvergoedingen en kilometers voor meer dan 80 landen, volgens eigen opgave
- Declaratiekaarten en crediteurenbeheer binnen dezelfde productfamilie
Waar Rydoo een stap terug is ten opzichte van Expensify
- Minimaal 5 gebruikers
- De voorwaarden staan in een pdf die niet is gelezen
- Breder product dan een zzp'er nodig heeft
Opvallend ten opzichte van Expensify. Het publiceert gegevens over dagvergoedingen en kilometers voor meer dan 80 landen.
Mobilexpense
Declaratieplatform uit Brussel met een goedkoop niveau per gebruiker en een minimum van 20 gebruikers
- Welk recht van toepassing is. EU (België). Expensify wordt vanuit de Verenigde Staten geleid, dus de CLOUD Act verplicht de aanbieder om gegevens te overhandigen op basis van een geldig bevel, ongeacht in welk land de servers staan.
- Waar de gegevens staan. EU/EER (Mobilexpense geeft aan dat klantgegevens in de EU/EER worden opgeslagen).
- Broncode. Closed source, net als Expensify.
- Onafhankelijk gecontroleerd. ISO 27001:2022.
Het meest geschikt voor: middelgrote Europese bedrijven met reizend personeel
De juridische vermelding van Mobilexpense SA geeft Koning Albert II Laan 19, 1210 Brussel en het nummer 0472.505.509, met vestigingen onder meer in Amsterdam. Het bedrijf voert twee productlijnen, Declaree en MXP.
De prijspagina vermeldt Declaree voor €8 per gebruiker per maand, met enkele functies die apart worden geprijsd en een minimum van 20 gebruikers, en creditcards van Mobilexpense vanaf €4 per gebruiker per maand. MXP wordt apart geoffreerd.
Wat Mobilexpense beter doet dan Expensify
- Belgisch bedrijf met gepubliceerde prijzen in euro voor Declaree
- Kilometerregistratie, dagvergoedingen en handhaving van beleid
- Zakelijke kaarten van dezelfde leverancier
Waar Mobilexpense een stap terug is ten opzichte van Expensify
- Het minimum van 20 gebruikers sluit kleine teams uit
- MXP, de enterpriselijn, is alleen op offerte
- Geen cijfer voor een gratis abonnement of proefperiode op de gelezen pagina
Opvallend ten opzichte van Expensify. Met twee productlijnen, Declaree en MXP, bestrijkt het zowel het middensegment als enterprise.
- Welk recht van toepassing is. EU (Denemarken). Expensify wordt vanuit de Verenigde Staten geleid, dus de CLOUD Act verplicht de aanbieder om gegevens te overhandigen op basis van een geldig bevel, ongeacht in welk land de servers staan.
- Broncode. Closed source, net als Expensify.
Het meest geschikt voor: bedrijven die medewerkerspasjes en automatische koppeling van bonnetjes willen
De site van Pleo noemt Pleo Technologies A/S, CVR 36538686, Ravnsborg Tværgade 5C, 2200 Kopenhagen, Denemarken. Ook noemt het Pleo Financial Services UK Ltd voor de kaartactiviteiten in het Verenigd Koninkrijk.
De prijspagina biedt een gratis proefperiode. Het Start-abonnement bevat fysieke en virtuele kaarten, realtime declaratieregistratie en automatische declaraties. Build voegt terugbetalingen en kilometers toe. De prijzen op de gelezen pagina stonden in pond, daarom wordt hier geen prijs in euro genoemd.
Wat Pleo beter doet dan Expensify
- Kaarten en declaraties in één product
- Deens bedrijf met gepubliceerde niveaus en een gratis proefperiode
- Terugbetalingen en kilometers op het Build-niveau
Waar Pleo een stap terug is ten opzichte van Expensify
- Start staat maar 1 beheerder toe en Build vereist minstens 3 gebruikers in het vermelde abonnement
- Terugbetalingen en kilometers zitten niet in het goedkoopste niveau
- Prijzen op de gelezen pagina in pond
Opvallend ten opzichte van Expensify. Het draait om de zakelijke kaart, met de declaratie als bijproduct.
- Welk recht van toepassing is. EU (Duitsland). Expensify wordt vanuit de Verenigde Staten geleid, dus de CLOUD Act verplicht de aanbieder om gegevens te overhandigen op basis van een geldig bevel, ongeacht in welk land de servers staan.
- Broncode. Closed source, net als Expensify.
Het meest geschikt voor: Duitse en Europese mkb-bedrijven die kaarten, facturen en terugbetalingen samen willen
De juridische vermelding van Moss noemt Nufin GmbH, Saarbrücker Str. 37A, 10405 Berlijn, ingeschreven bij het Amtsgericht Charlottenburg onder HRB 209209. Moss is de productnaam.
Het beschrijft kaarten, facturen en terugbetalingen aan medewerkers in één platform, met kilometers, dagvergoedingen en onkosten uit eigen zak in de terugbetalingsmodule. De prijspagina zegt dat je gratis kunt starten met Cards of Accounts Payable, met onbeperkte gebruikers en functies waarvoor je betaalt naar gebruik.
Wat Moss beter doet dan Expensify
- Onbeperkte gebruikers op de prijspagina
- Duits bedrijf met een juridische vermelding en registratienummer
- Kaarten, facturen en terugbetalingen in één tool
Waar Moss een stap terug is ten opzichte van Expensify
- Geen bedrag in euro op de gelezen prijspagina
- Meer product dan een pure bonnen-app nodig heeft
- De gratis start geldt voor Cards of Accounts Payable, niet voor de terugbetalingsmodule
Opvallend ten opzichte van Expensify. Onbeperkte gebruikers en een gratis start voor kaarten of facturen.
- Welk recht van toepassing is. EU (Frankrijk). Expensify wordt vanuit de Verenigde Staten geleid, dus de CLOUD Act verplicht de aanbieder om gegevens te overhandigen op basis van een geldig bevel, ongeacht in welk land de servers staan.
- Broncode. Closed source, net als Expensify.
Het meest geschikt voor: financiële teams die één systeem willen voor kaarten, bonnetjes en goedkeuringen
Het privacybeleid van Spendesk beschrijft een SAS (vereenvoudigde naamloze vennootschap), ingeschreven bij het Handels- en Vennootschapsregister van Parijs onder nummer 821 893 286, met de statutaire zetel in 51 rue de Londres, 75008 Parijs. Kaartbetaaldiensten in de EU/EER worden volgens de voettekst aangeboden door Spendesk Financial Services.
De prijspagina vermeldt een Foundations-pakket met onbeperkte gebruikers, fysieke kaarten en controle-instellingen, met add-ons die je kiest voordat je een offerte aanvraagt. Er staat geen bedrag in euro.
Wat Spendesk beter doet dan Expensify
- Frans bedrijf, met een aparte betaalentiteit in de EU/EER met naam
- Onbeperkte kaarten en gebruikers in het basispakket
- Meldt op de eigen pagina dat 98% van de bonnetjes automatisch wordt verzameld
Waar Spendesk een stap terug is ten opzichte van Expensify
- Geen openbare prijs, je moet een offerte aanvragen
- Meer dan een klein team meestal nodig heeft
- Geen gratis variant op de prijspagina
Opvallend ten opzichte van Expensify. Het basispakket bevat onbeperkte kaarten, gebruikers en controles.
Payhawk
declaraties, kaarten en facturen van een in Londen geregistreerd bedrijf met ontwikkelteams op de Balkan
- Welk recht van toepassing is. Verenigd Koninkrijk (adequaatheidsbesluit, buiten de EER). Expensify wordt vanuit de Verenigde Staten geleid, dus de CLOUD Act verplicht de aanbieder om gegevens te overhandigen op basis van een geldig bevel, ongeacht in welk land de servers staan.
- Broncode. Closed source, net als Expensify.
Het meest geschikt voor: groeiende bedrijven met meerdere entiteiten die één platform voor uitgaven willen
De site van Payhawk meldt dat Payhawk Limited is ingeschreven onder bedrijfsnummer 11747263 in Chancery House, 53-64 Chancery Lane, Londen, en noemt kantoren in Sofia en Vilnius. Kaarten in de EER worden uitgegeven door Payhawk Financial Services UAB.
De prijspagina beschrijft abonnementen voor declaraties, kaarten en facturen, met een groeiprogramma van 24 maanden voor kleine bedrijven in de EER en het Verenigd Koninkrijk. De abonnementsprijzen waren niet leesbaar in een vorm die hier kan worden genoemd.
Wat Payhawk beter doet dan Expensify
- Kaarten, declaraties en facturen samen
- Beheer van meerdere entiteiten en een ontwerper voor goedkeuringsworkflows
- Een kaartuitgever in de EER in Litouwen
Waar Payhawk een stap terug is ten opzichte van Expensify
- Het contracterende bedrijf zit in het Verenigd Koninkrijk, dat buiten de EU ligt
- Abonnementsprijzen niet duidelijk op de gelezen pagina
- Meer platform dan een zzp'er nodig heeft
Opvallend ten opzichte van Expensify. Een aparte kaartuitgever in de EER staat naast een Brits moederbedrijf.
- Welk recht van toepassing is. Verenigd Koninkrijk (adequaatheidsbesluit, buiten de EER). Expensify wordt vanuit de Verenigde Staten geleid, dus de CLOUD Act verplicht de aanbieder om gegevens te overhandigen op basis van een geldig bevel, ongeacht in welk land de servers staan.
- Broncode. Closed source, net als Expensify.
Het meest geschikt voor: Britse en Ierse bedrijven die een declaratiesysteem willen waarbij ze eerst een demo volgen
De zakelijke voorwaarden van ExpenseIn noemen Mobile Dynamics Limited, handelend als ExpenseIn, opgericht in Engeland en Wales onder bedrijfsnummer 09456735, met de statutaire zetel in 30 Old Bailey, Londen. Companies House toont het bedrijf onder dat nummer.
De site vermeldt mobiel bonnetjes scannen, bonnetjescontrole, geautomatiseerd beleid, kilometerregistratie, afstemming van kaarttransacties en een declaratiekaart. Op de gelezen abonnementenpagina staan geen prijzen, dus de aankoop begint met een demo.
Wat ExpenseIn beter doet dan Expensify
- Bonnetjescontrole en geautomatiseerd beleid op de eigen site
- Engels bedrijf, voorwaarden in het Engels
- Kilometerregistratie en declaratiekaart in één product
Waar ExpenseIn een stap terug is ten opzichte van Expensify
- Geen prijzen gepubliceerd op de gelezen pagina
- Contract met het Verenigd Koninkrijk, buiten de EU
- Beperktere Europese dekking dan Rydoo of Mobilexpense
Opvallend ten opzichte van Expensify. Het noemt bonnetjescontrole als aparte functie.
- Welk recht van toepassing is. EU (Duitsland). Expensify wordt vanuit de Verenigde Staten geleid, dus de CLOUD Act verplicht de aanbieder om gegevens te overhandigen op basis van een geldig bevel, ongeacht in welk land de servers staan.
- Broncode. Closed source, net als Expensify.
- Onafhankelijk gecontroleerd. GoBD-gecertificeerde digitale archivering (Duitsland).
Het meest geschikt voor: Duitse mkb-bedrijven die facturen en declaraties op één plek willen
Candis GmbH is gevestigd aan Karl-Liebknecht-Straße 5, 10178 Berlijn, en staat volgens de juridische vermelding in het handelsregister bij het Amtsgericht Charlottenburg onder HRB 168078.
De prijspagina vermeldt Base vanaf €389 per maand, Plus vanaf €599 en Max vanaf €789, met onbeperkte gebruikers en bedrijven. De functielijst omvat terugbetaling van onkosten, maaltijd- en verblijfsvergoedingen en een automatisch berekende kilometervergoeding. Candis Visa zakelijke kaarten zijn een add-on vanaf €149 per maand.
Wat Candis beter doet dan Expensify
- Onbeperkt aantal gebruikers in elk abonnement
- Factuurverwerking en declaraties samen
- Duits bedrijf met een registratienummer
Waar Candis een stap terug is ten opzichte van Expensify
- Begint bij €389 per maand, wat duur is voor een team dat alleen bonnetjes nodig heeft
- Geprijsd op basis van het aantal documenten, niet per gebruiker
- Gericht op facturatie, dus de declaratiekant is een functie en niet het product
Opvallend ten opzichte van Expensify. Het is hier de enige die op basis van het aantal documenten wordt geprijsd in plaats van per gebruiker.
Wat er echt stukgaat als je overstapt
Het moeilijke aan vertrekken bij Expensify is de geschiedenis, niet de app. Bewaar een kopie van je geëxporteerde declaraties en bonnetjes voor je eigen bewaartermijn, want de nieuwe tool begint leeg en het archief bevat geen oude declaraties.
Controleer eerst de boekhoudexport. Expensify noemt QuickBooks Online, NetSuite, Xero, Sage Intacct en QuickBooks Desktop op zijn prijspagina, en een Europese tool ondersteunt misschien maar een deel ervan. Vraag naar de exacte connector voor jouw versie, niet alleen naar de merknaam.
Let op minimumaantallen en prijzen die alleen op offerte gaan. Mobilexpense Declaree vraagt 20 gebruikers, Rydoo 5, Pleo Build 3, en Spendesk, Payhawk en ExpenseIn werken met een offerte of demo.
Welke hiervan komt het dichtst bij Expensify voor een klein team?
N2F, Rydoo en Jenji lijken qua opzet het meest op Expensify: een mobiele app die bonnetjes scant, een declaratie die je indient, kilometertarieven en goedkeuring door een manager, geprijsd per gebruiker. Bezala past bij hetzelfde gebruik en rekent alleen voor actieve declaranten. Mobilexpense Declaree is vergelijkbaar, maar heeft in de gepubliceerde prijs een minimum van 20 gebruikers.
Geen van deze tools evenaart de lange lijst met boekhoudintegraties van Expensify, dus controleer of jouw eigen boekhoudtool wordt ondersteund voordat je kiest.
Wat als ik ook zakelijke kaarten wil?
Pleo, Moss, Spendesk en Payhawk zijn gebouwd rond kaarten en zien de declaratie als één onderdeel van een breder uitgavenplatform. Rydoo, Mobilexpense, Bezala en Candis verkopen ook kaarten, op de eigen pagina's of als add-on.
Kaarten voegen een gereguleerde betaalpartner aan het contract toe. Lees wie de kaart uitgeeft en wie aansprakelijk is. Dat staat op de eigen juridische pagina's van de leverancier, niet alleen bij de maker van de app.
Welke tools publiceren prijzen die ik vandaag kan controleren?
N2F, Rydoo, Mobilexpense (Declaree), Bezala en Candis tonen bedragen in euro op hun eigen prijspagina's. Jenji laat zien dat Solo gratis is en toont geen bedrag voor het zakelijke abonnement. Pleo toont prijzen in pond op de gelezen pagina, dus er wordt hier geen prijs in euro genoemd. Moss, Spendesk, Payhawk en ExpenseIn werken met offertes, gratis starts of demoaanvragen.
Controleer altijd de prijs voor jouw land en factureringsperiode, want introductieaanbiedingen en valuta kunnen veranderen wat je betaalt.
Heeft een van deze een gratis optie?
Jenji Solo is gratis voor zelfstandigen. N2F biedt een gratis proefperiode, en Pleo ook. Moss zegt dat je gratis kunt starten met het product Cards of Accounts Payable, en Spendesk en ExpenseIn werken via een offerte of demo.
Een gratis proefperiode is niet hetzelfde als een gratis abonnement. Controleer wat er met je gegevens gebeurt nadat de proefperiode eindigt.
Maakt een Europees contract echt uit voor declaraties?
Het maakt uit waar een geschil wordt beslecht, welke consumenten- en arbeidsregels gelden en wie je gegevensverwerker is. Declaratiegegevens bevatten namen van medewerkers, reispatronen en bankgegevens, dus veel ondernemingsraden en functionarissen gegevensbescherming stellen deze vraag.
Voor een zzp'er die zijn eigen bonnetjes indient is dit een klein punt. Voor een bedrijf met personeel wordt het onderdeel van de leverancierscontrole.
Welke kies je
Wil je het dichtst bij Expensify, met bonnetjesscan, declaraties en kilometers tegen een prijs die je kunt overzien, begin dan bij N2F, met Rydoo als alternatief als je in meerdere landen werkt. Zelfstandigen kijken het beste eerst naar Jenji Solo, want dat is gratis.
Als er in een maand maar weinig mensen declareren, is de facturatie per actieve gebruiker van Bezala tegen €11 het uitrekenen waard. Wil je ook pasjes voor medewerkers, dan zijn Pleo, Moss, Spendesk en Payhawk de juiste categorie, en Mobilexpense past bij bedrijven met minstens 20 gebruikers.
Candis is het buitenbeentje. Kies het als facturen even belangrijk zijn als declaraties, niet als je alleen een bonnen-app wilt.
Wees realistisch over het verschil. Expensify heeft een lange lijst met boekhoudintegraties en een al lang gevestigde scanworkflow, en geen van de elf importeert de geschiedenis. Stap over als je een Europese contractpartij wilt en een rechter dichtbij huis, en blijf bij Expensify als voor een specifieke integratie geen gelijkwaardig alternatief bestaat.
Veelgestelde vragen
N2F is de dichtstbijzijnde match voor een klein team dat bonnetjesscan en declaraties wil tegen een gepubliceerde prijs, met een gratis proefperiode. Jenji is beter als je zelfstandige bent en een gratis abonnement wilt, Bezala als er elke maand weinig mensen declareren, en Pleo of Moss als je ook zakelijke kaarten wilt.
Nee. Expensify, Inc. is gevestigd in Portland, Oregon, en de servicevoorwaarden vormen een contract met dat bedrijf, onder Californisch recht met geschillen naar individuele arbitrage. EER-klanten die het kaartproduct gebruiken, worden bediend door Transact Payments Malta Limited als kaartuitgever, volgens de voettekst van de prijspagina.
Dit kon niet worden gecontroleerd. De prijspagina van Expensify wordt in de browser opgebouwd, dus er was voor deze pagina geen bedrag leesbaar. Controleer de prijs voor jouw abonnement op de eigen site.
N2F vermeldt zijn Business-abonnement voor één gebruiker op €6.80 per maand, of €5.10 bij jaarlijkse facturatie, excl. btw, met een gratis proefperiode. Rydoo vermeldt abonnementen in euro vanaf €8 per gebruiker per maand bij jaarlijkse facturatie, met een minimum van 5 gebruikers, op een pagina waar je ook van valuta kunt wisselen.
Bezala vermeldt €11.00 per actieve gebruiker per maand, plus €3.50 per actieve kaartgebruiker voor herinneringen bij ontbrekende bonnetjes. Mobilexpense vermeldt zijn product Declaree op €8 per gebruiker per maand met een minimum van 20 gebruikers, en kaarten vanaf €4 per gebruiker. Candis vermeldt Base vanaf €389 per maand, Plus vanaf €599 en Max vanaf €789, met onbeperkte gebruikers.
Het Solo-abonnement is volgens de eigen prijspagina van Jenji gratis voor zelfstandigen en dekt declaraties en kilometers. Het zakelijke abonnement, Silae Expense, wordt per gebruiker gefactureerd en de pagina toont geen bedrag. Jenji maakt deel uit van de Silae-groep, waar het volgens eigen zeggen sinds september 2022 bij hoort.
N2F is SAS N2JSOFT in Montagnat, Frankrijk. Jenji hoort bij SILAEXPERT SAS in Aix-en-Provence. Bezala wordt beheerd door Renance Oy in Finland. Rydoo noemt Rydoo NV in Mechelen, België. Mobilexpense is Mobilexpense SA in Brussel. Pleo is Pleo Technologies A/S in Kopenhagen. Moss is Nufin GmbH in Berlijn. Spendesk is een Franse SAS in Parijs. Payhawk en ExpenseIn zijn geregistreerd in Engeland, en Candis is Candis GmbH in Berlijn.
Nee, beide zijn geregistreerd in het Verenigd Koninkrijk (Payhawk Limited, bedrijfsnummer 11747263, en Mobile Dynamics Limited, handelend als ExpenseIn, bedrijfsnummer 09456735). Het Verenigd Koninkrijk ligt buiten de EU, dus ze zijn Europees qua geografie, maar sluiten contracten af onder Engels recht. Payhawk heeft ook kantoren in Sofia en Vilnius en geeft EER-kaarten uit via Payhawk Financial Services UAB.
Er bestaat geen standaardimport tussen deze tools. Plan een export van je declaraties uit Expensify als bestanden, bewaar ze voor je eigen bewaartermijn en begin in de nieuwe tool met een schone start, meestal op de eerste dag van een maand of kwartaal.
N2F noemt kilometervergoedingen met een Google Maps-module, Jenji noemt automatische kilometerberekening, Candis noemt een automatisch berekende kilometervergoeding, en ExpenseIn noemt kilometerregistratie. Tarieven verschillen per land, dus controleer de vergoedingstabellen van het land waarin je declareert.
Pleo, Moss, Spendesk, Payhawk, Rydoo, Mobilexpense, Bezala, ExpenseIn en Candis publiceren allemaal Engelse pagina's. N2F heeft een Engelse versie van zijn site, en de juridische en prijspagina's van Jenji staan in het Frans, dus controleer de beschikbaarheid van Engels voordat je erop vertrouwt.
Gerelateerde vergelijkingen
Europese tools tegen elkaar
Koopgidsen
Over de auteur
Ontdek meer Europese alternatieven
Ontdek privacyvriendelijke Europese alternatieven voor andere populaire Amerikaanse techdiensten.