Beste Europese alternatieven voor Google Docs

Waarom mensen Google Docs verlaten

Google Docs heeft de samenwerkende editor gewonnen, en sindsdien heeft niets die plek weer afgenomen. Twee mensen die tegelijk in één document typen, zonder opslaanknop en zonder mergeconflict, blijft de maatstaf. Het kost niets met een persoonlijk account, en iedereen met wie je wilt delen heeft er al een.

De reden om te vertrekken is niet dat het bewerken slecht is. Het is dat een Google Doc een webapplicatie is van Google LLC, dat Google het kan lezen, en dat de kopie die je buiten Google aan iemand geeft een conversie is die onderweg wordt gemaakt. Voor een schoolnieuwsbrief doet dat er niet toe. Voor een juridisch advies, een fusienotitie of een patiëntrapport is het de hele vraag.

Eén ding claimt deze pagina niet: Google leest je documenten niet om advertenties te verkopen. Het advertentieverhaal hoort bij Gmail en bij 2017. Het argument tegen Docs is stiller en lastiger te verhelpen: de dienst is leesbaar voor de exploitant, en de exploitant valt onder Amerikaans recht.

• Er is een modus waarin Google het document niet kan lezen, en jij zit er waarschijnlijk niet in Client-side encryptie van Google Workspace bestaat echt: de sleutels komen van een externe sleutelservice die jij beheert, en de servers bevatten materiaal dat Google niet kan ontsleutelen. Die is beschikbaar op Frontline Plus, Enterprise Plus en Education Standard en Plus. Onder die edities, en op elk gratis persoonlijk account, bestaat het niet, tegen welke prijs dan ook. Bovendien betekent het opzetten ervan het draaien van een sleutelservice, en dat is eerder een project dan een vinkje.
• De limieten liggen lager dan bij een desktopsuite Een Google Doc stopt bij 1.02 miljoen tekens. Een geüpload document wordt alleen geconverteerd als het kleiner is dan 50MB. Een Sheet bevat maximaal 10 miljoen cellen of 18,278 kolommen. Een presentatie die naar Slides wordt geconverteerd, is beperkt tot 100MB. De meeste mensen komen deze grenzen nooit tegen, maar wie dat wel doet, zoals bij een scriptie, een transcriptencorpus of een modelleringsspreadsheet, loopt er midden in een deadline zonder waarschuwing tegenaan.
• Elke overdracht is een formaatconversie Docs is uitstekend binnen de eigen omgeving en benaderend aan de randen. Complexe Word-bestanden verliezen hun vorm bij het binnenkomen, en geëxporteerde DOCX-bestanden bevatten de interpretatie van je lay-out door Google in plaats van je eigen opmaak. Suggesties, commentaarthreads en de revisiegeschiedenis reizen het slechtst van allemaal. Als je documenten vooral door collega's in hetzelfde account worden gelezen, valt dit nooit op; als ze door klanten, toezichthouders of een rechter worden gelezen, valt het voortdurend op.
• Gratis betekent geen contract en geen controle Docs op een persoonlijk Google-account heeft geen verwerkersovereenkomst, geen beheerconsole, geen auditlog en geen regio-instelling. Die komen met een betaald Workspace-abonnement vanaf €6.80 per gebruiker per maand. Veel kleine bedrijven draaien hun zakelijke documenten op consumentenaccounts en hebben het verschil nooit opgemerkt. Dat is een compliance-probleem lang voordat het een productprobleem is.

Wat je moet vervangen, niet alleen evenaren

Bepaal eerst of je een editor vervangt of een manier van werken, want de verstoring is bij beide heel verschillend.

Als je een tekstverwerker en een spreadsheet nodig hebt die bestanden opleveren, komen OnlyOffice, Collabora Online en elke lokale suite allemaal in aanmerking, en de migratie is een weekend aan exports. Als je de functie nodig hebt waarmee Docs beroemd werd: een link, meerdere cursors, geen installatie en geen account voor de ontvanger, dan wordt het veld sterk beperkt, omdat dat de dure functie is om na te bouwen.

Het middengeval komt het vaakst voor: een handvol documenten die echt live samen bewerkt moeten worden, en een lange staart die altijd maar één auteur heeft gehad. Splits ze. Eén gedeelde editor houden voor de eerste groep, terwijl al het andere een echt bestand wordt, is goedkoper en minder verstorend dan het hele bedrijf op één vervangende dienst zetten.

De alternatieven vergeleken

Hoe elk alternatief zich verhoudt tot Google Docs

Wat er echt stukgaat als je overstapt

Het eerste slachtoffer is de link. Documenten in Docs worden geadresseerd via een URL, en die URL's staan in contracten, onboardingpagina's, e-mailthreads en agenda-uitnodigingen; niets stuurt door zodra het bestand verdwenen is. Maak een korte lijst van de documenten waarnaar anderen verwijzen, verhuis die eerst en geef ze adressen die over een jaar nog werken.

Het tweede is het beoordelingsspoor. Bulk-exporteren naar DOCX haalt de tekst betrouwbaar eruit, maar verliest het gesprek eromheen: de geschiedenis van suggesties, opgeloste opmerkingen en wie wat heeft goedgekeurd. Als die voor een audit ertoe doen, exporteer de documenten met opmerkingen dan ook als PDF en bewaar dat archief apart van de bewerkbare kopieën.

Het derde zijn de mensen die je niet in dienst hebt. Klanten, freelancers en bestuursleden hebben allemaal een Google-account en geen interesse in je migratie. Reken erop één gedeelde plek voor hen te houden, of de eerste drie maanden een nieuw linkformaat uit te leggen aan mensen die er niet om hebben gevraagd.

Als Google client-side encryptie aanbiedt, waarom dan elders kijken?

Vanwege voor wie het bedoeld is. Client-side encryptie is een beveiligingsfunctie voor grote organisaties: die zit in Frontline Plus, Enterprise Plus en Education Standard en Plus, en het verwacht dat een beheerder een sleutelservice en een identiteitsprovider daarnaast aansluit, via de standaard- of de vereenvoudigde installatie die Google beschrijft. Dat is een verstandige regeling voor een ministerie en een absurde regeling voor een bureau van negen mensen.

Het verandert ook het product. Versleutelde bestanden gedragen zich anders bij zoeken, in previews en in sommige add-ons, omdat de functies die Docs prettig maken de inhoud moeten kunnen lezen.

CryptPad bereikt dezelfde garantie vanuit de andere kant: versleuteling is de standaard in plaats van een add-on, en de toegangsprijs is niets in plaats van een Enterprise Plus-contract.

Zien mijn documenten er hetzelfde uit na het overstappen?

Eenvoudige wel. Een memo, een brief, of een rapport met koppen en een tabel verhuist tussen Docs, OnlyOffice, Collabora en Word zonder dat iemand het merkt.

Ingewikkelde documenten moeten getest worden, en de test is specifiek: neem het huisstijlsjabloon met de bijgehouden wijzigingen, de samengevoegde cellen en de ingebedde grafiek, verplaats het, en open het resultaat in Microsoft Word in plaats van in het nieuwe tool. OnlyOffice scoort op die specifieke toets het best van deze drie, omdat DOCX er het eigen formaat is en geen import. Collabora is gebouwd op LibreOffice, dus ODF is onberispelijk en OOXML is goed met af en toe een verrassing.

De vergelijking die mensen vergeten te maken, is die met Docs zelf. Google is hier geen neutraal referentiepunt; het herformatteert ook complexe Word-bestanden, en daarom lopen documenten die heen en weer gaan tussen Docs en Word met elke ronde een beetje verder uit elkaar.

Kan iets het delen van een link met iemand zonder account vervangen?

CryptPad doet het en doet het beter, omdat de link de sleutel bevat in het fragment na het hekje, dat browsers nooit naar de server sturen. De ontvanger heeft geen account nodig en de host kan niet lezen wat de ontvanger opent.

Collabora Online kan het ook, maar alleen via het platform eronder, bijvoorbeeld een openbare Nextcloud-link, dus het hangt af van de bestandsdienst waarmee je het koppelt in plaats van op zichzelf te werken.

OnlyOffice ondersteunt extern delen in DocSpace en in de platforms waarop het aansluit. Geen van de drie is zo naadloos als een Docs-link in een e-mail plakken, en die kloof is de eerlijke prijs van het vertrek.

Werkt er iets hiervan als het internet niet werkt?

OnlyOffice wel, echt: de desktopeditors zijn gratis voor persoonlijk en commercieel gebruik, werken op Windows, macOS en Linux, en openen lokale bestanden zonder browser en zonder account. Docs werkt offline ook, maar dat is een regeling met Chrome en bestanden die je van tevoren hebt voorbereid.

Collabora Online is een serverproduct, dus offline gebruik is een kwestie van waar de server staat en niet van de software. Op een laptop heb je een verbinding nodig, naar je eigen machine als je het zo draait.

CryptPad is browsergebaseerd en heeft een verbinding nodig om te laden, wat de prijs is van client-side versleuteling in een webpagina.

Welke kies je

Als de meeste van je documenten het gebouw als Word-bestanden verlaten, is OnlyOffice de eenvoudige keuze en de enige hier die ze nooit converteert bij vertrek.

Als vertrouwelijkheid de reden is dat je deze pagina leest, is CryptPad de enige optie die de mogelijkheid van de exploitant om de inhoud te lezen wegneemt, en het is gratis uit te proberen op een schaal waarop je kunt zien of de afwegingen te verdragen zijn.

Als je Nextcloud, ownCloud of Seafile al draait, is Collabora Online minder een migratie dan een schakelaar die je aanzet, mits een leverancier die in het Verenigd Koninkrijk is geregistreerd bij je eisen past.

En als je eigenlijk de soepele manier van links delen met de hele wereld nodig hebt, komt geen van deze in de buurt. In dat geval is de nuttige stap om een Workspace-editie met dataregio's te betalen en, als de documenten het rechtvaardigen, client-side encryptie, in plaats van over te stappen en teleurgesteld te raken.