Elke beoordeelde Europese tool voor afwezigheidsbeheer
München, Duitsland
Opgericht in 2014
Starter EUR 2.99, Pro EUR 4.99, Complete EUR 7.99 per gebruiker per maand; 10% korting bij jaarlijkse betaling
Proefperiode van 14 dagen, zonder creditcard; geen gratis abonnement
Het meest geschikt voor: bedrijven die afwezigheid goed willen regelen en de servers in één land willen houden
absence.io is het meest directe antwoord in deze categorie: een bedrijf uit München waarvan het product echt om afwezigheid draait, dat open is over de prijzen en de vraag naar hosting in één zin beantwoordt.
De leverancier verklaart dat alle servers van absence.io in Duitsland staan, op de eigen infrastructuur en niet in een Europese regio die van een Amerikaanse hyperscaler is gehuurd. Van de twaalf tools hier doet alleen Lucca dat op zijn eigen manier ook. Het bedrijf is absence.io GmbH aan de Landshuter Allee 49 in München, ingeschreven bij het Amtsgericht Munchen onder HRB 211629, met wortels die teruggaan tot 2014 en meer dan 3,000 bedrijven die het gebruiken.
De software dekt verlofplanning en goedkeuring, een digitaal personeelsdossier, tijdregistratie en declaratie van onkosten en reiskosten, met integraties voor Microsoft, Google en Slack.
De prijzen zijn gepubliceerd, er is geen offerte nodig: Starter EUR 2.99 per gebruiker per maand voor afwezigheidsbeheer, planning, rapporten en integraties; Pro EUR 4.99 met tijdregistratie, personeelsdossiers en single sign-on; Complete EUR 7.99 met onkostendeclaraties, reisadministratie en API-toegang. Bij jaarbetaling krijg je 10 procent korting, en non-profitorganisaties kunnen daar om vragen.
Wat absence.io niet heeft, is een eigen externe beveiligingscertificering. De leverancier zegt dat zijn Duitse servers in ISO-gecertificeerde datacenters staan. Dat is een uitspraak over het gebouw en niet over het eigen managementsysteem van absence.io, en het is een zwakkere claim dan de ISO 27001-certificaten die Lucca, Cezanne HR, Shiftbase, Woffu, TimeTac, absentify, edays en Breathe hebben. Voor een inkoopproces dat om een certificaatnummer vraagt, is dat de eerste leemte om aan te kaarten.
Wat absence.io goed doet
- Alle servers in Duitsland, op de eigen infrastructuur van de leverancier en niet bij AWS of Azure
- Prijzen zijn gepubliceerd: EUR 2.99, EUR 4.99 en EUR 7.99 per gebruiker per maand, met 10% korting bij jaarbetaling
- Afwezigheid is het product zelf, geen module die aan een HR-suite is vastgeschroefd
- Veertien dagen proef zonder creditcard, en non-profitprijzen op aanvraag
- Duits bedrijf, Duits handelsregisternummer, Duits supportnummer in het colofon
Waar absence.io tekortschiet
- Geen ISO 27001-certificaat op leveranciersniveau, alleen een claim over het datacenter
- Geen gratis abonnement, in tegenstelling tot absentify en Personizer
- Geen zelf hosten en geen open source
- Tijdregistratie en single sign-on vereisen het niveau van EUR 4.99, API-toegang het niveau van EUR 7.99
Opvallende functie. Servers in Duitsland, punt uit. Het is de enige tool hier waarvan het antwoord over hosting geen bijzin nodig heeft over welke Amerikaanse aanbieder onder de Europese regio zit.
Parijs, Frankrijk
Opgericht in 2002
Module Absences EUR 3.11 per medewerker per maand exclusief btw, op offerte voor 100+ medewerkers; andere modules apart geprijsd
Demo op aanvraag; geen zelfbediende proefperiode gepubliceerd
Het meest geschikt voor: Franse organisaties die wettelijk verlof volledig willen modelleren in plaats van te benaderen
Lucca is hoe afwezigheidsbeheer eruitziet wanneer de software het arbeidsrecht echt kent.
De module Absences regelt verlof op basis van anciënniteit, de compte epargne temps, fractionering en regularisatie van rechten, het verschil tussen jours ouvres en jours ouvrables, en elk type afwezigheid, van betaald verlof en RTT tot ziekteverlof, onbetaald verlof en familiegebeurtenissen. Het stelt voor hoe aangevraagde dagen over de beschikbare saldi worden verdeeld. Dat soort detail is er alleen omdat de leverancier dit specifieke probleem sinds 2002 oplost.
Lucca SAS zit aan de Avenue de France 151-157 in Parijs, met kantoren in Nantes en Marseille, en de juridische vermeldingen (mentions legales) noemen OVH in Roubaix als hostingpartij. Productie draait op OVHcloud in Frankrijk en Duitsland, met versleutelde back-ups bij Scaleway, en Zwitserse klanten worden ondergebracht bij Microsoft Azure in Zwitserland.
Het bedrijf heeft ISO 27001 sinds juli 2022. De module Absences wordt aangeboden voor EUR 3.11 per medewerker per maand exclusief btw voor organisaties van 100 of meer medewerkers, en de rest van het platform (core HR, urenregistratie, prestaties, onkostendeclaraties, koppelingen met de salarisadministratie) wordt daarnaast per module geprijsd.
De bezwaren gaan over de vorm, niet over de kwaliteit. Dit is in de eerste plaats een Frans HR-platform: de interface, support en wettelijke diepgang zijn het sterkst in het Frans, de prijs is op offerte voor organisaties rond de grens van 100 medewerkers en niet voor een team van twaalf, en er is geen zelfbediende proefperiode, alleen een demo. Een bedrijf van tien personen dat de spreadsheet snel wil afschaffen, is hier niet de juiste koper.
Wat Lucca goed doet
- Frans verlofrecht tot in detail gemodelleerd: RTT, CET, rechten op basis van anciënniteit, jours ouvres versus ouvrables
- Gehost op OVHcloud in Frankrijk en Duitsland, met back-ups bij Scaleway
- ISO 27001-gecertificeerd sinds juli 2022
- Afwezigheden worden gegroepeerd voor de salarisadministratie in plaats van aan het eind van de maand overgetypt
- Meer dan twintig jaar aan hetzelfde probleem, met de modulecatalogus als bewijs
Waar Lucca tekortschiet
- Gericht op Franse organisaties; minder goed passend elders in Europa
- Prijs op offerte voor 100+ medewerkers, dus kleine teams hebben geen gepubliceerd tarief
- Alleen demo, geen zelfbediende proefperiode en geen gratis abonnement
- Afwezigheid is één module van een groot platform, dus het hele systeem is een project en geen middagje werk
Opvallende functie. Het weet wat een compte epargne temps is. Voor een Franse werkgever is dat geen bijkomstigheid: het is het verschil tussen een systeem dat werkt en een systeem dat elke maand met de hand wordt gecorrigeerd.
Warschau, Polen
Time Off USD 2 (EUR 1.80) per gebruiker per maand bij jaarlijkse facturatie (lijstprijs USD 2.50, EUR 2.30); Time & Attendance USD 2.50, Core HR USD 2, Performance USD 2.50, SAML-add-on USD 0.80; minimumbedrag gelijk aan een abonnement met 10 gebruikersplaatsen
Proefperiode van 14 dagen, zonder creditcard; geen gratis abonnement
Het meest geschikt voor: verspreide teams die regels voor opbouw en goedkeuring nodig hebben die een audit doorstaan
Calamari heeft de diepste verlofmotor per euro in deze categorie. De rechten worden automatisch berekend op basis van de indiensttredingsdatum en pro rata aangepast aan de kenmerken van de medewerker. Overdracht loopt naar het volgende jaar, met instelbare maxima en vervaldatums voor het overgedragen saldo. Verlofsoorten zijn onbeperkt in aantal en gebonden aan regels: maximale duur, minimale aanzegtermijn, frequentielimieten, verplichte vervanger, verplichte reden en verplicht doktersattest.
Goedkeuring verloopt in meerdere stappen met een benoemde plaatsvervanger, optionele automatische goedkeuring per verlofsoort, een volledige geschiedenis met opmerkingen en bijlagen, en de mogelijkheid om eerdere aanvragen te vergrendelen tegen wijzigingen.
Het is gemaakt voor teams die over grenzen heen verspreid zijn: meer dan 110 nationale feestdagenkalenders, dertien interfacetalen, regels per contracttype voor fulltime, parttime en stagiairs, en een overzicht van de beschikbaarheid van het team over tijdzones heen. Integraties omvatten Slack, Microsoft 365, Google Workspace, Jira, Asana en Basecamp, met een publieke API.
Calamari sp. z o.o. sp.k. is gevestigd aan ul. Chmielna 2/31 in Warschau, en de modules worden apart geprijsd: Time Off USD 2 per gebruiker per maand bij jaarlijkse facturatie, Time & Attendance USD 2.50, Core HR USD 2, Performance USD 2.50, SAML single sign-on als add-on van USD 0.80.
Twee zaken houden het van de top van deze lijst af. Calamari zegt zich voor te bereiden op ISO 27001-certificering in plaats van er een te hebben, en de applicatie draait op Amazon Web Services: gegevens van EU-klanten staan in Ierland, wat de vraag naar dataresidentie beantwoordt, maar er zit wel een Amerikaanse aanbieder onder de Europese regio. Daarnaast geldt een minimumbedrag gelijk aan een abonnement met tien gebruikersplaatsen, wat het tarief per gebruiker niet laat zien.
Wat Calamari goed doet
- De meest gedetailleerde regels voor opbouw, overdracht en beleid van alle tools hier
- Goedkeuring in meerdere stappen met plaatsvervangers, vergrendelde geschiedenis en bijlagen
- Meer dan 110 nationale feestdagenkalenders en dertien talen voor teams over de grens
- Modules apart geprijsd vanaf USD 2 per gebruiker per maand, zodat je alleen verlof koopt als dat alles is wat je nodig hebt
- Brede integraties, waaronder Slack, Microsoft 365, Google Workspace, Jira en Asana, plus een API
Waar Calamari tekortschiet
- Draait op AWS in Ierland, dus een Amerikaanse aanbieder zit onder de EU-regio
- Geen ISO 27001-certificaat; de leverancier zegt dat het zich voorbereidt op een certificaat
- Het minimumbedrag is gelijk aan een abonnement met tien gebruikersplaatsen, dus heel kleine teams betalen voor gebruikersplaatsen die ze niet gebruiken
- Alleen cloud; de leverancier biedt geen on-premise versie
Opvallende functie. Maxima voor overdracht met vervaldatums op het overgedragen saldo. Het is de onopvallende regel die spreadsheets altijd verkeerd doen en die de meeste goedkope verloftools simpelweg niet implementeren.
Zurich, Zwitserland; statutaire zetel in Tagerwilen
Gratis abonnement voor USD 0; Mini-, Essentials- en Plus-niveaus geprijsd per gebruiker met 15% korting bij jaarlijkse betaling, bedragen niet gepubliceerd op de prijzenpagina
Gratis abonnement zonder tijdslimiet en met onbeperkt aantal gebruikers
Het meest geschikt voor: Microsoft 365-organisaties die verlof willen boeken waar mensen al werken
Absentify is afwezigheidsbeheer dat binnen Microsoft Teams en Outlook leeft, in plaats van in nog een browsertabblad. Het is een gecertificeerde Microsoft 365-applicatie met native Entra ID-integratie, dus de directory is er al, en de aanvraag gebeurt in het chatvenster waar het gesprek over het verlof al plaatsvond. Rond de veertig andere integraties dekken Slack, Google Calendar, Personio en Jira, plus iCal-feeds voor al het andere.
Het gratis abonnement is het royaalste in deze categorie en is geen proefperiode: onbeperkt aantal gebruikers zonder kosten, beperkt tot twee afdelingen, één beheerder en één verlofsaldo, met jaarlijkse Excel-export en e-mailsupport, en zonder documentuploads, terugkerende afwezigheden of API-toegang.
Betaalde niveaus, Mini, Essentials en Plus, voegen afdelingen, onbeperkt aantal beheerders, meer verlofsoorten, PDF- en bulkexports, documentuploads en API- en webhooktoegang toe. Ze worden per gebruiker geprijsd met 15 procent korting bij jaarlijkse betaling; de prijzenpagina beschrijft de niveaus zonder de tarieven te noemen.
Het rechtsgebied moet precies worden genoemd. Absentify GmbH is een Zwitserse onderneming aan de Rotachstrasse 4 in Zurich, met statutaire zetel in Tagerwilen, ingeschreven als CHE-474.596.881, dus de contracterende partij valt buiten de EU onder een Zwitsers adequaatheidsbesluit.
De gegevens staan in Microsoft Azure North Europe in Ierland, met back-ups binnen de EU en geen verwerking buiten de EEA, en het bedrijf beschikt over ISO 27001. Dat is een zuivere regeling, maar het is een Zwitserse leverancier op een Amerikaanse cloud, en geen antwoord met één rechtsgebied.
Wat absentify goed doet
- Gratis abonnement met onbeperkt aantal gebruikers en zonder tijdslimiet
- Native Teams- en Outlook-app, gecertificeerd door Microsoft, met Entra ID-integratie
- ISO 27001-gecertificeerd, met een gepubliceerde lijst van subverwerkers
- Gegevens verwerkt in Azure North Europe, zonder verwerking buiten de EEA
- Rond de veertig integraties, waaronder Slack, Google Calendar, Personio en Jira
Waar absentify tekortschiet
- Zwitsers bedrijf, dus de contracterende partij valt buiten de EU onder een adequaatheidsbesluit
- Draait op Microsoft Azure, dus een Amerikaanse aanbieder zit onder de Ierse regio
- Prijzen van betaalde niveaus staan niet op de prijzenpagina
- Gratis abonnement is beperkt tot twee afdelingen, één beheerder en één verlofsaldo
- Sterkst binnen Microsoft 365; minder overtuigend voor een Google Workspace-organisatie
Opvallende functie. Een gratis abonnement met onbeperkt aantal gebruikers dat een echt product is en geen aftelling. Het is de enige tool hier waarmee een bedrijf van vijftig personen voor onbepaalde tijd gratis afwezigheden kan bijhouden.
Rastede, Duitsland
Vakantieplanner EUR 3.00, tijdregistratie EUR 3.70, digitaal personeelsdossier EUR 1.00 per medewerker per maand bij maandelijkse betaling; 10% korting bij een looptijd van 12 maanden en nog lager bij 24 maanden (vakantieplanner vanaf EUR 2.10); er bestaat een blijvende gratis basisvariant
Proefperiode van 14 dagen zonder creditcard, plus een gratis basisvariant
Het meest geschikt voor: Duitse mkb-bedrijven die alleen de vakantieplanner willen kopen
Personizer is modulair op de manier die een klein bedrijf echt nodig heeft: de vakantieplanner kost EUR 3.00 per medewerker per maand, tijdregistratie EUR 3.70, het digitale personeelsdossier EUR 1.00, en je koopt alleen wat je wilt.
Er is een blijvende gratis basisvariant voor de kleinste teams, en de proefperiode duurt veertien dagen zonder creditcard. Tarieven dalen met 10 procent bij een looptijd van 12 maanden en nog verder bij 24 maanden, waarbij de vakantieplanner naar EUR 2.10 zakt.
De exploitant is Personizer GmbH & Co. KG aan de Schafjuckenweg 2 in Rastede, Nedersaksen, ingeschreven als HRA 204370 bij het Amtsgericht Oldenburg, onderdeel van de //CRASH-groep, met drie benoemde directeuren en een raad van toezicht in het colofon.
Het privacybeleid is opvallend specifiek over hosting: gegevens worden uitsluitend opgeslagen in een Duits datacenter in Frankfurt am Main, gecertificeerd voor ISO 27001, ISO 27017 en ISO 27018 en PCI DSS Level 1. Dat datacenter is van AWS, wat de beveiligingspagina duidelijk vermeldt.
De eerlijke beschrijving is dus een Duits bedrijf op Duitse bodem met een Amerikaanse aanbieder ertussen, en geen certificering van Personizer zelf: de vermelde certificaten horen bij het datacenter.
De lijst van subverwerkers leunt ook sterk op Amerikaanse partijen: Stripe voor betalingen, Mailgun voor transactionele e-mail, Sentry, Microsoft Clarity en Google Analytics, elk onder standaardcontractbepalingen. Voor een Duitse koper die Duitse opslag vereist, is dat voldoende. Voor een koper die geen Amerikaanse verwerker in de keten wil, is het dat niet.
Wat Personizer goed doet
- Modules apart verkocht, zodat de vakantieplanner alleen al EUR 3.00 per medewerker per maand kost
- Blijvende gratis basisvariant plus een proefperiode van veertien dagen zonder creditcard
- Gegevens uitsluitend opgeslagen in een datacenter in Frankfurt, gecertificeerd voor ISO 27001, 27017 en 27018
- Duitse entiteit met een volledig colofon: registernummer, directeuren en raad van toezicht
- Goedkopere tarieven beschikbaar bij een looptijd van 24 maanden
Waar Personizer tekortschiet
- Het datacenter in Frankfurt is van AWS, dus een Amerikaanse aanbieder zit onder de belofte van Duitse opslag
- De ISO-certificaten horen bij het datacenter, niet bij Personizer
- Verschillende Amerikaanse subverwerkers, zoals Stripe, Mailgun, Sentry en Google Analytics, zitten in de keten
- Gebouwd voor de Duitstalige markt; documentatie en support zijn het sterkst in het Duits
- Goedkoopste tarieven vereisen een verbintenis van twee jaar
Opvallende functie. Het vertelt je dat het datacenter in Frankfurt staat en somt de certificaten op die erop van toepassing zijn. De meeste leveranciers in deze categorie beantwoorden de hostingvraag met een continent.
Zoetermeer, Nederland
Opgericht in 2011
Gratis tot 15 medewerkers (alleen planning en tijdregistratie; afwezigheidsbeheer begint bij Basic); Basic EUR 30 per maand inclusief 6 medewerkers, daarna EUR 4.00 per extra medewerker (EUR 3.60 bij jaarbetaling), Premium EUR 72 inclusief 12, daarna EUR 5.00 (EUR 4.50), Enterprise EUR 336 inclusief 48, daarna EUR 6.00 (EUR 5.40); 10% korting bij jaarbetaling
Proefperiode van 14 dagen op Basic en Premium (30 dagen op Enterprise), zonder creditcard; gratis abonnement tot 15 medewerkers zonder afwezigheidsbeheer
Het meest geschikt voor: ploegenteams waarvoor verlof alleen zin heeft naast het rooster
Shiftbase behandelt afwezigheid als onderdeel van de planning, en voor horeca, retail, zorg en productie is dat de enige manier waarop het zin heeft: een vakantieaanvraag is een gat in het rooster van volgende week, en wie de ene aanvraag goedkeurt zonder de andere te zien, krijgt onderbezette zaterdagen. Planning, tijdregistratie en afwezigheid zitten in één product, met beschikbaarheid, roosterruil, open diensten, een kiosk-stempelklok en prognoses van arbeidskosten eromheen.
De exploitant is Shiftbase B.V., gevestigd aan de Groeneweg 2A in Zoetermeer, met verdere kantoren in Amsterdam, Berlijn en Edinburgh, en bedient meer dan 8,000 klanten en 250,000 gebruikers. Het trust center publiceert een ISO/IEC 27001-certificaat met de Statement of Applicability en een actuele lijst van subverwerkers, een mate van transparantie die het meeste van deze categorie niet biedt. Hosting gebeurt via AWS, Google Cloud en Cloudflare in de EU, met AI-roosterverwerking op Google Vertex AI in een EU-regio.
Prijzen werken in blokken in plaats van puur per hoofd: Basic kost EUR 30 per maand inclusief zes medewerkers, met extra personeel tegen EUR 4.00 per stuk; Premium EUR 72 inclusief twaalf, EUR 5.00 extra; Enterprise EUR 336 inclusief 48, EUR 6.00 extra; bij jaarlijkse betaling 10 procent korting.
Het gratis abonnement dekt tot vijftien medewerkers voor planning en tijdregistratie, maar afwezigheidsbeheer zit er niet in en begint bij Basic. De blokstructuur betekent dat een team van zeven en een team van elf een merkbaar verschillend effectief tarief kunnen betalen, en het is de moeite waard om de rekensom voor je exacte aantal medewerkers te maken in plaats van alleen de kopprijs te lezen.
Wat Shiftbase goed doet
- Afwezigheid, planning en tijdregistratie in één product, zodat verlof zichtbaar is naast het rooster
- Basiskosten, inbegrepen aantal en tarieven per medewerker zijn gepubliceerd voor elk betaald abonnement
- ISO/IEC 27001, met de Statement of Applicability en de lijst van subverwerkers gepubliceerd in het trust center
- Nederlandse entiteit, hosting in de EU, en een openbare API in het Enterprise-abonnement
- Veertien dagen proef op betaalde abonnementen zonder creditcard
Waar Shiftbase tekortschiet
- Draait op AWS en Google Cloud, dus Amerikaanse aanbieders zitten onder de EU-regio's
- Prijzen op blokbasis betekenen dat kleine wijzigingen in het aantal personen de effectieve kosten per persoon sterk doen verschuiven
- Gebouwd voor ploegenwerk; een kantoorteam zonder rooster gebruikt maar een fractie ervan
- De regels voor verlofbeleid zijn minder uitgebreid dan die van Calamari of Lucca
- De .com-voettekst toont het kantoor in Edinburgh, dus de Nederlandse entiteit moet je even zoeken
Opvallende functie. Het trust center publiceert de Statement of Applicability van ISO 27001 en de lijst van subverwerkers. Bijna niemand in deze categorie laat zijn werk zo zien.
Nottingham, Verenigd Koninkrijk
Opgericht in 2005
Niet gepubliceerd; afgestemd op het aantal medewerkers, modules en landen, jaarlijks vooraf gefactureerd bij een minimale looptijd van 12 maanden
Geen proefperiode; alleen een gepersonaliseerde demo
Het meest geschikt voor: werkgevers die ziekteverzuim beheren als een gemeten, gedocumenteerd proces
edays is de enige tool hier die is ontworpen rond ziekte in plaats van verlof.
Het berekent voor elke medewerker een doorlopende Bradford Factor-score, een maatstaf die frequent kort verzuim zwaarder laat wegen dan één lange periode, en de score kan live op het profiel worden getoond of helemaal worden uitgeschakeld als je die te ingrijpend vindt.
Redenen worden vastgelegd bij ziekteverzuim, formulieren voor de terugkeer naar werk gaan automatisch uit wanneer iemand terugkomt, eerdere registraties en medische verklaringen staan op het profiel zodat de manager ze kan lezen vóór het gesprek, en er gaan e-mailwaarschuwingen af zodra een ingestelde verzuimgrens wordt overschreden.
E-days Absence Management Ltd, bedrijfsnummer 09458918, is gevestigd in Canalside House aan Canal Street in Nottingham, is via ISOQAR ISO 27001-gecertificeerd, is bij de ICO geregistreerd als ZA194796 en werkt hier sinds 2005 aan.
Het bedient meer dan 1,400 bedrijven in 120 landen, in 25 talen, met lokale verlofregels en import van feestdagen, de praktische reden waarom een multinational het kiest boven een binnenlandse tool. De applicatie draait op Microsoft Azure in UK South in Londen, met back-ups in UK West in Cardiff, en het privacybeleid stelt dat persoonsgegevens binnen het Verenigd Koninkrijk worden bewaard.
De commerciële voorwaarden zijn de minst toegeeflijke in deze categorie. Er is geen gratis abonnement en geen proefperiode van welke aard dan ook; de leverancier zegt dat niet te kunnen bieden omdat het systeem per klant specifiek wordt ingericht, en biedt in plaats daarvan een persoonlijke demo aan. De prijzen worden niet gepubliceerd, de verzuimmodule is verplicht naast tijdregistratie, HR-kern en roosterplanning zijn extra's, en het contract is een minimumtermijn van twaalf maanden, jaarlijks vooraf gefactureerd.
Wat edays goed doet
- Bradford Factor-score automatisch berekend, en uitschakelbaar
- Formulieren voor de terugkeer naar werk, vastgelegde redenen en opgeslagen medische verklaringen als proces, niet als veld
- Instelbare triggers die genoemde personen waarschuwen zodra een verzuimpatroon een drempel overschrijdt
- ISO 27001 via ISOQAR, met persoonsgegevens bewaard in het VK
- 120 landen, 25 talen en lokale verlofregels met import van feestdagen
Waar edays tekortschiet
- Geen proefperiode, alleen een demo, wat uniek is binnen deze dertien
- Geen gepubliceerde prijzen, en een minimumtermijn van twaalf maanden, jaarlijks vooraf gefactureerd
- Gegevens bewaard in het VK in plaats van in de EU, dus een EU-koper vertrouwt op het adequaatheidsbesluit
- Draait op Microsoft Azure, dus er zit een Amerikaanse aanbieder onder de Britse regio's
- De verzuimmodule is verplicht; al het andere is een betaalde extra
Opvallendste functie. Bradford Factor-scoring standaard. Geen andere tool in deze categorie zet verzuimregistraties om in de maatstaf waar arbodiensten en HR steeds over discussiëren.
Londen, Verenigd Koninkrijk
Niet gepubliceerd; maandabonnement afgestemd op het aantal actieve medewerkers en gekozen modules, geen implementatiekosten, doorlopend contract
Niet gepubliceerd; demo en offerte op aanvraag
Het meest geschikt voor: middelgrote werkgevers die een compleet HR-systeem vervangen, niet alleen het verlofblad
Cezanne HR is een volledig HRIS waarin verzuim één module is naast werving, onboarding, HR-kern, prestatiebeoordeling, beloning, leren, opvolgingsplanning, declaraties en salarisadministratie.
Cezanne HR Limited is gevestigd aan 57 Southwark Street in Londen, wordt gebruikt in meer dan 120 landen en biedt support vanuit het VK. Als het verzuimprobleem eigenlijk een ontbrekend HR-systeem is, dan is dit het soort product dat die oplost: de verzuimmodule neemt de rechten, audit en rapportages van het platform eromheen over in plaats van ze zelf opnieuw te bouwen.
De beveiligingspositie is de sterkste die hier gedocumenteerd is. Klantgegevens worden gehost op AWS in datacenters in de Europese Unie, met Ierland als genoemde regio, en de leverancier stelt dat het AWS-contract verbiedt inhoud uit de gekozen regio te verplaatsen: een specifieke contractuele toezegging en geen algemene garantie. Het beschikt over ISO/IEC 27001:2022, gecertificeerd door BSI onder certificaat IS 696606, wat je kunt controleren, en daarnaast Cyber Essentials. Het abonnement dekt hosting, 24/7 monitoring, onbeperkte opslag, back-ups, support en nieuwe functies.
Commercieel is het een offerte. Cezanne publiceert geen tarief: de maandelijkse vergoeding hangt af van het aantal actieve medewerkers en de gekozen modules, zonder kosten vooraf, zonder implementatiekosten en met een doorlopend contract in plaats van een meerjarige termijn. Dat is een eerlijke structuur, maar je kunt de prijs niet vergelijken met absence.io of Calamari zonder een verkoopgesprek te voeren. Het bedrijf publiceert ook geen jaar van oprichting, en als Brits bedrijf valt de contractpartij buiten de EU.
Wat Cezanne HR goed doet
- ISO/IEC 27001:2022, gecertificeerd door BSI onder een controleerbaar certificaatnummer, plus Cyber Essentials
- AWS in datacenters in de EU, met een contractuele beperking om inhoud niet uit de regio te verplaatsen
- Verzuim zit in een compleet HRIS met gedeelde rechten, audit en rapportages
- Geen kosten vooraf, geen implementatiekosten, doorlopend contract gefactureerd op basis van actieve medewerkers
- Gebruikt in 120 landen, met support vanuit het VK
Waar Cezanne HR tekortschiet
- Helemaal geen gepubliceerde prijzen; elk bedrag komt uit een verkoopgesprek
- Geen gepubliceerde proefperiode; alleen demo en offerte
- Britse entiteit, dus de contractpartij valt buiten de EU onder een adequaatheidsbesluit
- Draait op AWS, dus er zit een Amerikaanse aanbieder onder de Ierse regio
- Te zwaar als het enige probleem verlofaanvragen zijn
Opvallendste functie. Een contractclausule die voorkomt dat AWS inhoud uit de gekozen regio verplaatst, onderbouwd door een BSI-certificaatnummer dat je kunt controleren. Dat is een claim over dataresidentie met bewijs erbij.
Barcelona, Spanje
Opgericht in 2015
Lite vanaf EUR 1.50 per gebruiker per maand voor tot 10 medewerkers; Pro, Enterprise en Talent & People Hub jaarlijks op offerte, bedragen niet gepubliceerd
Gratis proefperiode op het Lite-abonnement; geen blijvend gratis abonnement
Het meest geschikt voor: Spaanse werkgevers die klokregistratie en verzuim in één systeem nodig hebben
Woffu pakt verzuim aan vanuit de Spaanse tijdregistratie, waar het bijhouden van werktijden sinds 2019 een wettelijke verplichting is en het controlespoor even belangrijk is als de verlofkalender. Het platform ondersteunt inklokken via meerdere kanalen, waaronder WhatsApp, Slack, het web en fysieke apparaten, plus roosterplanning, shiftplanning, verzuim- en verlofbeheer, documentbeheer en digitale handtekeningen, en wettelijke rapportage die is gebouwd voor controles en niet voor een dashboard.
Woffu Job Organizer SL is gevestigd aan Carrer Mexic 8 in Barcelona, belastingnummer B66473869, geregistreerd in het handelsregister van Barcelona en nu onderdeel van de Visma Group. Het is Noors eigendom, dus zowel de moedermaatschappij als het exploiterende bedrijf is Europees.
Het certificeringspakket is het breedste in deze categorie: ISO 27001 voor informatiebeveiliging, ISO 27701 voor privacyinformatiemanagement en ISO 27018 voor persoonsgegevens in publieke clouds, alle jaarlijks geaudit, met bovendien jaarlijkse penetratietests. Lite begint bij EUR 1.50 per gebruiker per maand voor bedrijven tot tien medewerkers; Pro, Enterprise en de Talent & People Hub zijn jaarlijks op offerte.
Het gat is precies wat het ISO 27018-certificaat laat doorschemeren. Woffu stelt dat de productieomgeving op Microsoft Azure draait, en het privacybeleid zegt dat de servers in de Europese Economische Ruimte staan, maar geen van beide noemt een land of regio. Voor een Spaanse koper is dat meestal theoretisch; voor iemand met een residentieclausule dekt het certificaat hoe persoonsgegevens in een publieke cloud worden behandeld, niet in welk land die cloud staat.
Wat Woffu goed doet
- ISO 27001, ISO 27701 en ISO 27018 met jaarlijkse audits en penetratietests
- Gebouwd voor Spaanse klokverplichtingen, met wettelijke rapportage die klaar is voor controle
- Inklokken via WhatsApp, Slack, web en fysieke terminals
- Lite vanaf EUR 1.50 per gebruiker per maand, een van de goedkoopste gepubliceerde tarieven hier
- Spaanse entiteit binnen de Noorse Visma-groep, dus het eigendom blijft Europees
Waar Woffu tekortschiet
- Draait op Microsoft Azure in de EER, zonder genoemd land of regio
- Alleen het Lite-niveau heeft een gepubliceerde prijs; alles daarboven is jaarlijks op offerte
- Pro en Enterprise vereisen alleen een jaarlijkse verbintenis
- Sterkst voor de Spaanse markt; de diepgang van het verlofbeleid blijft achter bij Calamari en Lucca
- Geen gratis abonnement, alleen een proefperiode op Lite
Opvallendste functie. ISO 27701 naast ISO 27001. Een certificaat voor privacyinformatiemanagement is zeldzaam, en in een categorie met ziekteregistraties is dat het relevantste van de twee.
Graz, Oostenrijk
Geen prijslijst; modultarieven afhankelijk van het aantal medewerkers in een online calculator, plus een basiskost van EUR 20 per maand bij jaarlijkse betaling voor de module werktijd en afwezigheid; registratieterminals EUR 29.90 tot EUR 49.90 per maand, virtuele registratie-app EUR 10.00; jaarlijkse betaling geeft twee maanden gratis
Gratis proefperiode van 30 dagen; geen gratis abonnement
Het meest geschikt voor: Oostenrijkse en Duitse bedrijven die verlof willen koppelen aan echte tijdregistratie
TimeTac verkoopt verlofbeheer als één module van een tijdregistratiesysteem, naast medewerkerstijdregistratie en projecturenregistratie. Die combinatie is het punt: als je uren op projecten al registreert voor facturatie, dan haalt het hebben van verlofsaldo's in hetzelfde systeem de afstemming weg tussen twee tools die het oneens zijn over wie er donderdag heeft gewerkt. Toegang loopt via browsers, desktop- en mobiele apps, en fysieke terminals met NFC of RFID.
TimeTac GmbH is gevestigd aan Schmiedgasse 31 in Graz, geregistreerd als FN 379505x bij het Landesgericht fur ZRS Graz, met btw-nummer ATU67270516 en Christoph Luckl als algemeen directeur. Het bedrijf heeft ISO 27001 en het Certified Cloud-keurmerk van Cloud Ecosystem, een Duits certificeringsprogramma voor beveiliging, exitmogelijkheden en servicenormen. Dat laatste is ongebruikelijk en echt nuttig, omdat exitvoorwaarden iets zijn wat een vertrekkende klant te laat ontdekt.
Twee zaken blijven vaag. TimeTac noemt zijn hostingprovider niet, en de eigen pagina's spreken elkaar tegen over het land: de FAQ zegt dat de data op servers in de EU staat met Duitsland als hoofdlocatie, terwijl het privacybeleid zegt dat alle klantgegevens in een datacenter in Oostenrijk worden opgeslagen.
Dat is minder dan een Duitse of Oostenrijkse koper met een residentieclausule zonder er vragen over te stellen zal accepteren.
En de prijs is een prijscalculator in plaats van een prijslijst: modules worden gekozen en vermenigvuldigd met het aantal medewerkers, bovenop een basisbedrag voor onderhoud, support en beheer van EUR 20 per maand bij jaarlijkse facturering, met klokterminals voor EUR 29.90 tot EUR 49.90 per maand, een virtuele klokapp voor EUR 10.00, twee maanden gratis bij jaarlijkse facturering, en verkoopcontact vereist boven twintig gebruikers.
Wat TimeTac goed doet
- Verlof, medewerkerstijd en projecttijd in één systeem, zodat uren en afwezigheden zichzelf afstemmen
- ISO 27001 plus het Certified Cloud-keurmerk, dat exit- en boekingsvoorwaarden dekt en niet alleen beveiliging
- Proefperiode van dertig dagen, de langste hier samen met Timetastic
- Oostenrijkse entiteit met een volledig impressum en een bij naam genoemde directeur
- Hardwareterminals met NFC en RFID voor werknemers die niet achter een bureau zitten
Waar TimeTac tekortschiet
- Hostingprovider niet genoemd, en de FAQ (Duitsland) en het privacybeleid (Oostenrijk) spreken elkaar tegen over het land van de servers
- Geen prijslijst: tarieven komen uit een prijscalculator bovenop een maandelijks basisbedrag van EUR 20, en verkoopcontact boven twintig gebruikers
- Geen gratis abonnement
- Verlofbeheer is een module naast tijdregistratie en niet het kernproduct
- Hardware-add-ons van EUR 29.90 tot EUR 49.90 per maand verhogen het totaalbedrag aanzienlijk
Opvallendste functie. Het Certified Cloud-keurmerk dekt exit- en boekingsopties, niet alleen beveiliging. Het is het enige certificaat in deze categorie dat iets zegt over hoe makkelijk je kunt vertrekken.
Wilmslow, Cheshire, Verenigd Koninkrijk
Opgericht in 2012
Business GBP 1.20 (USD 1.50) per gebruiker per maand, Pro GBP 2.00 (USD 2.50), Rota & Time Clock USD 5.50; 50% korting voor goede doelen, NHS-trusts, Certified B Corporations en andere vermelde goede doelen
Proefperiode van 30 dagen, geen contract; geen gratis abonnement
Het meest geschikt voor: kleine teams die de verlofspreadsheet vóór vrijdag willen laten verdwijnen, voor bijna niets
Timetastic is de goedkoopste geloofwaardige manier om van een gedeelde verlofspreadsheet af te komen.
Business kost GBP 1.20 per gebruiker per maand, Pro kost GBP 2.00, een rooster- en tijdklokniveau kost USD 5.50, en liefdadigheidsinstellingen en NHS-trusts krijgen 50 procent korting op de standaardtarieven. De proefperiode duurt dertig dagen zonder contract, en opzeggen kan maandelijks, betaald met creditcard of Brits Direct Debit. Iedereen krijgt een persoonlijke verlofkalender, managers krijgen een centrale goedkeuringswachtrij, en dat is bewust het grootste deel ervan.
Timetastic Ltd, bedrijfsnummer 09236149, is gevestigd in Kings Court aan Water Lane in Wilmslow, Cheshire, met btw-nummer GB196022312. Het bedrijf zegt sinds 2012 actief te zijn en meldt dat meer dan 275,000 mensen verlof via het product boeken. Het is onderdeel van The Citation Group, een grotere Britse aanbieder van zakelijke diensten voor het mkb: dat is goed om te weten, omdat productbeslissingen dan op groepsniveau worden genomen en niet door een kleine onafhankelijke leverancier.
Op het gebied van garanties staat het hier bijna onderaan, niet op productniveau. Timetastic wordt gehost op Microsoft Azure in de regio's UK South en UK West en beschikt over Cyber Essentials, maar heeft geen eigen ISO 27001-certificaat en verwijst in plaats daarvan naar dat van Azure.
Het privacybeleid noemt Timetastic Ltd als verwerkingsverantwoordelijke en voorziet expliciet in doorgiften van persoonsgegevens naar landen buiten de EER via zijn externe leveranciers. Voor een bedrijf van tien personen in het VK dat verlof bijhoudt, zal dat waarschijnlijk niet uitmaken; voor een EU-werkgever die nog een verwerkersovereenkomst moet afronden, is het een gesprek dat vóór de ondertekening moet plaatsvinden en niet erna.
Wat Timetastic goed doet
- GBP 1.20 per gebruiker per maand op Business, het goedkoopste gepubliceerde tarief in deze categorie
- Vijftig procent korting voor liefdadigheidsinstellingen en NHS-trusts
- Proefperiode van dertig dagen, geen contract, maandelijks opzegbaar, betaald met creditcard of Brits Direct Debit
- Zo eenvoudig dat een klein team dezelfde dag live is
- Gesteund door The Citation Group in plaats van afhankelijk van één oprichter
Waar Timetastic tekortschiet
- Gehost op Microsoft Azure in het VK, en het privacybeleid voorziet in doorgiften buiten de EER
- Alleen Cyber Essentials; geen eigen ISO 27001-certificaat
- Britse entiteit, dus de contractpartij valt buiten de EU onder een adequaatheidsbesluit
- Bewust eenvoudig: geen saldo-opbouwmechanisme, geen Bradford Factor, geen goedkeuringsketen met meerdere stappen
- Geen gratis abonnement, en het rooster- en tijdklokniveau springt naar USD 5.50
Opvallendste functie. De prijs. Voor GBP 1.20 per persoon per maand, en de helft daarvan voor een liefdadigheidsinstelling, is het argument om de spreadsheet te houden niet financieel.
Horsham, Verenigd Koninkrijk
Opgericht in 2012
Zes niveaus geprijsd per bedrijf in plaats van per medewerker: Micro (1-10 medewerkers) GBP 24 per maand, Starter (11-20) GBP 44, Regular (21-50) GBP 99, Pro (51-100) GBP 175, Premium (101-150) GBP 419, Plus (151-200) GBP 579; ruwweg 10-15% korting bij jaarlijkse betaling; Rota & Time Tracking, Learn, Recruitment, Expenses en Health & Safety zijn aparte betaalde add-ons
Proefperiode van 14 dagen, geen creditcard nodig; geen gratis abonnement
Het meest geschikt voor: Britse mkb-bedrijven die ziekte en verlof samen bijhouden
Breathe is een HR-platform uit Horsham voor Britse en Ierse mkb-bedrijven, beheerd door Centurion Management Systems Limited en nog steeds bekend onder zijn oorspronkelijke naam, BreatheHR.
Verlof- en verzuimbeheer zitten in elk abonnement en niet achter een add-on, en de ziektekant gaat verder dan de meeste tools in deze categorie: automatische Bradford Factor-scoring per medewerker, instelbare triggerregels met waarschuwingen voor managers, en opgeslagen ziekteverklaringen met documentatie voor de terugkeer naar werk. Het is niet zo diepgaand op die maatstaf als edays, dat zijn hele product heeft gebouwd rond Bradford Factor en verlofregels voor meerdere landen, maar het komt dichtbij, en hier is het inbegrepen in plaats van apart verkocht.
De prijzen worden gepubliceerd en zijn op een ongebruikelijke manier opgebouwd voor deze categorie: zes niveaus geprijsd per bedrijf in plaats van per medewerker, van GBP 24 per maand voor maximaal tien medewerkers tot GBP 579 voor maximaal tweehonderd, met ongeveer 10 tot 15 procent korting bij jaarlijkse facturering.
Verlof- en verzuimbeheer, rapportage, documentbeheer en prestatiebeheer zijn in elk niveau inbegrepen; rooster- en tijdregistratie, werving, declaraties, leren en arbeidsveiligheid zijn aparte betaalde add-ons. De proefperiode van 14 dagen vraagt geen creditcard, maar er is geen blijvend gratis abonnement, dus een team van vijf personen betaalt dezelfde GBP 24 per maand als een team van tien.
Centurion Management Systems Limited is geregistreerd in het VK, bedrijfsnummer 03020608, handelend als Breathe vanaf Foundry Lane in Horsham, en maakt sinds een overname in 2020 deel uit van de Australische ELMO Software-groep: een niet-Europese moedermaatschappij, ook al blijven de contractpartij en de data Brits.
Klantgegevens staan in een datacenter in Londen op AWS met een Brits failoverlocatie, en de leverancier stelt dat niets daarvan het VK verlaat voor Britse of Ierse klanten. Het bedrijf heeft ISO 27001 en, sinds 2026, ISO 42001 voor zijn AI-functies. Net als bij edays en Cezanne HR is de afweging een Brits bedrijf buiten de EU in plaats van een Europees bedrijf.
Wat Breathe goed doet
- Verlof, verzuimmonitoring en Bradford Factor-scoring in elk niveau inbegrepen, niet als add-on verkocht
- Gepubliceerde prijzen voor zes niveaus, GBP 24 tot GBP 579 per maand, zonder verkoopgesprek nodig
- Gratis proefperiode van 14 dagen zonder creditcard
- ISO 27001 en ISO 42001 gecertificeerd, met data in een Brits datacenter op AWS
- Gebruikt door meer dan 17,000 Britse mkb-bedrijven, dus het product is volwassen en niet nieuw
Waar Breathe tekortschiet
- Geprijsd per bedrijf in niveaus, niet per medewerker, dus een team van vijf betaalt hetzelfde als een team van tien
- Sinds 2020 in handen van de Australische ELMO Software-groep, ook al blijven de contractpartij en de data Brits
- Geen gratis abonnement, en rooster, werving, declaraties en leren zijn allemaal aparte betaalde add-ons
- Bradford Factor- en verzuimtools zijn bijna net zo goed als die van edays, maar niet zo diepgaand, en edays blijft de scherpere specialist
Opvallendste functie. Bradford Factor-scoring en registratie van de terugkeer naar werk gebundeld in elk niveau, tegen een Brits mkb-tarief dat edays niet biedt.
Riga, Letland
Stand november 2026, in EUR: gratis tot 5 gebruikers; Team 10 EUR 15 per maand (EUR 12 per maand, gefactureerd als EUR 144 per jaar); Team 25 EUR 35 (EUR 29, EUR 348 per jaar); Team 50 EUR 60 (EUR 49, EUR 588 per jaar); prijzen exclusief btw; grotere teams op aanvraag; elk abonnement heeft alle functies
Permanent gratis abonnement voor maximaal 5 gebruikers, geen creditcard nodig
Het meest geschikt voor: kleine teams van maximaal vijf personen die een gratis verlofregistratie willen in plaats van een spreadsheet
Cala HQ is een bewust smalle verlofplanner: medewerkers dienen verlofaanvragen in, een aangewezen verlofmanager keurt ze goed, saldi worden automatisch bijgewerkt, en een gedeelde kalender toont wie afwezig is.
Het wordt geëxploiteerd door JULY17 SIA uit Letland en is gericht op door eigenaren geleide en remote teams die een Excel-blad zijn ontgroeid maar geen gebruik hebben voor een volledige HR-suite.
Beleid kan vast, opgebouwd of onbeperkt zijn, met pro-rata voor wie halverwege het jaar begint, overdrachtslimieten die vervallen en maximale saldoplafonds. Ingebouwde kalenders met feestdagen dekken meer dan 50 landen, en goedgekeurd verlof kan worden gekopieerd naar Google Agenda of Outlook. Een wekelijkse samenvatting, regels voor minimale aanzegtermijn, verlofherinneringen en een auditlog maken het compleet.
De prijsstelling is de eenvoudigste in deze categorie. Elk abonnement heeft dezelfde functies en alleen de gebruikerslimiet verandert: gratis voor maximaal vijf gebruikers, daarna EUR 15 per maand voor tien, EUR 35 voor vijfentwintig en EUR 60 voor vijftig bij maandelijkse facturering, of EUR 12, EUR 29 en EUR 49 per maand bij jaarlijkse facturering (per november 2026, exclusief btw).
Daarmee is Cala HQ de enige tool op deze pagina met een blijvende gratis variant die de volledige set functies bevat.
De vaste abonnementen zijn voor kleine teams goedkoper dan rivalen met prijzen per gebruiker, maar ze stijgen in blokken, dus een team van elf personen betaalt voor vijfentwintig gebruikersplaatsen.
JULY17 SIA is ingeschreven in het Letse handelsregister onder nummer 40203446485 en actief sinds december 2022. Het register vermeldt een adres in Jelgava, terwijl de vermelding op de site Gustava Zemgala gatve 74 in Riga geeft; de voorwaarden en het privacybeleid noemen hetzelfde bedrijf.
De oprichter heeft ons verteld dat de app en de back-ups in Frankfurt staan, maar het openbare privacybeleid noemt geen hostingprovider of land, dus vraag dat aan in de verwerkersovereenkomst, die volgens de voorwaarden beschikbaar wordt gesteld. Er is geen beveiligingscertificering gepubliceerd, en de homepage van de leverancier noemt 200+ teams, een kleine basis naast de gevestigde namen hierboven.
Wat Cala HQ goed doet
- Gratis voor maximaal vijf gebruikers met alle functies inbegrepen, geen creditcard nodig
- Vaste abonnementen vanaf EUR 12 per maand voor tien gebruikers bij jaarlijkse facturering, zonder add-ons per module
- Opbouw, pro-rata, vervaldatums voor overdracht en saldoplafonds, allemaal binnen het verlofbeleid afgehandeld
- Kalenders met feestdagen voor meer dan 50 landen naast goedgekeurd verlof
- Letse onderneming met een controleerbare vermelding in het handelsregister en een genoemde EU-toezichthouder voor gegevensbescherming
Waar Cala HQ tekortschiet
- Jong product met ongeveer 200 klantteams, dus een korte staat van dienst
- Geen ISO 27001 of ander certificaat gepubliceerd, en op de openbare site is geen hostingprovider genoemd
- Hosting in Frankfurt berust op de verklaring van de oprichter en niet op het privacybeleid
- Managers loggen in om goed te keuren; goedkeuren binnen Slack of Teams is op de pagina's die wij hebben gelezen niet mogelijk
- Abonnementen stoppen bij 50 gebruikers op de openbare prijslijst; grotere teams lopen via een verkoopgesprek
Opvallendste functie. Een blijvend gratis abonnement met alle functies, wat geen andere Europese tool in deze categorie evenaart.
