Beste Europese alternatieven voor Outlook

Waarom mensen Outlook verlaten

Outlook is twee producten met dezelfde naam, en de reden om te vertrekken hangt volledig af van welke je bedoelt. Het ene is outlook.com, de gratis consumentenmailbox die vroeger Hotmail was. Het andere is het desktopprogramma waar de helft van het Europese kantoorwerk sinds de jaren 1990 op draait.

De desktopversie wordt onder de gebruikers vandaan vervangen. Nieuwe Outlook voor Windows is Outlook op het web verpakt in een WebView2-schil, en de eigen functievergelijking van Microsoft is openhartig over de gevolgen: COM-add-ins, VBA-macro's, MAPI, het Outlook Object Model en aangepaste formulieren worden niet ondersteund, PST-bestanden en offline werken zijn maar gedeeltelijk beschikbaar, en bestanden op netwerkschijven zijn helemaal niet bereikbaar.

Als je bij Outlook bleef om wat de client kon, loopt dat argument af.

De consumentenmailbox heeft een ander probleem, en het is niet het probleem dat mensen verwachten.

Microsoft heeft een echte Europese toezegging voor zijn enterprisediensten gebouwd, meer dan enige andere Amerikaanse aanbieder, maar die toezegging is geschreven voor de onlinediensten die in de Product Terms worden genoemd. Een @outlook.com-adres valt in plaats daarvan onder de privacyverklaring voor consumenten, die zegt dat persoonsgegevens mogen worden opgeslagen en verwerkt in je regio, in de Verenigde Staten en in elke andere jurisdictie waar Microsoft of zijn gelieerde bedrijven, dochterondernemingen of dienstverleners faciliteiten hebben.

• De client waarvoor je bleef wordt herbouwd als webpagina Nieuwe Outlook voor Windows is gebouwd op de Outlook-webervaring binnen een Native Windows Integration Component en WebView2, met updates die via een content delivery network worden geleverd in plaats van via een installatieprogramma. Microsoft legt de redenering uit (webadd-ins draaien in een sandbox en COM-add-ins veroorzaakten crashes) en het is een verdedigbaar standpunt. Het is ook een eenzijdig standpunt. Elke macro, elke COM-add-in en elk aangepast formulier dat je organisatie in twintig jaar heeft gebouwd wordt niet meer ondersteund, en geen enkele uitgave aan licenties brengt ze terug.
• De Europese toezegging geldt niet voor de gratis mailbox Dit is het feit dat de meeste vergelijkingspagina's verkeerd om hebben. Microsoft biedt wel een Europese regeling, en die is substantieel, maar ze geldt voor de enterprise-onlinediensten die in de Product Terms zijn aangewezen, voor tenants waarvan de aanmeldlocatie in de EU of EFTA ligt. Een persoonlijk outlook.com- of hotmail.com-account is geen van die diensten. Als je hier bent vanwege waar je persoonlijke mail staat, verplaatst geen enkele instelling in die mailbox haar.
• Standaardprotocollen staan standaard uit POP- en IMAP-toegang op outlook.com is uitgeschakeld totdat iemand het aanzet, en OAuth2 is verplicht in plaats van optioneel, met appwachtwoorden voor apparaten die dat niet aankunnen. Niets daarvan is onredelijk om veiligheidsredenen. Het betekent wel dat de uitweg die de meeste mensen aannemen, een gewone mailclient erop richten en alles kopiëren, eerst een instellingswijziging vraagt, en het is de moeite waard die ruim voordat je haar nodig hebt door te voeren.
• Jurisdictie is een eigenschap van het bedrijf, niet van het datacenter Microsoft Corporation is gevestigd in Redmond, Washington. Dat feit verandert niet als een datacenter verhuist, en het is de ene variabele die geen enkel configuratiescherm laat zien. Elke aanbieder verderop op deze pagina valt onder Zwitsers, Duits of Belgisch recht, wat een ander antwoord op een andere vraag is en geen beter antwoord op dezelfde.

Wat je moet vervangen, niet alleen evenaren

Bepaal welke helft van Outlook je echt vervangt, want de twee helften wijzen naar tegenovergestelde uiteinden van deze lijst.

Als je de mailbox vervangt, het adres, de opslag, de spamfiltering, dan zijn de versleutelde aanbieders in beeld en is de vraag hoeveel leesbaarheid je bereid bent op te geven. Als je de client vervangt, dan telt alleen of de nieuwe aanbieder IMAP en SMTP goed spreekt, want dat houdt je desktopprogramma werkend.

De twee eisen trekken tegen elkaar in, en dat is de echte beslissing op deze pagina. Tuta, dat het meeste versleutelt, ondersteunt helemaal geen standaardprotocollen. Mailbox.org en Infomaniak, die je bestaande client in leven houden, houden een sleutel vast die ze kunnen worden gedwongen te gebruiken. Proton Mail zit ertussenin met een bridge die op een computer werkt en niet op een telefoon.

De alternatieven vergeleken

Hoe elk alternatief zich verhoudt tot Outlook

Wat er echt stukgaat als je overstapt

Agendacompatibiliteit is wat mensen verrast, niet mail. Binnen Exchange gebeurt het zien van de beschikbaarheid van een collega en het boeken van een vergaderruimte zonder dat iemand erover nadenkt, en tussen aanbieders is die machinerie weg. Uitnodigingen werken nog steeds omdat het ICS-bijlagen zijn, maar beschikbaarheidsopzoekingen niet, dus een team dat half migreert, boekt zichzelf drie maanden lang dubbel.

PST-bestanden zijn de tweede valkuil, en de klok erop is die van Microsoft, niet de jouwe. Nieuwe Outlook behandelt PST-ondersteuning als gedeeltelijk, dus die archieven moeten in klassiek Outlook worden geopend en naar een IMAP-mailbox worden gekopieerd voordat die route sluit. Niets op deze pagina importeert een PST rechtstreeks, en het in de verkeerde volgorde doen betekent het twee keer doen.

De derde is de omgeving rond de mailbox. Gedeelde mailboxen, distributielijsten, boekbare ruimtes, het Teams-kanaal dat het archiefsysteem werd en de OneDrive-map die drie mensen synchroniseren: niets daarvan is e-mail, en alles moet ergens terechtkomen. Inventariseer het voordat je een aanbieder kiest, want het antwoord voor een bedrijf is meestal een suite en geen mailbox.

Klopt het dat Microsoft Europese mail in Amerika bewaart?

Voor zakelijke tenants niet, en een pagina die je anders vertelt, heeft de documentatie niet gelezen. Microsoft heeft toegezegd klantgegevens voor zijn enterprise-onlinediensten op te slaan en te verwerken binnen een grens van EU- en EFTA-landen, en het is specifieker en beter controleerbaar dan wat enige andere Amerikaanse aanbieder publiceert.

Voor een persoonlijk outlook.com-account is het antwoord anders, omdat dat account geen van de enterprisediensten is die de toezegging noemt. De privacyverklaring voor consumenten is daar het geldende document, en die behoudt opslag en verwerking voor in de Verenigde Staten en andere jurisdicties waar Microsoft of zijn leveranciers faciliteiten hebben.

De juiste versie is dus smaller en nuttiger dan de mythe: de locatievraag heeft een goed antwoord als je zakelijk klant bent die zich aanmeldt vanuit een EU- of EFTA-land, en feitelijk helemaal geen antwoord als je één persoon met een gratis adres bent.

Werkt mijn bestaande Outlook-desktopclient met deze aanbieders?

Met drie van de vier, ja. Mailbox.org en Infomaniak ondersteunen allebei IMAP en SMTP volledig, dus klassiek Outlook, Thunderbird of Apple Mail verbinden op de gewone manier en niets aan je dagelijkse routine verandert behalve de servernaam.

Proton Mail is een gedeeltelijk ja. Proton Mail Bridge draait op je computer, ontsleutelt lokaal en biedt de client een IMAP-server aan, wat de desktopcompatibiliteit herstelt, maar er is geen equivalent op een telefoon, dus mobiel betekent de eigen app van Proton.

Tuta is een volmondig nee, en het is belangrijk dat je dat van tevoren hoort en niet erna. Het ondersteunt geen IMAP, geen POP3 en geen SMTP, en de eigen web-, desktop- en mobiele apps zijn de enige ingang. Voor iemand wiens hele klacht is dat Microsoft hun client heeft afgenomen, is dat de verkeerde ruil.

Wat gebeurt er met mijn PST-archieven?

Ze zijn het grootste praktische obstakel, en ze zijn ook een probleem dat je nu hebt ongeacht of je overstapt. PST-ondersteuning in nieuwe Outlook staat vermeld als gedeeltelijk beschikbaar en niet als volledig, dus het archief van twintig jaar dat in een bestand op iemands laptop staat, leeft binnen het Microsoft-ecosysteem al op geleende tijd.

De uitweg is de PST eerst in een mailbox te importeren en dan de mailbox te verplaatsen. Klassiek Outlook kan nog steeds een PST openen en de mappen naar een IMAP-account kopiëren, en zodra de berichten op een IMAP-server staan kan elke aanbieder hier ze met een standaardoverdracht binnenhalen. De volgorde doet ertoe: er is aan de andere kant geen directe PST-importer.

Doe het zolang je nog een werkend klassiek Outlook hebt. Die zin is de hele reden dat deze vraag op de pagina staat.

We zijn een klein bedrijf. Moeten we meer vervangen dan e-mail?

Vrijwel zeker, en hier wordt de vergelijking eerlijk. Een Outlook-mailbox in een bedrijf staat zelden alleen: er is een gedeelde agenda, er zijn distributielijsten, er is een Teams-kanaal en er is een OneDrive waar drie mensen stilletjes op vertrouwen.

Infomaniak is de enige optie op deze pagina die de hele vorm beantwoordt. kSuite bundelt kMail, kDrive, kMeet en kChat bij één Zwitserse leverancier met datacenters in Genève en Winterthur, een ISO 27001-certificaat en prijzen vanaf CHF 5.75 per maand. Mailbox.org dekt een smallere versie van hetzelfde terrein met agenda, contacten, opslag en een officesuite.

Proton Mail en Tuta vervangen de mailbox goed en laten de rest van de omgeving aan jou. Dat is geen kritiek, het is een afbakening. Ontdek het alleen niet in week drie.

Welke kies je

Als je vertrekt omdat Microsoft de desktopclient uit elkaar haalt, ga dan naar Mailbox.org. Het spreekt gewone IMAP en SMTP, je bestaande Outlook-installatie verbindt er ongewijzigd mee, en het hele punt is dat niets aan je werkdag opnieuw hoeft te worden ontworpen.

Als je vertrekt omdat je een Microsoft 365-abonnement ontrafelt en niet een mailbox, is Infomaniak het enige alternatief hier dat mail, bestanden, vergaderingen en chat dekt bij één Zwitserse leverancier met eigen datacenters.

Als het bezwaar is dat een bedrijf in Redmond leesbare kopieën van de correspondentie bewaart, sluit Proton Mail dat terwijl desktop-Outlook nog steeds via Bridge kan verbinden, en sluit Tuta dat completer en goedkoper terwijl het de deur dichtdoet voor elke mailclient die je hebt.

En als je hier bent omdat je las dat Microsoft Europese mail in Amerika bewaart, controleer dan eerst welke Outlook je hebt. Voor een enterprise-tenant klopt die bewering niet, en de eerlijke reden om over te stappen is jurisdictie en niet geografie. Voor een gratis outlook.com-adres komt ze dichter bij de waarheid, en dat is in je eigen hoofd een andere pagina dan waarmee je kwam.