Beste Europese alternatieven voor Google Calendar

Waarom mensen Google Calendar verlaten

De agenda lijkt het makkelijkste om te vervangen van alles op deze site, en het is ook degene die mensen het vaakst halverwege opgeven. De afspraken zelf verhuizen in een paar minuten: elke agenda exporteert naar ICS en elke agenda importeert dat. Wat niet verhuist is de bedrading: de uitnodiging die in de agenda van iemand anders belandt, het antwoord dat terugkomt, en de mogelijkheid om te zien dat een collega om twee uur bezet is.

Het is de moeite waard om eerst het gebruikelijke bezwaar weg te nemen, want het klopt niet op de plekken waar de meeste lezers van deze pagina wonen.

Google Calendar kan zichzelf vullen met vlucht- en hotelbevestigingen in je mailbox, maar volgens de eigen documentatie van Google staat die functie standaard uit in de EER, Zwitserland, het Verenigd Koninkrijk en Japan, en overal elders aan. Als je agenda vol staat met afspraken die je nooit zelf hebt ingetypt, dan heb je die functie zelf aangezet of woon je niet in Europa.

Het echte bezwaar is structureel. Google Calendar is geen product dat je koopt; het is een functie van een Google-account, en het erft alles van dat account, inclusief het feit dat een gratis account geen regio-instelling heeft. Google biedt wel een CalDAV-interface, meer dan de meeste aanbieders, maar het is een beperkte: geen free-busy-lookups, geen MKCALENDAR en geen taken. Zelfs de open route naar buiten is dus smaller dan hij lijkt.

• De lock-in zit in de uitnodiging, niet in de afspraak Een agenda exporteren is eenvoudig, maar een werkende afspraak exporteren niet. Zodra je weggaat, komen uitnodigingen nog steeds aan, omdat ICS een universeel bijlageformaat is, maar het soepele deel verdwijnt: een tijd voorstellen op basis van iemands zichtbare beschikbaarheid, de vrije plekken van een ruimte zien, en een RSVP die automatisch de kopie van de organisator bijwerkt. Binnen één Google-domein is dat allemaal onzichtbaar. Tussen aanbieders wordt het e-mail.
• De CalDAV-deur van Google staat maar half open De interface bestaat en Google documenteert de beperkingen zorgvuldig. Verbindingen moeten OAuth 2.0 gebruiken, en elke poging met Basic Authentication of gewoon HTTP wordt geweigerd met een 401. MKCALENDAR is niet geïmplementeerd, dus een client kan geen agenda aanmaken. VTODO en VJOURNAL worden niet ondersteund, dus taken en journaals synchroniseren niet. Er zijn helemaal geen free-busy-lookups via het protocol, en het oude eindpunt www.google.com/calendar/dav is verouderd en wordt niet langer ondersteund. Het is een lees- en schrijfinterface voor afspraken, geen vervanging van het product.
• Een versleutelde agenda laat nog steeds de vorm van je week zien Dit is het deel waarvoor de versleutelde aanbieders lof verdienen, omdat ze het goed documenteren. Proton Calendar versleutelt end-to-end de titel, de beschrijving, de locatie en de deelnemers, en stelt dat begin- en eindtijden, tijdzone, herhalingsregels, uitzonderingsdata, de unieke ID van de afspraak en alarmtijden leesbaar blijven op de server. Niemand kan zien waar de vergadering over gaat. Wie de database heeft, ziet wel dat je elke dinsdag om negen uur een afspraak hebt die negentig minuten duurt.
• De agenda is een functie van een account dat je misschien niet verlaat Je kunt Google Calendar niet kopen, en je kunt hem niet Europees maken op een persoonlijk account, omdat een gratis Google-account helemaal geen regio-instelling heeft. Bij Workspace valt Calendar onder de kerndiensten waar datalocaties voor kunnen gelden, met de keuze tussen de Verenigde Staten en Europa, en Google merkt op dat de instelling niet geldt voor logs of gecachte inhoud. Hoe dan ook hangt de agenda af van een beslissing over het account, en daarom vervangen zo weinig mensen hem los.

Wat je moet vervangen, niet alleen evenaren

Splits de drie taken voordat je iets vergelijkt, want een agenda die één ervan prachtig doet, kan een andere helemaal niet.

De eerste is je eigen agenda: afspraken, herinneringen, herhaling, een weergave op een telefoon. Elke optie hier doet dit, en de verschillen zijn klein. De tweede is gedeelde beschikbaarheid binnen een team: zien wie vrij is, een ruimte boeken, de agenda van een manager laten beheren.

Hier is het verschil het grootst, en het eerlijke antwoord is dat maar één optie hier in de buurt komt. De derde is plannen met mensen buiten je organisatie, de link 'kies een tijdslot', wat geen agendafunctie is en bij een andere categorie tools hoort.

De meeste mensen denken dat ze alle drie nodig hebben en ontdekken dat ze de eerste en een dunne versie van de tweede nodig hebben. Als je dat vooraf uitzoekt, bepaalt dat of Proton Calendar genoeg is of dat je eigenlijk naar Nextcloud moet kijken.

De alternatieven vergeleken

Hoe elk alternatief zich verhoudt tot Google Calendar

Wat er echt stukgaat als je overstapt

Gedeelde agenda's gaan het vaakst stuk, en stilletjes. Rechten gaan niet mee in een ICS-export, dus elke agenda die iemand anders kon zien, bewerken of erop kon abonneren moet aan de andere kant opnieuw worden toegekend, en niemand merkt het weglaten op tot een collega vraagt waarom de teamagenda leeg is. Schrijf de lijst met gedeelde toegang op voordat je exporteert, want je kunt die achteraf niet meer lezen.

Het tweede zijn de abonnementen. De meeste agenda's hebben alleen-lezenfeeds waar niemand aan denkt: een schoolrooster, een lijst met sportwedstrijden, een agenda met feestdagen, een projectfeed uit een ander systeem. Dat zijn URL's in plaats van afspraken, dus ze overleven een verhuizing alleen als je de adressen eerst verzamelt. Het exporteren van het account legt ze niet vast.

Het derde is het half verhuisde team. Een groep die samen verhuist, behoudt een werkbare hoeveelheid van het oude gedrag; een groep waarin vijf mensen zijn verhuisd en vijftien niet, besteedt maanden aan het per e-mail onderhandelen over vergadertijden, en de vijf krijgen de schuld. Als je niet iedereen kunt verhuizen, is het meestal beter niemand te verhuizen tot je dat wel kunt.

Leest Google Calendar mijn Gmail om mijn agenda te vullen?

In Europa niet, tenzij je dat hebt gevraagd. De helpdocumentatie van Google stelt dat afspraken uit Gmail standaard uitstaan voor gebruikers in de EER, Zwitserland, het Verenigd Koninkrijk en Japan, en overal elders standaard aanstaan. De instelling staat achter 'Show events from Gmail' en de bredere instelling voor slimme functies.

Dat is van belang voor hoe je hierover redeneert. Een pagina die een Duitse lezer vertelt dat Google zijn inbox in zijn agenda kopieert, beschrijft een instelling die die lezer niet aan heeft staan, en zodra iemand controleert en ziet dat hij uitstaat, wordt ook al het andere op die pagina in twijfel getrokken.

Wat wel waar blijft is de onderliggende mogelijkheid: buiten die rechtsgebieden staat hij aan, en de functie werkt alleen omdat de mailbox leesbaar is voor Google. De regionale standaard is een nalevingsbeslissing, geen architectuurbeslissing.

Kan ik uitnodigingen blijven ontvangen nadat ik ben overgestapt?

Ja, en dit is de geruststellende helft. Agenda-uitnodigingen komen binnen als ICS-bijlagen via gewone e-mail, dus een collega met Google of Exchange stuurt je er een, je nieuwe agenda leest die, en je acceptatie gaat op dezelfde manier terug. Geen enkele aanbieder op deze pagina breekt dat, omdat niemand dat kan.

Wat breekt, is alles wat vóór de uitnodiging gebeurt. Planningsfuncties die een rooster tonen van wie vrij is, ruimtes die vanuit hetzelfde venster geboekt kunnen worden, en gedelegeerde agenda's waarin een assistent de agenda van iemand anders beheert, zitten allemaal binnen één directory. Tussen aanbieders val je terug op vragen wanneer mensen vrij zijn.

Voor een individu is dit geen probleem. Voor een team van dertig waarin vijftien zijn overgestapt, is het de grootste bron van spijt in deze categorie, en daarom is een gedeeltelijke migratie erger dan een volledige of helemaal geen migratie.

Welke van deze synchroniseert echt met mijn telefoon en computer?

Nextcloud, goed en native, omdat het CalDAV en CardDAV spreekt. Elke iOS-, macOS-, Android- of Thunderbird-client kan er als standaard agenda-account mee verbinden, wat betekent dat de agenda-app die je al gebruikt blijft werken en je contacten op hetzelfde protocol meekomen.

Proton Calendar en Tuta Calendar synchroniseren in plaats daarvan via hun eigen apps. Dat is een bewust gevolg van end-to-end-versleuteling: een standaard CalDAV-client zou de sleutels nodig hebben, en het betekent dat je agenda in hun app leeft en niet in die van je telefoon.

Mailfence zit bij de mailbox: de agenda is onderdeel van dezelfde suite als e-mail, contacten en documenten, en bereikbaar via de webinterface en de eigen toegangsmethoden van het account. Als 'het moet in de agenda-app op mijn telefoon verschijnen zonder nieuwe app' een harde eis is, dan kiest die eis Nextcloud en valt de rest grotendeels af.

Is een zelf gehoste agenda realistisch voor één persoon?

Realistischer dan het klinkt, en minder dan enthousiastelingen beweren. Nextcloud GmbH zit in Stuttgart, de software is AGPL-gelicentieerd, en het groupware-onderdeel geeft je agenda en contacten via open protocollen, zonder dat er een aanbieder in beeld is. Voor een technisch onderlegd persoon op een kleine Europese VPS kost dit een weekend werk, waarna je er niet meer aan denkt.

Het eerlijke voorbehoud is dat een agenda een live dienst is, geen archief. Als hij stopt met reageren, merk je dat tijdens de vergadering die je mist. Iemand moet updates toepassen, back-ups bewaren en merken wanneer het certificaat verloopt, en dat jij die 'iemand' bent, is een verplichting en geen eenmalige klus.

Het middenpad, en dat is wat de meeste particulieren zouden moeten kiezen, is beheerde Nextcloud-hosting bij een Europese aanbieder. Je houdt CalDAV, open source en de jurisdictie, en je koopt het deel van zelf hosten terug waar niemand zin in heeft.

Welke kies je

Voor één persoon die de agenda zo min mogelijk verstoord uit Mountain View wil hebben, is Proton Calendar het antwoord, vooral als de mailbox dezelfde kant op gaat. Hij is eerlijk over wat hij nog ziet, en juist die eerlijkheid maakt het mogelijk te beslissen of de resterende zichtbaarheid je iets uitmaakt.

Als de eis is dat de agenda verschijnt in de app die al op je telefoon staat, dan wijst alleen die eis al Nextcloud aan, want het is de enige optie hier met volledige CalDAV. Kies voor beheerde Europese hosting in plaats van de doos in de kast, tenzij het draaien van een server iets is wat je leuk vindt.

Tuta Calendar is alleen het juiste antwoord als onderdeel van een Tuta-account, en als onderdeel ervan is het de goedkoopste complete ontsnapping op de pagina. Mailfence is het juiste antwoord voor een kleine groep die ook het adresboek en de documenten nodig heeft en niet wil dat de agenda versleuteld is.

En als je hier bent gekomen omdat je las dat Google je inbox doorzoekt om je agenda te vullen, controleer dan de instelling voordat je migreert. In de EER, Zwitserland en het Verenigd Koninkrijk staat die uit, tenzij je hem hebt aangezet. Dat is een goede reden om je alternatief te kiezen op de protocolkwestie, want die is wel echt.